Wer über die Browser-Versionen von Microsoft Office-Programmen gemeinsam mit anderen an Dokumenten, Tabellen oder Präsentationen arbeitet, will sich auch über die Inhalte absprechen. Microsoft macht dies einfach und hat eine Chat-Funktion direkt in die Online-Apps integriert.
Wer beim Arbeiten an Office-Dokumenten mit anderen Kollegen reden möchte, hält in der oberen rechten Ecke des Browser-Fensters Ausschau nach dem Chat- oder Skype-Symbol. Ein Klick darauf öffnet nämlich eine entsprechende Randleiste am rechten Rand. Hier können alle Teilnehmer Nachrichten eingeben, die für die anderen Bearbeiter zu sehen sind.
Übrigens: Wer mit anderen an einem Word-Dokument oder einer Excel-Tabelle arbeitet, kann jederzeit an den farbigen Markierungen erkennen, an welcher Position gerade jemand anders Änderungen vornimmt. Die Markierungen tragen dabei jeweils den Vor- und Nachnamen der Person, die aktuell ebenfalls an der Office-Datei arbeitet.
Mit der Teams-Plattform stellt sich Microsoft gegen den Marktführer Slack auf. Wer mit seinen Kollegen Microsoft Teams nutzt – als Teil von Office 365 –, kann das Programm schneller nutzen, wenn dazu nicht immer die Maus genutzt werden muss.
Ist ein Word-Dokument in der OneDrive- oder SharePoint-Cloud gespeichert, können Kollegen mit entsprechenden Berechtigungen die Datei gleichzeitig mit dem Eigentümer bearbeiten. In Word 2016 ist die Zusammenarbeit sehr einfach.
Sobald ein Dokument von mehreren Nutzern geöffnet ist, erscheinen in der oberen rechten Ecke des Fensters Miniatur-Bilder oder die Initialen der Bearbeiter. Mit der Funktion Freigeben an gleicher Stelle kann ein Link zur Datei jetzt an weitere Personen gesendet werden.
Wo genau die anderen das Dokument gerade bearbeiten, macht Word übrigens durch farbige Fahnen kenntlich. Auch die Auswahl für Text erscheint, wenn der andere Bearbeiter Office 2016 für Office 365-Abonnenten oder die Word Online-App nutzt.
Kommt auf dem eigenen Computer Microsoft Office zum Einsatz, erscheint bei jedem Öffnen eines Office-Programms unten rechts ein kleines Upload-Icon. Dahinter steckt das Microsoft Office Upload Center, das darauf wartet, Dokumente nach OneDrive hochzuladen. Wer den Dienst nicht braucht, kann das Symbol abstellen.
Um das Office Upload-Center loszuwerden, zunächst unten rechts mit der rechten Maustaste auf das OneDrive-Wolkensymbol klicken. Hier die Einstellungen aufrufen und dann zum Tab Office navigieren. Ist dieser unsichtbar, hilft dieser Tipp leider nicht weiter.
Nun den Haken bei der Option Office 2016 zur Synchronisierung geöffneter Dateien nutzen entfernen und mit Klick auf OK bestätigen. Aber Achtung: Danach ist man selbst dafür verantwortlich, sicherzugehen, dass freigegebene Dateien aus Word, Excel und Co. fertig hochgeladen sind, bevor der Computer ausgeschaltet wird.
Mit Word lassen sich auch ohne die Office-365-Cloud Dokumente mit mehreren Personen bearbeiten. Dazu werden Master-Dokumente erstellt und Kommentare sowie Änderungen protokolliert. Sobald ein Dokument fertig ist, sollte es dann auch als fertig markiert werden. Das verhindert versehentliche Änderungen.
In Microsoft Word ist die Funktion zum Abschließen von Dokumenten bereits eingebaut. Wird eine Word-Datei als abgeschlossen markiert, erscheint bei jedem Öffnen oben ein Banner, das auf den Abgeschlossen-Zustand hinweist und weitere Bearbeitungen verhindern soll.
Ein Dokument kann als fertig markiert werden, indem es zunächst in der Windows-Version von Word geöffnet und dann oben links auf Datei geklickt wird. Dann im Bereich Informationen auf Dokument schützen klicken. Hier im Menü die Funktion Als abgeschlossen kennzeichnen auswählen, fertig.
In Word-Dokumenten können Kollegen Kommentare hinterlassen und Änderungen nachverfolgen. Ist eine Datei aber fertig, sollten alle anderen das auch erfahren. Als Alternative zur eMail, die eh keiner liest, kann auch das Dokument selbst als abgeschlossen markiert werden.
Wenn ein Dokument in Word als abgeschlossen gekennzeichnet wurde, zeigt Microsoft Word oben ein Hinweis-Banner an. So weiß jeder, der es öffnet: Die Datei ist fertig und sollte nicht weiter bearbeitet werden.
Um ein Dokument als abgeschlossen zu markieren, wird in Word 2016 auf Datei, Informationen, Dokument schützen, Als abgeschlossen kennzeichnen geklickt. Nachdem die Hinweise bestätigt wurden, wird die Datei gespeichert und geschlossen. Jetzt kann sie weitergegeben oder per eMail verschickt werden.
Präsentationen sind oft nicht das Werk von Einzelnen, sondern eines ganzen Teams. Besonders einfach ist die gemeinsame Arbeit an PowerPoint-Präsentationen mit der integrierten Freigabe. Hier die nötigen Schritte, um mit Kollegen an einer PowerPoint-Datei zu arbeiten.
Als Erstes wird die Datei ganz normal geöffnet. Dann oben rechts auf Freigeben klicken. Falls die Präsentation noch nicht in OneDrive oder SharePoint gespeichert ist, lässt sich das nun nachholen.
Danach erscheint ein Feld namens Personen einladen. Hier tippt man die eMail-Adressen der Leute ein, die Lese- oder ggf. Schreibrechte erhalten sollen. Sobald auf den Freigeben-Button geklickt wird, erhalten alle Eingeladenen den Link zur Präsentation und können sie gleichzeitig gemeinsam bearbeiten.
Wer Freunde oder Kollegen aus dem Ausland zu Besuch erwartet, kann sich immer auf ein besonderes Ereignis freuen. Nur steht davor Etliches an Arbeit. Denn für den Antrag auf ein Visum werden diverse Dokumente benötigt.
Neben der Bestätigung, dass eine gültige Hotel- und Flug-Buchung vorliegt, verlangen die deutschen Botschaften im Herkunfts-Land des Besuchers auch die Zahlung einer Gebühr.
Wer es dem Freund, Verwandten oder Kollegen leichter machen will, den Antrag auf ein Besucher-Visum einzureichen, kann sich überlegen, ein offizielles Schreiben mit einer Einladung zu verfassen. Diese Einladung kann der Besucher dann gemeinsam mit dem Antrag auf ein Visum bei der jeweiligen deutschen Botschaft vorlegen.
