Während Präsentationen ist es immer gut, die Zuschauer aktiv einzubeziehen. Wer etwa die Meinung der Zuhörer zu einer bestimmten Frage wissen möchte, kann während der Vorführung eine Umfrage starten. Möglich macht es ein Add-On für PowerPoint.
Participoll, so der Name des Add-Ons, ermöglicht Nutzern das direkte Abstimmen per Handy und Verbindung zum Internet. Die Ergebnisse erscheinen dabei direkt innerhalb der wiedergegebenen Präsentation.
Nach dem Anlegen eines kostenlosen Kontos bei Participoll wird das PowerPoint-Add-On installiert. Dann oben auf Participoll, Insert Poll (Umfrage einfügen) klicken und die Anzahl der möglichen Antworten einstellen. Danach lässt sich der QR-Code einfügen, den die Nutzer scannen sollen. Bei der Wiedergabe kann die Umfrage mit den Buttons zum Starten/Stoppen ausgelöst werden. Die Ergebnisse erscheinen dann auf der nächsten Folie.
Besteht ein Dokument nur aus Fließtext, lässt es sich auch bei relativ wenig Platz auf dem Monitor bequem bearbeiten. Anders sieht dies aus, wenn eine Datei viele Grafiken oder unterschiedliche Layouts enthält. In diesem Fall reicht der Platz auf dem Bildschirm gelegentlich einfach nicht aus – selbst, wenn ein großer Monitor verwendet wird. In diesem Fall muss ein anderer Trick herhalten.
In allen modernen Word-Versionen erscheint am oberen Rand des Fensters ein Menüband, über das sich sämtliche Funktionen der Software aufrufen lassen. Wer mehr Platz auf dem Monitor will, stellt schnell fest: Das Menüband belegt relativ viel Platz.
Aus diesem Grund haben die Entwickler von Microsoft Office eine Funktion integriert, über die sich das Menüband vorübergehend zusammenklappen lässt. In diesem Fall bleiben nur die Überschriften der einzelnen Registerkarten übrig. Zum Nutzen der jeweiligen Funktionen muss die Registerkarte dann erst per Klick auf den jeweiligen Tab geöffnet werden.
Auf- und zuklappen lässt sich das Menüband einfach per Doppelklick auf den gerade aktiven Tab, etwa Start.
Wer tagtäglich in Microsoft Office mit Tabellen arbeitet, kennt sicher jede Menge Abkürzungen, um Funktionen schneller aufzurufen. Hier stellen wir vier wichtige, aber oft ungenutzte Tastenkürzel vor, die mit der [Strg]-Taste funktionieren.
[Strg]+[Bild oben] Enthält eine Excel-Arbeitsmappe mehrere einzelne Tabellen (Blätter), lässt sich mit dieser Kombination zwischen den einzelnen Blättern navigieren.
[Strg]+[Umschalt]+[Doppelpunkt] Oft müssen in Tabellen und Aufstellungen Datum und Uhrzeit eingefügt werden. Dieses Kürzel fügt die aktuelle Uhrzeit hinzu.
[Strg]+[Punkt] Ähnlich wie oben, nur wird hier das Datum eingefügt.
[Strg]+[F1] Hiermit lässt sich das Menüband zusammenfalten, was mehr Platz auf dem Monitor ergibt.
Im Tabellen-Programm Excel finden sich Funktionen für fast jeden Zweck, damit man daraus Formeln für automatische Berechnungen machen kann. Die Liste der Funktionen kann man aber unmöglich im Kopf behalten. Gut, dass sie sich einfach nachschlagen lässt.
Um eine Liste aller Funktionen samt deren Parametern abzurufen, wird Excel zunächst gestartet.
Dann oben im Menüband zum Tab Formeln umschalten.
Auf der linken Seite folgt nun ein Klick auf die Schaltfläche Funktion einfügen.
Jetzt das Klappfeld Kategorie auswählen auf Alle stellen, sodass in der Liste darunter sämtliche Funktionen aufgeführt werden.
Markiert man in dieser Liste die gesuchte Funktion, erscheint deren Signatur, sprich, die Namen aller Parameter, direkt darunter und die Funktion kann per Mausklick in die Tabelle übernommen werden.
Nicht immer muss man beim Rechnen in Excel-Tabellen mit allen Nachkomma-Stellen rechnen. Normalerweise rundet Microsoft Excel Zahlen aber nicht automatisch. Die Funktion lässt sich aber auf Wunsch einschalten.
Um alle Zahlen in einer Spalte oder Zeile einer Excel-Tabelle zu runden, öffnet man die entsprechende Datei und markiert dann die Zelle, die Zeile oder die Spalte, deren Werte gerundet werden sollen. Anschließend oben im Menüband zum Tab Start schalten.
Dort finden sich im Bereich Zahlen zwei Schaltflächen, deren Symbole Nachkomma-Stellen darstellen: Der linke Button fügt Dezimalstellen hinzu, mit der rechten Schaltfläche werden die Werte auf eine bestimmte Anzahl Stellen gerundet. Wer diese Funktion mehrmals aufruft, rundet die Werte entsprechend mit mehr oder weniger Dezimalstellen.
Seit einigen Versionen gibt’s das Menüband in Office nun schon – auch für Mac-Nutzer. Hier funktioniert das Auf- und Zuklappen des Menüs allerdings etwas anders als bei Windows. Wir zeigen, wie es geht.
Zum Ein- oder Ausblenden des Menübands in einem Office-Programm für Mac muss man zuerst eins der Programme starten – beispielsweise Word oder Excel.
Nun findet sich oben rechts ein Pfeil-Button nach oben, mit dem sich die Optionen unter dem jeweiligen Tab ausblenden lassen. Wer sie später doch wieder braucht, klickt einfach erneut auf den Pfeil, der jetzt nach unten zeigt.
Ganz klar, einer der Vorteile einer Excel-Tabelle ist: Man kann viele Zellen durch Formeln und Zellbezüge miteinander vernetzen. Bei komplexen Formeln verliert man aber schnell den Durchblick. In diesem Fall hilft die grafische Auswertung der Formel weiter.
Um eine Zelle mit Formel in Excel 2016 optisch zu veranschaulichen, öffnet man die entsprechende Tabelle als Erstes. Dann per Mausklick die Zelle mit der Formel markieren, die man veranschaulicht haben will.
Oben im Menüband dann auf Formeln, Spur zum Vorgänger klicken. Damit fügt Excel Pfeile von den Zellen ein, auf die sich die markierte Formel bezieht. Umgekehrt werden durch Formeln, Spur zum Nachfolger Pfeile zu allen Zellen gezeichnet, in denen der Inhalt der aktuellen Zelle verwendet wird.
Manchmal muss man in einem Dokument Begriffe verwenden, die Microsoft Word nicht kennen kann. Dann ist es am besten, wenn man die Prüfung der Rechtschreibung abschaltet. Oft reicht es aber schon, wenn man sie für einen bestimmten Absatz deaktiviert.
In Word lassen sich auch einzelne Absätze von der Prüfung ausschließen.
Dazu markiert man den Absatz als Erstes.
Jetzt oben im Menüband auf Überprüfen, Sprache, Sprache festlegen…
Dann einen Haken bei Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen setzen.
Sobald man auf OK klickt, ist die Rechtschreib-Prüfung für diesen Absatz abgeschaltet.
