Outlook kombiniert neben der Verwaltung von eMails, Terminen und Kontakten in einem einzigen Programm. Wer eine Kontakt-Datei mit einer anderen App exportiert oder von einem anderen Computer übertragen hat, kann diese schnell in Outlook importieren.
Mit den folgenden Schritten lässt sich eine Kontakt-Datei in Microsoft Outlook einlesen:
Zunächst auf Datei, Importieren/Exportieren (Outlook 2003 und 2007) bzw. Datei, Optionen, Erweitert, Exportieren (neuere Outlook-Versionen) klicken.
Jetzt erscheint der Import- und Export-Assistent. Hier die Option Aus anderen Programmen oder Dateien importieren markieren.
Im nächsten Schritt den richtigen Datei-Typ für die Import-Datei auswählen.
Dann noch die Datei von der Festplatte laden. Per Klick auf Durchsuchen geht das relativ einfach.
Wenn Sie in Outlook eine gesendete Mail an einen zweiten Empfänger schicken wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten: „Erneut senden“ und „Weiterleiten“. Welche Option sollten Sie wann verwenden?
Um eine bereits gesendete Nachricht an jemand anders weiterzuleiten, nutzen Sie die Funktion „Weiterleiten“ – entweder aus dem Outlook-Hauptfenster oder, bei geöffneter Nachricht, auch direkt im Nachrichtenfenster. Beim Weiterleiten werden über dem ursprünglichen E-Mail-Text die Kopfzeilen der gesendeten Mail eingefügt. So sieht der zweite Empfänger, wann und an wen die Nachricht gesendet worden war.
Haben Sie dagegen einen Schreibfehler festgestellt oder schlicht eine Anlage vergessen, können Sie die Mail auch einfach erneut senden. Dazu die gesendete Mail öffnen und im Menüband bei „Verschieben“ auf „Aktionen, Diese Nachricht erneut senden…“ klicken. Jetzt lässt sich die Mail erneut bearbeiten, korrigieren und dann senden.
Immer wenn Sie in Outlook anfangen, eine Mail-Adresse einzugeben, schlägt das Programm Ihnen passende Adressen vor. Wie gehen Sie vor, um diese Auto-Vorschläge gänzlich abzuschalten? Das geht ganz einfach. (mehr …)
Nicht alle Personen, denen man E-Mails schickt, fügt man gleich als Kontakt hinzu. Deswegen merkt sich Outlook solche Leute separat – und schlägt sie bei neuen Nachrichten als Empfänger vor, sobald Sie einen Buchstaben in das „An“-Feld eintippen. Wenn Sie dann von Office 2007 auf eine neuere Version upgraden, sind alle Vorschläge plötzlich weg. Denn Outlook speichert die Personen jetzt woanders. (mehr …)
Im Hauptfenster von Outlook sehen Sie links die Ordner. Darunter schalten Sie zwischen den einzelnen Programmbereichen um, zum Beispiel „E-Mail“, „Kontakte“ und so weiter. Welche Bereiche in dieser Liste angezeigt werden sollen, können Sie selbst festlegen. (mehr …)
Beim Verfassen neuer E-Mails zeigt Outlook 2007 auch die Schaltfläche „Von“ und daneben das Eingabefeld für die Absenderadresse. Oft tippt man hier versehentlich die Empfängeradresse ein. Wer nur über eine E-Mail-Adresse verfügt, kann die störende Absenderzeile ausblenden.
Notwendig ist die „Von“-Schaltfläche und Absenderzeile nur, wenn mehrere E-Mail-Adressen genutzt und Mails mit unterschiedlichen Absenderadressen verschicken werden sollen. Wer nur eine Adresse nutzt, kann die Zeile ausblenden, indem im Mailfenster in der Gruppe „Felder“ auf „Anzeigen aus“ geklickt wird. Die neue Einstellung gilt auch für alle zukünftigen E-Mails.
Am Bildschirm sehen die Kalender von Outlook 2007 perfekt aus. Ganz anders beim Drucken. Auf dem Papier können die Outlook-Kalender nur selten überzeugen. Dass es auch anders geht, beweist der kostenlose Kalenderdruck-Assistent für Outlook 2007. Damit machen Kalender endlich auf auch Papier eine gute Figur.
Dass Add-On gibt es kostenlos auf der Microsoft-Homepage. Nach der Installation taucht im Startmenü der neue Befehl „Alle Programme | Microsoft Office | Office Tools | Kalenderdruck-Assistent“ auf. In der rechten Leiste wird zunächst eines der mitgelieferten Profi-Layouts ausgewählt, zum Beispiel „Tag mit 5 Tagesspalten“. Wem die Standardvorlagen nicht reichen, findet auf der Microsoft-Webseite (Adresse siehe unten) jede Menge weitere Vorlagen. Wer möchte, kann über das Format-Menü die Farben und Schriftarten des Kalenders anpassen.
Im nächsten Schritt über den Kalender in der linken oberen Ecke die zu druckenden Tage, Wochen oder Monate auswählen und den Druckbefehl ausführen – fertig sind die perfekt gedruckten Outlook-Kalender inklusive Terminen und Aufgaben.
