Wie bei der Windows-Version gibt es auch die Mac-Version der Büro-Programme im Abomodell. Das Ganze nennt sich Office 365 – und wird, wie bei Windows, sowohl für private Nutzer als auch für geschäftliche Anwender unterstützt. Mit welchem Benutzerkonto die aktuelle Office-Installation aktiviert wurde, lässt sich auch am Mac mit wenigen Klicks ermitteln.
Details zum Abo erscheinen in der macOS-Version von Word, Excel und Co. allerdings nicht auf einer separaten Seite, sondern direkt bei den Infos zur genutzten Software-Version. Die lassen Sie sich mit folgenden Schritten anzeigen:
Zunächst starten Sie eines der Office-Programme für den Mac, etwa Word oder auch Excel. Am einfachsten geht das über das Launchpad, das sich per Klick auf das Raketen-Symbol im Dock am unteren Rand des Bildschirms aufrufen lässt.
Sobald das Fenster der Office-Anwendung zu sehen ist, klicken Sie oben im Menü auf den Namen des Programms, im Beispiel
Dann auf den obersten Eintrag klicken, Info Microsoft Word.
Neben der genauen Angabe der installierten Office-Version finden Sie hier auch die eMail-Adresse der Person, mit deren Microsoft- oder Office-365-Konto die Software auf diesem Mac aktiviert wurde.
Diese Information kann wichtig sein, wenn Sie herausfinden möchten, auf welchen Geräten Ihre Office-Abo-Lizenz bereits aktiviert ist – denn insgesamt können nur jeweils 5 Geräte mit einer einzelnen Lizenz freigeschaltet werden.
Bei manchen Wörtern funktioniert die Trennung der Silben in Word nicht richtig. Auffällig ist das zum Beispiel in schmalen Tabellenspalten. Wer hier manuell Hand anlegen will, nutzt den sogenannten Nullbreiten-Trenner.
Der ist ein Sonderzeichen und wird an der gewünschten Stelle in das Word-Dokument eingefügt. Steht das Wort mit dem Nullbreiten-Trenner nicht am Ende einer Zeile, bleibt der Trenner unsichtbar. Ansonsten sorgt er dafür, dass das Text-Programm genau an der angegebenen Stelle den Umbruch durchführt.
Der Nullbreiten-Trenner wird eingefügt, indem zuerst der Cursor an die Stelle gesetzt wird, wo der Trenner platziert werden soll. Dann auf der Tastatur die [Alt]-Taste gedrückt halten, um dann auf dem Ziffernblock [8][2][0][3] einzutippen.
Wer aus dem Internet oder mit eMail ein Word-Dokument erhält und dieses dann auf dem eigenen PC öffnet, sieht zuerst die „Geschützte Ansicht“. Bearbeiten lässt sich die Datei damit allerdings nicht. Dazu muss immer erst oben auf „Bearbeiten aktivieren“ geklickt werden. Für einzelne Dateien lässt sich die Markierung auch dauerhaft abschalten.
Damit Word ein Dokument aus dem Internet nicht mehr in der geschützten Ansicht öffnet, folgende Schritte ausführen:
Zunächst ein neues Explorer-Fenster öffnen.
Nun den Ordner öffnen, in dem die Datei liegt.
Dann mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken und dessen Eigenschaften aufrufen.
Hier findet sich auf der Registerkarte Allgemein bei Internet-Dokumenten ein Zulassen-Kästchen, in das ein Haken gesetzt wird.
Sobald unten mit OK bestätigt wird, entfernt das System den NTFS-Hinweis, dass die Datei aus dem Internet stammt – und Word wechselt nicht mehr in die Geschützte Ansicht.
In Restaurants landen Kassenzettel auf einem Spieß, wenn sie nicht gebraucht werden. Eine ähnliche Funktion gibt’s auch in Word. Hier werden allerdings keine Bons aufgespießt, sondern Texte. Die lassen sich dann an anderer Stelle bequem in einem Rutsch einfügen.
Zuerst werden die gewünschten Inhalte „eingesammelt“. Dazu markiert man Passagen, die man in die Sammlung aufnehmen will, und drückt dann [Strg]+[F3]. Standardmäßig werden die markierten Inhalte dabei ausgeschnitten – mit [Strg]+[Z] lässt sich das aber wieder rückgängig machen. Der Text verbleibt dabei in der Sammlung.
Diesen Vorgang jetzt für weitere Texte wiederholen, die ebenfalls eingesammelt werden sollen. Ist die Sammlung vollständig, gibt man an der gewünschten Stelle im Word-Dokument einfach sammlung ein, sieht dann die Vorschau aller kopierten Inhalte und kann sie allesamt per Druck auf [Enter] in das Dokument einfügen – mit ihrer Formatierung.
Die Sammlung kann übrigens auch mit der Maus eingefügt werden: Dazu oben im Menü auf Einfügen und dann auf Schnellbausteine, AutoText, Sammlung klicken.
Soll eine Word-Datei schön klein bleiben, kann man die enthaltenen Bilder auch verknüpft einfügen, anstelle sie direkt im Dokument zu speichern. Möglich macht’s das INCLUDEPICTURE-Feld. Das Problem: Ersetzt man das externe Bild, erscheint es in Word verzerrt.
Das liegt daran, dass Word das Seitenverhältnis für verknüpfte Bilder nicht automatisch korrigiert – zumindest dann nicht, wenn die Option zum Beibehalten der Formatierung des Bildes aktiviert ist. Das Feld lässt sich wie folgt anpassen:
Zunächst mit der rechten Maustaste auf die per Feld verknüpfte Grafik klicken.
Jetzt folgt ein Klick auf den Eintrag Feld bearbeiten.
Auf der rechten Seite dann die Option zum Korrigieren der X- und/oder Y-Abmessungen mit einem Haken versehen.
Dann unten auf OK klicken.
Soll Word das verknüpfte Bild erneut von der Festplatte einlesen, markiert man das Bild und drückt dann auf [F9].
Wenn Sie ein langes Dokument in Word lesen und wichtige Teile markieren, können Sie schnell und einfach den gesamten markierten Text finden, auswählen und kopieren, um ihn dann in ein anderes Word-Dokument einzufügen.
Um Text in einem Word-Dokument hervorzuheben, markieren Sie den gewünschten Text, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche mit dem Markierstift im Abschnitt Schrift auf der Registerkarte Start.
Sie können alle markierten Texte auf einmal auswählen, indem Sie das Such- und Ersetzungswerkzeug in Word verwenden. Drücken Sie dazu [Strg+[H]. Klicken Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf die Registerkarte Suchen. Klicken Sie dann auf Mehr. Klicken Sie anschließend auf Format und wählen Sie dann Hervorheben aus. Um den gesamten markierten Text im Dokument zu finden und auszuwählen, klicken Sie auf Suchen in und stellen Sie Hauptdokument ein. Word sagt Ihnen, wie viele markierte Elemente es gefunden hat. Drücken Sie [Esc] oder klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke des Dialogfelds, um es zu schließen. Alle Ihre markierten Textblöcke sind nun ausgewählt. Drücken Sie [Strg]+[C], um den ausgewählten Text zu kopieren.
Kopierten Text woanders einfügen
Wir werden unseren Text in ein neues Word-Dokument einfügen. Gehen Sie zu Datei, Neu, Leeres Dokument, um ein neues Dokument zu erstellen. Drücken Sie dann [Strg]+[V], um den kopierten Text einzufügen. Jeder einzelne Textblock wird in eine neue Zeile eingefügt.
Sie müssen den kopierten Text nicht in ein anderes Word-Dokument einfügen. Sie können den Text in jedes andere Programm einfügen, das Text akzeptiert, einschließlich anderer Textverarbeitungsprogramme.
In Unternehmen ändern sich manche Dokumente, etwa Richtlinien oder auch Rechnungen, mehr als einmal. Wird neben der digitalen Version auch eine Ausgabe in Papierform gebraucht, lässt sich Papier sparen, wenn man erst nachsieht, ob die Datei überhaupt neu gedruckt werden muss.
Denn bei jedem Ausdrucken merkt sich Microsoft Word, wann ein Dokument zuletzt an den Drucker gesendet wurde. Diese Information wird mit weiteren Daten in den Eigenschaften der jeweiligen Word-Datei archiviert. Sie lässt sich auch jederzeit nachschlagen.
Druck-Zeitpunkt herausfinden
Wann ein Word-Dokument das letzte Mal ausgedruckt wurde, kann mit wenigen Schritten ausgelesen werden:
Zunächst wird das Dokument per Doppelklick geöffnet.
Jetzt oben links auf Datei und dann auf Informationen klicken.
Nun einen Blick in die rechte Spalte werfen. In der Nähe des Autor-Namens findet sich hier auch die Angabe Zuletzt gedruckt.
Tipp: Sind in dieser Zeile kein Datum und keine Uhrzeit angegeben, wurde das Dokument wahrscheinlich noch nie zu Papier gebracht.
Wird ein Word-Dokument am Mac auf Schreib- und Grammatik-Fehler überprüft, kann es gut sein, dass das Programm komplizierte Konstruktionen oder Wörter im Text nicht erkennt. Für diesen Fall steht in der Rechtschreib- und Grammatik-Prüfung ein Ignorieren-Button zur Verfügung. Hat man versehentlich auf Ignorieren geklickt und möchte das Dokument noch einmal überprüfen, ist das mit wenigen Klicks möglich.
Um Schreib- oder Grammatik-Fehler, die man zuvor während der Prüfung ignoriert hat, wieder anzuzeigen, geht man in Word für Mac wie folgt vor:
Zunächst die Rechtschreibung und Grammatik wie gewohnt vom Programm prüfen lassen.
Hat man dabei ein paar Mal die Ignorieren-Funktion genutzt und möchte die übersprungenen Fehler doch erneut sehen, klickt man oben im Menü auf Extras.
Dann beim Punkt Rechtschreibung und Grammatik auf Ignorierte Wörter und Grammatik zurücksetzen klicken.
Anschließend kann die Prüfung erneut durchlaufen werden, etwa per Druck auf die [fn]+[F7]-Taste.
