Wer mit anderen zusammenarbeitet, muss oft Dateien per eMail verschicken. Über das Büroklammer-Symbol in Microsoft Outlook lassen sich zwar Dateien aus der Cloud und von der Festplatte anhängen. Nutzt man die Funktion sehr oft, dauert aber auch das zu lange.
Ungeachtet dessen, ob eine oder mehrere Dateien an eine eMail angehängt werden sollen – der Weg ist immer der gleiche. Wir zeigen, wie sich Anlagen am schnellsten an einen Outlook-Entwurf anfügen lassen:
Zunächst sollte man wissen, wo auf der Festplatte sich die Elemente befinden, die angehängt werden sollen.
Nun werden die Dateien, Bilder oder Dokumente markiert, sodass sie ausgewählt sind.
Danach einfach bei gedrückter Maustaste in das Outlook-Fenster mit der begonnenen eMail ziehen.
Wichtig: Hier müssen die Anlagen im Bereich für den Inhalt fallen gelassen werden, nicht in einem der oberen Felder für Empfänger oder den Betreff.
Sofort hängt Outlook die Dateien an den Entwurf an, und er kann gesendet werden.
Große Dateien lassen sich über den Web-Dienst Google Mail nicht versenden. Bei Gmail gilt zum Senden von Anlagen ein Limit von 25 MB. Wer mehr Inhalte anhängen möchte, muss auf Cloud-Speicher zurückgreifen.
Besonders beliebt ist der Anbieter Dropbox mit seinen mehreren Gigabyte kostenlosem Speicher – je nach Paket und Anzahl eingeladener Freunde. Dieser Speicher lässt sich auch für eMail-Anlagen nutzen. Dann wird in der Nachricht nur noch ein Link mitgesendet.
Die einfache Einbindung der Dropbox in Gmail gelingt mit einer Chrome-Erweiterung, die Dropbox selbst entwickelt hat. Hier kann der Nutzer vor dem Einfügen eines Links in eine neue eMail auch Vorschauen der gewünschten Dateien einfügen – auch für Bilder.
Hin und wieder verstellt sich Outlook in der Formatierung: Jegliche Hyperlinks, etwa zu Webseiten, werden dann nicht mehr in der Linkfarbe unterstrichen, sondern etwa in Schwarz. Wie behebt man diesen lästigen Fehler dauerhaft?
Zuerst Outlook beenden. Dann ein Explorer-Fenster öffnen und zum (versteckten) Ordner C:\Users\Benutzer\AppData\Roaming\Microsoft\Templates navigieren. Anschließend auf die Datei „NormalEmail.dotm“ rechtsklicken, dann im Kontextmenü „Öffnen“ wählen. Nach dem Start von Word eine Internetadresse eintippen, etwa www.google.de, gefolgt von einem Leerzeichen, sodass Word einen Link daraus macht.
Jetzt den Textcursor in den Link stellen, im Menüband auf „Start“ klicken und dann im Bereich „Formatvorlagen“ auf den kleinen Pfeil am unteren rechten Ende klicken. Im Formatvorlagen-Katalog auf den Pfeil neben der markierten Vorlage „Hyperlink“ klicken und dort „Ändern“ aufrufen. Es folgen Klicks auf „Format, Schriftart“. Hier muss das Klappfeld „Unterstreichungsfarbe“ auf „Automatisch“ oder „Keine Farbe“ stehen. Zum Schluss zwei Mal auf „OK“ klicken und den eingetippten Link wieder löschen, bevor die E-Mail-Vorlage wieder geschlossen wird, wobei die Änderungen gespeichert werden.
Wer geschäftlich Mails verschickt, muss am Ende aller Nachrichten gewisse Pflicht-Angaben aufführen. Damit diese Daten nicht immer wieder von Hand eingetippt werden müssen, kann man Signaturen verwenden. Wie lässt sich die Mail-Signatur in Microsoft Outlook für iOS einstellen?
Als Erstes die Outlook-App starten, dann unten rechts auf „Einstellungen“ tippen. Jetzt zum Bereich „Signatur“ wechseln und die Einstellung „Nach Konto“ auswählen. Darunter findet sich für jedes konfigurierte E-Mail-Konto ein Textfeld, in das die gewünschte Signatur eingetippt wird.
Die Signatur wird dann automatisch umgestellt, wenn das Konto geändert wird, von dem eine E-Mail-Nachricht gesendet werden soll.
Wer von Windows XP direkt auf eine neuere Windows-Version umsteigt und dabei auch Office 2013 einrichtet, will seine Kontakte und Mail-Adressen schnell und einfach übertragen – ohne sie von Hand abschreiben zu müssen.
Zunächst wird das Adressbuch am XP-Computer aus Outlook Express exportiert. Dazu Outlook Express starten, dann auf „Extras, Adressbuch…“ klicken, dort „Datei, Exportieren, Anderes Adressbuch…“ wählen. Im Assistent „Textdatei“ markieren und mit „Exportieren“ bestätigen. Nach einem Klick auf „Durchsuchen…“ die exportierte Datei auf einem USB-Laufwerk speichern.
Das externe Laufwerk dann an den PC mit Office 2013 anschließen und dort Outlook 2013 starten. Im nächsten Schritt auf „Datei, Öffnen und exportieren, Importieren/Exportieren“ klicken. Es erscheint ein Assistent, hier die Option „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ markieren, bevor zwei Mal auf „Weiter >“ geklickt wird. Jetzt mithilfe der Schaltfläche „Durchsuchen…“ die exportierte CSV-Datei vom externen Laufwerk laden. Im Anschluss wird das Adressbuch in die Kontaktliste von Outlook 2013 übertragen, also kopiert.
Extra-Tipp: Mails sollen ebenfalls auf den neuen PC kopiert werden? Das klappt am einfachsten mit einem IMAP-Konto, etwa per Outlook.com oder Gmail. Hier wird auch die vorhandene Ordner-Struktur mit übertragen.
Bei Microsoft arbeitet man einer neuen eMail-App, die universell auf allen Mobilgeräten, ob Smartphone oder Tablet, gleich gut läuft. Das neue Outlook kann ab sofort von jedermann geladen und verwendet werden.
Der Posteingang ist zweigeteilt. Im Bereich „Fokus“ werden wichtige E-Mails angezeigt, unwichtige landen bei „Andere“. Beim Arbeiten mit Nachrichten und Verschieben von Elementen lernt Outlook, was dem Nutzer wichtig ist.
Newsletter lassen sich mit einem Fingertipp abbestellen.
Wischgesten sind anpassbar und dienen zum Durchsehen von E-Mails.
E-Mails können auf später verschoben werden und sind bis zum angegebenen Zeitpunkt unsichtbar.
Suche mit Vorschlägen für E-Mails, Kontakte, Meetings und freigegebene Dateien.
Die Outlook-App arbeitet mit E-Mail-Konten bei Office 365, Exchange, Outlook.com, iCloud, Google Mail und Yahoo! Mail.
Anlagen können von Cloudspeicherdiensten aus angehängt werden, wie etwa OneDrive, Dropbox, iCloud, Google Drive und Box. Zukünftig wird auch OneDrive for Business unterstützt.
Outlook läuft auf iOS 8.0 und Android 4.0 oder neuer, die Darstellung passt sich variabel an den Bildschirm des Tablets oder Smartphones an.
Ähnlich wie Firefox nutzt auch das Mozilla-Mailprogramm Thunderbird Tabs, in denen etwa einzelne E-Mails zum Lesen angezeigt werden. Wer Outlook gewöhnt ist, nutzt zum Schließen von Mails meist die Esc-Taste. Wie lassen sich Thunderbird-Tabs genauso schließen?
Damit Sie Tabs in Mozilla Thunderbird per Druck auf die [Esc]-Taste schließen können, richten Sie ein kleines Add-On ein. Laden Sie das Add-On als Erstes kostenlos von der Mozilla-Website herunter: https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/close-tab-on-esc/.
Starten Sie jetzt Thunderbird. Dann folgt ein Klick auf das Menü-Symbol (drei Striche) oben rechts, sowie auf „Add-ons“. Nach einem Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts wählen Sie „Add-on aus Datei installieren…“, suchen die *.xpi-Datei von Ihrem Downloads-Ordner und bestätigen die Installation.
Nachdem Sie Thunderbird neu gestartet haben, genügt ein Druck auf die [Esc]-Taste, und der aktive Tab wird geschlossen. Das klappt so lange, wie mehr als ein Tab geöffnet ist.
Sie sind harmlos, aber nervig: Die Rede ist von Hoaxes. Das sind E-Mail-Warnungen vor vermeintlichen Gefahren, die man unbedingt an alle seine Freunde weitersenden soll. Mit ihnen wird das Internet verstopft – und ihr E-Mail-Posteingang. Die Lösung: Erkennen Sie einen Hoax, und löschen Sie ihn einfach.
Was steckt hinter einem Hoax? Das englische Wort steht für einen Jux oder auch einen Schwindel. Es geht um Falschmeldungen, wie etwa bei Kettenbriefen. Schützen können Sie sich vor allem, indem Sie niemals auf eine empfangene E-Mail hin Geld überweisen, denn es landet sicher nicht bei dem angeblichen Versender, sondern beim Urheber des Hoaxes. Außerdem leiten Sie nur dann Mails weiter, wenn Sie das selbst wollen – und nicht, wenn der Absender einer Nachricht Sie dazu auffordert.
Mit einem gesunden Menschenverstand kommen Sie bei Hoaxes weiter. Durchschauen Sie unbedingt, ob die vorgebliche Nachricht wirklich echt ist, oder ob Sie dabei sind, auf einen Betrug hereinzufallen. Klicken Sie zudem nie auf Links oder Anlagen in E-Mails, die angeblich von Banken, eBay, PayPal oder einem Paketdienst stammen. Sie könnten sonst Opfer von Phishing werden.
