Der bekannte österreichische Datenschützer Max Schrems und sein Verein Noyb werfen Google vor, in seinem Dienst Google Mail mit Werbung im Posteingang gegen EU-Richtlinien zu verstoßen. Microsoft geht ähnlich vor.
Wer seine eMails sortiert hält, ist produktiver und spart Zeit. Damit sich Nachrichten auch unterwegs aus schneller verwalten lassen, verfügt die mobile Gmail-App über Touch-Gesten. Die lassen sich bei Bedarf auch an die eigene Arbeitsweise anpassen.
Zum Archivieren, Löschen, Verschieben oder Markieren von eMails können die Gesten in der Gmail-App für iOS und Android wie folgt angepasst werden:
Es ist üblich, dass Anwendungen und Dienste von Drittanbietern den Inhalt Ihrer Gmail-Nachrichten lesen und analysieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie verhindern können, dass Drittanbieter-Apps (ob nun vertrauenswürdig oder nicht) Zugriff auf Ihre Nachrichten haben.
Überprüfen Sie für Google Mail, welche Drittanbieter-Anwendungen Zugriff auf Ihr Konto haben, indem Sie zu myaccount.google.com/permissions gehen. Melden Sie sich an, wenn Sie noch nicht angemeldet sind, und klicken Sie auf eine App aus der Liste, auf die Sie keinen Zugriff haben möchten, um dann den Zugriff zu widerrufen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Zugriffsrechte entfernen.
Google hat auch Kontrollen, die Sie verwenden können, um Ihre Informationen zu verwalten. Ein gutes Beispiel ist der Sicherheits-Check von Google. Es zeigt die Apps mit Zugriff auf Ihre Informationen an und kennzeichnet potenziell riskante Anwendungen, sodass Sie den Zugriff auf sie widerrufen können.
Wer auf eine wichtige eMail wartet, will sichergehen, dass sie nicht aus Versehen im Spam-Ordner landet. Bei Gmail zum Beispiel kann das leicht passieren. Denn standardmäßig zeigt der eMail-Dienst von Google den Junk-Ordner gar nicht auf der linken Seite an.
Mit einem Trick lässt sich dafür sorgen, dass der Spam-Ordner stets im Blickfeld bleibt, wenn über die Web-Oberfläche auf Gmail zugegriffen wird. Und so geht’s im Einzelnen:
Fertig! Ab sofort blendet Google den Spam-Ordner immer links auf der Gmail-Oberfläche ein.
Wer die erweiterten Funktionen von Microsoft Outlook nicht braucht, greift als Windows-User oft auf die integrierte Mail-App zurück. Neben Outlook.com-/Hotmail-Konten versteht die sich auch mit Gmail und IMAP-Accounts prima. Im Posteingang werden unwichtige eMails automatisch ausgefiltert. Wer das nicht will, schaltet den Filter ab.
Der Posteingang mit Relevanz lässt sich in Windows Mail von Windows 10 wie folgt deaktivieren:
Mit den sogenannten Labels können eMails in Google Mail bequem archiviert und sortiert werden. Da ist es gut möglich, dass man beim IMAP-Zugriff auf Gmail von unterwegs oder über ein Desktop-Programm nicht alle eMail-Ordner sehen und downloaden will. Das weiß auch Google und bietet Schalter an, mit dem sich jeder Ordner einzeln ein- oder ausblenden lässt.
Gmail-Labels lassen sich in Microsoft Outlook, Apple Mail, Mozilla Thunderbird und weiteren eMail-Clients, die über das IMAP-Protokoll auf den eMail-Dienst von Google zugreifen, wie folgt ausblenden:
Der eMail-Dienst von Google ist auf die Nutzung im Browser und über die mobilen Gmail-Apps des Herstellers optimiert. Wer aber an das Büro-Programm Microsoft Outlook gewöhnt ist, kann das eigene Gmail-Postfach durchaus auch über diese Software abrufen.
Der Abruf der eMails aus Gmail erfolgt dabei über die sogenannte IMAP-Schnittstelle. Sie synchronisiert die Online-Labels, mit der Gmail-Nachrichten gekennzeichnet sind, als Ordner-Hierarchie in Outlook.
Zunächst stellt man daher sicher, dass in den Gmail-Optionen die IMAP-Funktion aktiviert ist. Dazu unter https://mail.google.com mit der eigenen Gmail-Adresse nebst Kennwort einloggen. Anschließend folgen Klicks auf das Zahnrad-Symbol, dann auf Einstellungen, Weiterleitung und POP/IMAP. Hier die Option IMAP aktivieren auswählen und unten die Änderungen speichern.
Jetzt in Outlook auf Datei, Konto hinzufügen klicken. Danach die Gmail-Adresse eintippen, die erweiterten Optionen aufrufen und bestätigen, dass das Konto manuell eingerichtet werden soll. Nach einem Klick auf Verbinden wird als Kontotyp Google ausgewählt, dadurch übernimmt Outlook automatisch die nötigen Einstellungen für die IMAP- und SMTP-Server. Zum Schluss noch das Gmail-Kennwort eintippen, auswählen, dass es gespeichert werden soll, fertig.
Tipp: Hat man die zweistufige Authentifizierung aktiviert, muss an dieser Stelle ggf. ein App-Kennwort statt des eigentlichen Account-Passworts verwendet werden. Dieses App-Kennwort kann über den Privatsphäre-Bereich der Einstellungen des Google-Kontos generiert werden.
Bei Google Mail gibt es keine Ordner, sondern Labels. Der Vorteil: Eine Nachricht kann mehrere Labels gleichzeitig aufweisen. Nach diesen Labels lässt sich auch suchen. Möchte man hingegen eine eMail finden, die kein Label hat, sondern „nur“ archiviert wurde, gestaltet sich die Suche schon schwieriger.
Sollen in der Web-Oberfläche von Gmail Nachrichten aufgelistet werden, denen keine Labels zugewiesen sind, nutzt man dazu am besten das große Suchfeld. Das geht wie folgt:
Wichtig: Bisweilen erscheinen unter den Resultaten auch Nachrichten, die sehr wohl bereits ein Label tragen. Sie sind an der Angabe des jeweiligen Labels am Anfang der Betreffzeile zu erkennen.
