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Den Outlook-Briefkasten verschlanken

19.12.2008 | Von Jörg Schieb

Tipps

Outlook wird mit der Zeit immer langsamer. Schuld daran ist die PST-Datei, in der sich Microsofts Mail-Programm praktisch alles merkt, was wichtig ist. Notizen und Termine verbrauchen kaum Speicherplatz, doch die eingehenden E-Mails lassen die Systemdatei irgendwann förmlich platzen.

Wachsende Anhänge sind ein wachsendes Problem

Ein im wahrsten Sinne des Wortes großes Problem sind vor allem die Anhänge (Attachments), die immer größer geworden. Es ist heute üblich, auch Fotos oder Videos per E-Mail zu verschicken. Multimedia-Elemente lassen sich Office-Dokumente anschwellen.

Das bleibt nicht ohne Folgen: Auf meinem PC hat die PST-Datei bereits einen Umfang von über 5 GByte eingenommen, und das, obwohl ich alte E-Mails separat archiviere. Eine voluminöse PST-Datei bedeutet für Outlook allerdings jede Menge Arbeit. Es dauert spürbar länger, eine neue E-Mail einzusortieren oder eine bestimmte Mail zu finden.

Eine elegante Lösung für dieses Problem, das nahezu jeder Outlook-Benutzer früher oder später hat, ist die Spezial-Software “Attachment Processor”. Das praktische Programm ist ein Plugin für Outlook, Dateianhänge von den E-Mails abtrennt und in einem beliebigen Ordner auf der Festplatte speichert.

Anhänge werden abgetrennt

Ein simpler, aber äußerst effektiver Trick: Durch das Abtrennen der Attachments wird die PST-Datei schlanker, da nur die eigentlichen Mailtexte in der Systemdatei verbleiben. Trotzdem muss niemand auf seiner Festplatte nach den Anhängen suchen, denn der Attachment Processor verknüpft die E-Mails automatisch mit den gespeicherten Dateien. Es gibt keinerlei Komforteinbuße.

Im Gegenteil: Durch die Verschlankung wird Outlook wieder spürbar schneller. Nachdem Attachment Processor meine Eingangsordner durchforstet hat, ist die PST-Datei um 70% schlanker geworden. Beim ersten Durchlauf wurden Tausende von Attachments entdeckt und in einem Spezialordner abgelegt.

Das rund 40 Euro teure Programm, das unter springhin.de/attachment-processor zu bekommen ist, bietet jeden denkbaren Komfort. Die Software ersetzt die extrahierten Dateianhänge wahlweise durch eine Kurzbeschreibung oder einen direkt anklickbaren Link. Wer möchte, kann auch manuell bestimmen, welche Anhänge extrahiert werden sollen und welche nicht.

Eigene Regeln festlegen

Es lassen sich sogar Regeln festlegen, nach denen Attachment Processor entscheidet, ob eine neu eingetroffene Mail nun bearbeitet wird. So lässt sich zum Beispiel festlegen, Anhänge erst ab einer bestimmten Größe zu extrahieren oder E-Mails von bestimmten Absendern zu verschonen. Einmal installiert, kümmert sich das Plugin automatisch darum, dass neu eintreffende Post gleich bearbeitet wird.

Auf Wunsch können Dateianhänge auch gepackt werden. Sie bleiben dann in der Outlook-eigenen PST-Datei, verbrauchen aber weniger Speicher. Für manches Unternehmensnetzwerk ist das die bessere Lösung, weil sich die PST-Datei so einfacher auf einen anderen Rechner übernehmen lässt, etwa ein Notebook.

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