Bei der Arbeit mit großen Tabellen im Tabellen-Programm Excel kommt es öfter vor, dass einzelne oder mehrere Werte gelöscht werden müssen. Übrig bleiben leere Zellen. Die kann man leicht auch noch loswerden.
Anstatt alle leeren Zellen in einer Excel-Tabelle manuell einzeln zu entfernen, geht dies auch viel einfacher, was Zeit spart:
Im ersten Schritt einen Rahmen um den Bereich ziehen, der unter anderem die leeren Zellen enthält.
Jetzt oben im Menü auf Start, Suchen und Auswählen, Gehe zu… klicken.
Im erscheinenden Dialogfeld folgt ein Klick auf den Button Inhalte…
Hier den Eintrag Leerzellen markieren und mit OK bestätigen.
Zum Schluss oben im Menü bei Start auf Löschen klicken – fertig!
Die Funktion zum Suchen und Ersetzen kennt jeder aus Microsoft Word. Tatsächlich funktioniert sie auch in Microsoft Excel – allerdings nur dann, wenn eine Tabelle nicht zu viele Zellen enthält. Doch selbst in diesem Fall lassen sich Zellen, die bestimmte Begriffe enthalten, wenigstens farblich markieren. So findet man sie schneller.
Die bedingte Formatierung lässt sich wie folgt einrichten:
Zunächst oben im Menü auf Start, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten klicken.
Es folgt ein Klick auf den Button Neue Regel.
Hier die Option Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden auswählen.
Im Feld darunter wird jetzt folgende Formel eingetragen: =ISTZAHL(SUCHEN(„Begriff“, C1)) Dabei verweist C1 auf die Zelle, in der der Begriff enthalten ist.
Jetzt bei Format, Füllung die gewünschten Farben festlegen.
Zum Schluss noch den Zellbereich hinterlegen, für den diese Formel gelten soll.
Mit Links kann von Excel-Tabellen aus auf Seiten im Internet oder auch im internen Netzwerk des Unternehmens verwiesen werden. Damit jeder auf Anhieb weiß, was sich hinter einem Link verbirgt, kann man einen Hinweis einblenden, wenn der Nutzer mit der Maus auf den Link zeigt.
Diese sogenannte QuickInfo lässt sich für jeden Link mit wenigen Schritten hinzufügen. So gehen Sie in Excel 2016 vor:
Zunächst eine Internet- oder Intranet-Adresse in eine Zelle eingeben.
Jetzt mit [Enter] die Zelle verlassen, sodass ein Link daraus wird.
Nun mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit dem Link klicken.
Im Menü wird der Eintrag Link bearbeiten aufgerufen.
Nun oben rechts auf den Button QuickInfo klicken.
Dann den gewünschten Text eingeben, der beim Überfahren des Links mit dem Cursor erscheinen soll.
Kopiert man eine Textpassage aus dem Internet oder von anderswo in ein Word-Dokument, werden oft Formate mit eingefügt. Diese lassen sich nachträglich mit der Funktion „Formatierung entfernen“ wieder loswerden. Dieses Feature gibt es auch in Excel – und hier arbeitet es sogar besser als in Word.
Denn wird in Excel die Formatierung von Zellen entfernt, verschwinden dabei auch gleichzeitig Hyperlinks auf Webseiten. So wird man schnell alle Links los:
Zunächst eine Excel-Tabelle öffnen und das korrekte Blatt aufrufen.
Nun die Zellen markieren, in denen die Links verschwinden sollen.
Dann oben im Menü auf Start klicken, sodass rechts das Radiergummi erscheint.
Jetzt auf das Radiergummi klicken und dann die Links entfernen.
Wichtig: Im Gegensatz zu „Links löschen“ werden bei „Links entfernen“ auch die Linkfarbe sowie weitere Formatierungen aus der Zelle gelöscht.
In Verbindung mit Tabellen muss man oft mehrmals die gleichen Schritte zur Bearbeitung vornehmen. Excel nimmt dem Nutzer zwar schon jede Menge Arbeit ab. Um noch schneller voran zu kommen, kann man einen kaum bekannten Excel-Trick einsetzen.
Denn während man mit dem Tabellen-Programm der Microsoft-Office-Suite arbeitet, merkt sich die Anwendung ganz genau, welche Aktion der Nutzer zuletzt ausgeführt hat. Will man dann die gleiche Funktion oder denselben Befehl erneut aufrufen, muss man ihn nicht erneut über das Menü heraussuchen.
Einfacher geht’s, wenn stattdessen einfach auf die [F4]-Taste gedrückt wird. So lassen sich nicht nur mehrere Zellen ähnlich formatieren, sondern auch viele weitere Tätigkeiten schneller erledigen als manuell.
Alle Daten einer Excel-Tabelle können auch sortiert werden. Denn wenn ein bestimmter Eintrag gesucht wird, fällt dies in einer sortierten Tabelle viel leichter. Allerdings werden Daten meist nach Spalten sortiert. Was aber, wenn die Überschriften der Tabelle links in Spalte A stehen und die Daten dahinter?
Mit einem Trick können Daten auch in Zeilen sortiert werden. Dazu wird die betreffende Excel-Tabelle zunächst geöffnet; dann oben auf Daten, Sortieren klicken. In dem dann angezeigten Fenster neben den Tags auf Optionen klicken.
Hier lässt sich der Schalter Spalten sortieren aktivieren, dann mit Klick auf OK bestätigen. Jetzt bei Zeile die gewünschte Zeile festlegen, die sortiert werden soll. Darunter kann noch eingestellt werden, ob die Daten auf- oder absteigend angeordnet werden sollen.
Vereinfachen lässt sich diese Arbeit übrigens nicht – denn Sortieren in Zeilen funktioniert nicht mit den Tabellen-Filtern.
Summen werden doppelt unterstrichen – das lernte man früher schon in der Schule. Ein Problem beim normalen doppelten Unterstreichen ist allerdings: Buchstaben mit Unterlängen werden angeschnitten und sind daher schlechter erkennbar. Besser zu sehen ist die Unterstreichung einer Summe, wenn sie mit einer speziellen Formatierung ausgestattet wird.
Um eine Zelle in Microsoft Excel 2016 kaufmännisch zu unterstreichen, geht man wie folgt vor:
Zunächst mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit der Summe klicken.
Nun den Eintrag Zellen formatieren aufrufen oder im Menü auf Format, Zellen… klicken.
Jetzt zum Tab Schrift wechseln.
Hier bei Unterstreichung (Windows) bzw. bei Unterstrichen (Mac) die Option Doppelt (Buchhaltung) markieren und mit OK bestätigen.
Mit Funktionen lassen sich in Excel Inhalte abhängig von anderen Zellen berechnen. Für komplexere Berechnungen, etwa für Summen usw., sind dabei Funktionen zuständig. Mit einem Trick lassen sich die Verweise auf Zellen schneller einfügen.
Fügt man eine Formel in eine Zelle ein, wird der Inhalt zuerst mit „=“ eingeleitet, wie üblich. Dann den Namen der Formel eintippen. Nach der öffnenden Klammer nun aber nicht, wie sonst, die Kürzel für die gewünschten Zellen hinterlegen.
Stattdessen lassen sich die zu referenzierenden Zellen für die Formel-Parameter nämlich auch einfach mit der Maus anklicken. Beim Klick werden die Zellen direkt in die Formel eingefügt.
Tipp: Sollen Verweise auf mehrere angrenzende Zellen in der Formel genutzt werden, klickt man auf die erste Zelle, hält die Maustaste gedrückt und zieht den Cursor bis zur letzten Zelle.
