Wer Office 365, also die Abo-Version von Microsoft Office nutzt, bekommt früher Zugriff auf neue Funktionen. Diese werden in Form von Updates im Hintergrund eingespielt, ohne dass Sie als Benutzer davon etwas merken. Dabei können Sie nach wie vor auch manuell nach Excel-Updates suchen.
Die Funktion zur Suche nach Office-Aktualisierungen ist direkt in die Office-Programme integriert. Am Beispiel von Excel zeigen wir, wie Sie dabei vorgehen:
Zunächst wird Microsoft Excel gestartet – etwa per Klick auf eine angehefetete Kachel für das Programm im Startmenü von Windows 10.
Jetzt oben links auf Datei klicken, sodass das zugehörige Menü erscheint.
Hier folgt ein Klick auf den Eintrag Konto.
Auf der rechten Seite sehen Sie nun Angaben zum Aktivierungsstatus sowie zur Version. Dort befindet sich auch ein Update-Button, der beim Klick ein Menü einblendet.
Über dieses Menü lässt sich die Suche nach Office-Updates starten.
Soll eine Word-Datei schön klein bleiben, kann man die enthaltenen Bilder auch verknüpft einfügen, anstelle sie direkt im Dokument zu speichern. Möglich macht’s das INCLUDEPICTURE-Feld. Das Problem: Ersetzt man das externe Bild, erscheint es in Word verzerrt.
Das liegt daran, dass Word das Seitenverhältnis für verknüpfte Bilder nicht automatisch korrigiert – zumindest dann nicht, wenn die Option zum Beibehalten der Formatierung des Bildes aktiviert ist. Das Feld lässt sich wie folgt anpassen:
Zunächst mit der rechten Maustaste auf die per Feld verknüpfte Grafik klicken.
Jetzt folgt ein Klick auf den Eintrag Feld bearbeiten.
Auf der rechten Seite dann die Option zum Korrigieren der X- und/oder Y-Abmessungen mit einem Haken versehen.
Dann unten auf OK klicken.
Soll Word das verknüpfte Bild erneut von der Festplatte einlesen, markiert man das Bild und drückt dann auf [F9].
Mit jeder neuen Office-Version arbeitet Microsoft an verbesserten Funktionen für Word, Excel und Co. Nutzer eines Office-365-Abos erhalten diese neuen Features als Erste. Doch was eigentlich genau neu ist, geht manchmal bei der Fülle der Funktionen unter. Zum Glück bieten die Office-Programme eine Übersicht der Änderungen.
Wer beispielsweise ermitteln will, was in Word neu ist, geht wie folgt vor:
Zunächst Word starten, etwa über das Start-Menü.
Jetzt oben in der Menüleiste auf Hilfe klicken.
Hier findet sich ein Button namens Neuerungen.
Beim Klick erscheint ein Info-Fenster und zeigt, woran Microsoft zuletzt gearbeitet hat.
Wer schon einmal versucht hat, eine Tabelle in einem Microsoft Word-Dokument zu verschieben, weiß: Die Folgen sind in der Regel eine kleine Katastrophe. Das Verschieben von Tabellen ruiniert ein perfekt formatiertes Dokument. Wir zeigen, wie sich Tabellen und Bilder in Microsoft Word ausrichten lassen.
Tabellen ausrichten
Als Erstes eine Tabelle in das aktuell geöffnete Dokument einfügen. Jetzt mit der rechten Maustaste in eine beliebige Zelle klicken – dabei spielt es keine Rolle, ob die Zelle Daten enthält oder nicht.
Nun über das Menü die Eigenschaften der Tabelle aufrufen. Hier finden sich mehrere Tabs; wir navigieren zu Tabelle, denn die Optionen auf den anderen Tabs würden nur bestimmte Bereiche der Tabelle verändern.
Im Bereich Ausrichtung lässt sich jetzt auswählen, wie die Tabelle auf der Seite im Word-Dokument zu sehen sein soll. Ist die Tabelle nur klein und der restliche Inhalt des Dokuments soll links und rechts davon erscheinen, kann hier die Option Umgebend markiert werden. Sodann aktiviert Word den Button Position, über den sich die Abstände und Position für die Tabelle genau justieren lassen.
Tipp: Natürlich lässt sich die Tabelle bei Bedarf auch einfach mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle versetzen. Dies hat nur oft nicht den gewünschten Effekt, sondern bringt das Layout gehörig durcheinander.
Wer Word-Dateien, Excel-Tabellen und Ähnliches in OneDrive speichert und dann, etwa unterwegs, mit Office Online bearbeitet, kann sich über ein integriertes Sicherheits-Feature freuen. Hat man sich vertan und merkt das erst später, stehen frühere Versionen automatisch als Backup zur Verfügung.
Denn Office Online archiviert vorherige Stände der Bearbeitung eines Office-Dokuments automatisch – diese Funktion gehört zur automatischen Speicherung. Wer eine ältere Version einer Datei wiederherstellen möchte, geht wie folgt vor:
Zunächst in der jeweiligen Anwendung von Office Online auf Datei, Informationen klicken.
Danach folgt ein Klick auf Vorherige Versionen.
Nun wird eine Liste aller archivierten Fassungen des geöffneten Office-Dokuments eingeblendet. Sie ist nach Datum und Zeit sortiert. So findet man schnell die gesuchte Version wieder.
Per Klick auf eine der Versionen erscheint sie in der Vorschau.
Hat man die passende Datei gefunden, lässt sie sich mit dem Wiederherstellen-Button restaurieren.
Word, Excel und Co. bieten so viele Funktionen, dass manch einer sich nicht merken kann, wo welches Feature zu finden ist. Statt sich einzuprägen, in welchen Menüs Befehle zu finden sind, gibt es auch einen einfacheren Weg, um sie zu finden.
Wer den Namen einer Funktion kennt, kann versteckte Office-Funktionen wie folgt aufspüren:
Zunächst ein Office-Programm starten. Ob es sich bei dem Computer um ein Windows- oder ein macOS-Gerät handelt, spielt dabei keine Rolle.
Jetzt die Datei öffnen, die bearbeitet werden soll. Bei Outlook genügt es, wenn das Hauptfenster zu sehen ist.
Nun einen Blick in die obere rechte Ecke des Fensters werfen. Hier findet sich ein Feld, das mit Was möchten Sie tun? beschriftet ist.
Ein Klick auf dieses Feld blendet ein Textfeld ein. Nun einen Begriff eintippen, der in Zusammenhang mit der gesuchten Funktion steht.
Wenige Augenblicke später verraten PowerPoint, Outlook und Co. Details dazu, wie sich das Feature aufrufen lässt.
Tipp: Wer auf der Suche nach einer bestimmten Funktion ist, kann diese auch in Office Online, also bei den Browser-basierten Versionen von Word und Excel, über das Feld Was möchten Sie tun? suchen.
Um mehr als ein Element auszuwählen, etwa 2 verschiedene Absätze in Word, 4 Zellen in Excel, 3 Grafiken in PowerPoint oder 10 Dateien im Datei-Explorer, kann entweder [Umschalt] oder [Strg] genutzt werden. Die grundlegenden Schritte funktionieren in Microsoft Office, Windows Explorer und vielen anderen Windows-Programmen. Wir zeigen, wie das klappt.
Um einen zusammenhängenden Bereich auszuwählen, kommt die [Umschalt]-Taste zum Einsatz:
Einmal auf das erste Element klicken.
Nun die Taste [Umschalt] gedrückt halten.
Dann auf das letzte Element, das markiert werden soll, klicken. Alles, was dazwischen liegt, wird ebenfalls ausgewählt.
Führen Sie eine Aktion wie z. B. die Formatierung durch.
Um nicht zusammenhängende Elemente auszuwählen, wird [Strg] verwendet:
Klicken Sie auf das erste Element.
Halten Sie [Strg] gedrückt, und klicken Sie auf die anderen Elemente, um die Auswahl wieder aufzuheben.
Führen Sie die Aktion aus, um die Arbeit mit dem markierten Bereich zu beenden.
Einige Ideen zum Ausprobieren
In Office-Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint können unter Datei, Öffnen mehrere Dateien ausgewählt werden, um alle diese Dateien gleichzeitig zu öffnen.
Es lassen sich mehrere Folien im PowerPoint-Foliensortierer auswählen, um einen Übergang anzuwenden.
Nach dem Markieren von Gruppen von Zellen oder Textabschnitten kann in Excel bzw. Word eine bestimmte Formatierung für die gesamte Markierung auf einmal angewendet werden.
Wer mehrere Objekte einer Zeichnung auswählt, kann sie gruppieren, verschieben oder gemeinsam ändern.
Es gibt eine Vielzahl von Screencast-Tools für Windows 10. Wer etwas kurz aufnehmen müssen und weiß, dass das Video nach der Produktion nicht bearbeitet werden muss, kann einfach PowerPoint verwenden. Dazu sollte Microsoft Office auf dem System installiert sein. So erstellt man einen Screencast mit Microsoft PowerPoint.
Zunächst öffnet man eine Microsoft PowerPoint-Präsentation und wechselt oben im Menü zum Tab Einfügen. Jetzt ganz rechts auf die Schaltfläche Bildschirm-Aufzeichnung klicken.
Dies minimiert alles und fügt eine Symbolleiste am oberen Rand des Monitors hinzu. Nun lässt sich der gesamte Bildschirm aufzeichnen oder ein bestimmter Teil davon auswählen und aufzeichnen. Wer möchte, kann auch eine Sprachausgabe hinzufügen. Diese ist standardmäßig aktiviert und der Nutzer hat die Möglichkeit, den Cursor in den Screencast aufzunehmen oder auszublenden. Wenn Sie zur Aufnahme bereit sind, klicken Sie in der Symbolleiste auf den Aufnehmen-Button.
Vor Beginn der Aufnahme wird ein kurzer Countdown eingeblendet und PowerPoint informiert, dass die Aufnahme mit der Tastenkombination [Win]+[Umschalt]+[Q] beendet werden kann.
