Bei der Arbeit an großen Projekten fallen oft jede Menge Dateien an: Bilder, Notizen, Zwischen-Ergebnisse und vieles mehr. Um da den Überblick zu behalten, nutzt man am Mac am besten Markierungen.
Ähnlich wie Etiketten helfen diese Tags beim Sortieren von Dateien. Gehört eine Datei etwa sowohl zu einem Daten-Typ als auch zu einem zweiten, markiert man die Datei einfach mit zwei Markierungen.
Später erstellt man im Finder über das Ablage-Menü einen sogenannten intelligenten Ordner. Dabei wird festgelegt, nach welchen Kriterien die markierten Dateien durchsucht werden sollen. So findet man jederzeit die benötigten Daten, ohne diese doppelt speichern zu müssen.
Mit dem baldigen Update für Office 365 führt Microsoft vor allem extra Funktionen für Mobil-Geräte ein. Zum Beispiel lassen sich dann auch auf Windows-Tablets und Phablets Dokumente mit Freihand-Notizen, Zeichnungen oder Markierungen mit Finger oder Stift vervollständigen, wie es auch auf dem iPad bereits möglich ist.
Neu ist auch die Option, auf Windows-Mobil-Geräten Office-Dateien ans Start-Menü anzuheften.
Die digitalen Notiz- und Zeichen-Werkzeuge in den Mobil-Versionen von Word, Excel anderen Microsoft Office 365-Programmen stehen erstmal nur für Office-Insider zur Verfügung.
Wann alle Otto-Normal-Kunden diese ausprobieren dürfen,
steht noch nicht fest.
Manchmal reicht es nicht aus, ein Bild an eine E-Mail anzuhängen. Beispielsweise kann ein bestimmter Bereich in einem Screenshot hervorgehoben werden, sodass der Empfänger sieht, worauf es ankommt. In Apple Mail klappt das ganz einfach mit der Funktion „Markierungen“.
Damit lässt sich eine Anlage in einem Nachrichtenentwurf direkt innerhalb des Programms kommentieren oder bearbeiten. Dazu markiert man die eingefügte Anlage zunächst, worauf oben rechts ein Klappmenü sichtbar wird. Ein Klick darauf blendet ein Menü ein, in dem man die Funktion „Markierungen“ aufruft.
Jetzt erscheinen Funktionen zum Einfügen von Linien, Pfeilen, Rechtecken, Lupen und vielem mehr – die gleichen, die man bereits aus der Vorschau kennt. Nach dem Abschluss der Bearbeitung wird oben auf den Knopf „Fertig“ geklickt, und die Anlage wird entsprechend aktualisiert.
Textstellen, die man per Maus markiert, werden am Mac standardmäßig mit einer blauen Hintergrundfarbe hervorgehoben. Wer sich mit diesem Blau nicht anfreunden kann, ändert die Markierungs-Farbe einfach. Dazu ist ein Blick in die Systemeinstellungen hilfreich.
Um am Mac die Farbe anzupassen, die beim Markieren von Textpassagen genutzt wird, zuerst per Klick auf das Zahnrad-Symbol unten die Systemeinstellungen öffnen. Anschließend zum Bereich „Allgemein“ wechseln.
Hier öffnet man die Klappliste „Auswahlfarbe“ und hat dann die Auswahl zwischen den unterschiedlichsten Farben. Hier findet sicher jeder seinen Lieblings-Farbton. Die Änderung wird sofort wirksam.
Zum Knicken von Dokumenten, sodass sie in DIN-Lang-Umschläge passen, sowie beim Einheften in Ordner sind kleine Markierungen am Papier hilfreich. Diese so genannten Falz- und Lochmarken lassen sich in Microsoft Word einfach erzeugen. Wie?
Besonders einfach gelingt das Einfügen von Falz- und Lochmarken mit einem kostenlosen Assistenten, der sich als Word-Add-In einrichtet. Er stammt von der Firma SmartTools und kann auf deren Webseite gratis heruntergeladen werden: https://www.add-in-world.com/katalog/falzassi/
Nach der Installation starten Sie Word neu, öffnen das gewünschte Dokument und navigieren dann oben im Menüband zum Tab „SmartTools“. Nach dem Start des Falz- und Lochmarken-Assistenten wählen Sie die gewünschte Positionierung und Strichstärke aus. Per Klick auf „Übernehmen“ werden die Markierungen dann exakt an der richtigen Stelle in Ihr Dokument eingefügt.
Seit neustem können in Fotos, die man bei Twitter veröffentlicht, Personen markiert werden. Sie wollen festlegen, wer Sie in Fotos markieren darf und wer nicht? Das lässt sich einstellen.
Bis zu 10 Personen können pro Foto markiert werden. Foto-Markierungen arbeiten ähnlich wie Erwähnungen, wobei Markierungen sich auf Fotos beziehen und Erwähnungen auf sämtliche Tweets. Werden Sie in einem Foto markiert, erhalten Sie eine entsprechende Mitteilung. Markierungen werden derzeit von Twitter für iOS und Android unterstützt.
Um festzulegen, wer Sie in einem Foto auf Twitter markieren darf, besuchen Sie die Twitter Webseite. Nach dem Login klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen dann „Einstellungen“. Links navigieren Sie nun zum Bereich „Sicherheit und Datenschutz“. Auf der rechten Seite sehen Sie jetzt einen Bereich „Foto-Markierungen“. Hier wählen Sie zwischen folgenden Optionen:
Jedem erlauben, mich in Fotos zu markieren
Nur Leuten, denen ich folge, erlauben, mich in Fotos zu markieren
Niemand erlauben, mich in Fotos zu markieren
Nach dem Einstellen müssen Sie noch ganz unten auf „Speichern“ klicken, damit die Änderungen übernommen werden.
Im Windows Explorer werden Fotos meist chronologisch sortiert. Schöner wäre eine Sortierung nach Themen oder Kategorien. Kein Problem. Sofern die Kategorien in die Datei-Informationen eingetragen wurden, lassen sich Bilder blitzschnell nach „Urlaub“, „Privat“, „Büro“ und anderen Themen gruppieren.
Damit’s funktioniert, müssen die passenden Stichwörter in den Datei-Eigenschaften vorhanden sein. Um sie einzutragen, mit gedrückter [Strg]-Taste die Bilder einer Kategorie markieren – etwa alle Urlaubsfotos. Dann in der unteren Fensterleiste auf „Markierung hinzufügen“ klicken und die Kategorie eintragen, zum Beispiel „Urlaub 2011“. Sollte die Fensterleiste fehlen, per Rechtsklick auf ein markiertes Bild den Befehl „Eigenschaften“ aufrufen und im Register „Details“ auf „Markierung hinzufügen“ klicken.
Um die so markierten Fotos nach Kategorien zu sortieren, mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich des Fensters klicken und den Befehl „Sortiere nach | Markierungen“ aufrufen. Fehlt der Befehl, auf „Mehr“ klicken und „Markierungen“ ankreuzen.
Zu einem Projekt gehören unterschiedliche Dateien. Das können Textdokumente, Grafiken, Excel-Tabellen, Fotos und Videos sein, die kreuz und quer auf der Festplatte verstreut sind. Für Windows 7 kein Problem. Wer Dateien eines Projekts mit einem Stichwort (Tag) versieht, findet sie ruck, zuck wieder.
So funktioniert’s: Um Projektdateien – etwa alle Dateien einer Diplomarbeit – mit einem Stichwort zu versehen, im Windows Explorer alle Dateien des Projekts markieren. In der Statuszeile am unteren Rand zeigt der Explorer die Detailinformationen der markierten Dateien. Hier auf das Feld neben „Markierungen“ klicken und ein passendes Stichwort eintragen, etwa „Diplomarbeit“. Mehrere Stichworte lassen sich per Semikolon trennen, etwa in der Form „Diplomarbeit;Universität;Uni;Berlin“.
Sind alle Dateien mit dem Stichwort versehen (Experten sprechen dabei auch vom „Taggen“ oder „getaggten“ Dateien), lassen sich sie rasch wiederfinden. Einfach oben rechts ins Suchfeld des Explorers das Suchkürzel „markierungen:“ (wichtig ist der Doppelpunkt) gefolgt vom Stichwort eingeben, zum Beispiel „markierungen:Diplomarbeit“. Schon werden alle Dateien aufgelistet, die das Stichwort „Diplomarbeit“ tragen.
