Wer zwei Monitore hat, kann mehr Arbeitsfläche für Fenster und Programme nutzen. Arbeitet man etwa an einer Word-Datei, bei der sich verschiedene Abschnitte aufeinander beziehen, kann man unterschiedliche Stellen des Dokuments in separaten Fenstern anzeigen.
Um für ein Word-Dokument zwei Fenster gleichzeitig zu öffnen, geht man in Word für Windows wie folgt vor:
Zunächst wird das betreffende Dokument geöffnet, etwa per Doppelklick auf den Dateinamen im Explorer.
Jetzt oben im Menü auf den Tab Ansicht klicken.
Hier findet sich im Bereich Fenster ein Button namens Neues Fenster.
Ein Klick darauf genügt, und schon zeigt Word für dasselbe Dokument ein zweites Fenster an. Erkennbar ist das an der „2“ im Titel des Fensters. Auf die gleiche Weise können übrigens noch weitere Fenster geöffnet werden, wenn nötig.
Tipp: Bei Word für Mac geht das ähnlich – hier wird nur im Menü nicht auf Ansicht geklickt, sondern auf Fenster.
Ist ein Word-Dokument in der OneDrive- oder SharePoint-Cloud gespeichert, können Kollegen mit entsprechenden Berechtigungen die Datei gleichzeitig mit dem Eigentümer bearbeiten. In Word 2016 ist die Zusammenarbeit sehr einfach.
Sobald ein Dokument von mehreren Nutzern geöffnet ist, erscheinen in der oberen rechten Ecke des Fensters Miniatur-Bilder oder die Initialen der Bearbeiter. Mit der Funktion Freigeben an gleicher Stelle kann ein Link zur Datei jetzt an weitere Personen gesendet werden.
Wo genau die anderen das Dokument gerade bearbeiten, macht Word übrigens durch farbige Fahnen kenntlich. Auch die Auswahl für Text erscheint, wenn der andere Bearbeiter Office 2016 für Office 365-Abonnenten oder die Word Online-App nutzt.
Bei der Bearbeitung von Bildern ist es wie mit dem Entwerfen von Dokumenten und Präsentationen: Oft müssen mehrere Elemente nacheinander kopiert und an anderer Stelle wieder eingefügt werden. Die normale Zwischenablage des Systems erfasst aber nur jeweils ein Element gleichzeitig.
Bei der kostenlosen Bild-Bearbeitung GIMP spielt das keine Rolle. Denn GIMP verfügt über eine integrierte, erweiterte Ablage. Hier werden sämtliche Elemente und Ausschnitte eines Bilds geparkt, die man mit dem Bearbeiten, Ablagen-Menü in eine neue Ablage verschiebt oder dorthin kopiert.
Wird später eines der zuvor kopierten Elemente wieder benötigt, es kann aber nicht mehr direkt über Bearbeiten, Einfügen erreicht werden, greift man auf die Liste der Ablagen zu. Sie ist über das Menü unter Fenster, Andockbare Dialoge, Ablagen zu erreichen.
Das Erstellen einer Präsentation in Microsoft PowerPoint kann einige Mühe und Zeit in Anspruch nehmen. Wer versehentliches oder absichtliches Bearbeiten durch Dritte verhindern möchte, kann entweder ein Passwort einrichten. Oder man speichert die Datei als PDF oder PPSX-Datei. So lässt sich die Datei ansehen, aber nicht bearbeiten.
Soll eine PowerPoint-Präsentation als PDF oder PPSX gespeichert werden, wird sie zunächst geöffnet. Jetzt oben links auf Datei, Speichern unter klicken. Nun den gewünschten Ordner und unten beim Typ entweder PPSX oder PDF auswählen. Beim Klick auf Speichern legt das Programm eine Kopie der Präsentation unter dem ausgewählten Dateityp ab.
Möchte man die Inhalte einer PowerPoint-Datei besser schützen, könnte man auch die einzelnen Folien mit der Export-Funktion als PNG-Bilder speichern und diese dann als Bilder in eine neue Präsentation einsetzen. So wird bis zu einem gewissen Grad das Kopieren und weitere Nutzen der Inhalte erschwert.
Die Wikipedia ist das größte Lexikon der Welt. Hier finden interessierte Leser zu fast jedem erdenklichen Thema Informationen. Dabei ist allerdings nicht sichergestellt, dass diese auch immer stimmen. Liest man einen Artikel und bemerkt dabei, dass er einen Fehler enthält, kann man diesen auch selbst korrigieren.
Hat man einen Fehler in einem Wikipedia-Artikel gefunden und möchte den Artikel bearbeiten, geht das mit folgenden Schritten:
Als Erstes wird der betreffende Artikel im Browser geladen.
Nun am besten anmelden. So lassen sich Änderungen leichter nachvollziehen.
Jetzt oben rechts auf den Bearbeiten-Link klicken.
Daraufhin erscheint ein Editor, und man kann die nötigen Änderungen einarbeiten. Behauptungen sollten dabei am besten gut durch Verweise belegt werden.
Unten dann eine Zusammenfassung der Bearbeitungen eintippen. Sie hilft den Prüfern, festzustellen, was genau geändert wurde.
Öffnet man in Office 2013 oder 2016 ein Word-Dokument, bietet das Programm dem Nutzer an, den Cursor an die Position der letzten Bearbeitung zu setzen, sodass man dort gleich weiterarbeiten kann. Wer diesen Hinweis ausblenden möchte, sucht in den Word-Einstellungen vergebens. Mit einem Trick lässt sich die Funktion dennoch deaktivieren.
Dazu gleichzeitig [Win]+[R] drücken, regedit eintippen und mit OK bestätigen. Jetzt links zu HKEY_CURRENT_USER, Software, Microsoft, Office, 16.0, Word, Reading Locations wechseln. Nun mit der rechten Maustaste auf Reading Locations klicken und Berechtigungen… auswählen. Dort auf Erweitert klicken.
Jetzt ganz unten den Haken bei Alle Berechtigungseinträge (…) setzen, mit OK bestätigen und zum Schluss neu starten. Ab sofort fragt Word 2016 beim Öffnen von Dokumenten nicht mehr nach, ob an der zuletzt bearbeiteten Stelle weitergemacht werden soll.
Word ist der Standard zum Bearbeiten von Dokumenten, Rechnungen und vielem mehr. Die Software ist gleich in mehreren Büro-Paketen von Microsoft erhältlich. Welche sich für welchen Einsatz-Zweck am besten eignet, haben wir uns angesehen.
Damit man sich für die RICHTIGE Word-Version entscheiden kann, sollte zuerst überlegt werden, ob Word rein privat oder auch geschäftlich bzw. gewerblich genutzt wird. Denn das Office 2016 Home and Student-Paket bietet zwar Word, Excel und Co., allerdings nur für die private Nutzung.
Anders sieht es bei Office 2016 Home and Business aus – hier ist auch die Nutzung im Büro oder Geschäft erlaubt. Zudem enthält diese Version neben Word, Excel und PowerPoint auch das eMail-Programm Outlook.
Wer immer auf dem neuesten Stand bleiben und die aktuellsten Features nutzen will, greift am besten zum Office 365-Abo. Auch dieses gibt es jeweils für private und geschäftliche Nutzung. Hier fällt eine jährliche Gebühr von unter 100 Euro an.
Bei jedem Speichern eines Word-Dokument erhöht Microsoft Word einen Zähler in der Datei. So lässt sich leicht vergleichen, welche von zwei Dateien mit dem gleichen Namen den neueren Bearbeitungs-Stand enthält und daher weiter genutzt werden sollte.
Um zu ermitteln, wie oft eine Word-Datei gespeichert wurde, geht man wie folgt vor:
Zuerst wird die Datei geöffnet, indem auf sie doppelt geklickt wird.
Jetzt auf Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac), Eigenschaften klicken.
Im erscheinenden Dialog zum Bereich Statistik navigieren.
Hier lässt sich die Anzahl der Speicherungen bei Version ablesen.
