Soll ein Dokument online gestellt werden, ist PDF das Format der Wahl. Viele erstellen PDFs aus Word-Dokumenten. Dazu hat Microsoft Word eine integrierte Export-Funktion. Das Problem: Die so generierten PDFs sind oft viel zu groß.
Mit einem Trick lässt sich die Größe einer PDF-Datei leicht optimieren. Das kann direkt aus Word heraus erledigt werden. Hier die nötigen Schritte:
Als Erstes wird das Dokument geöffnet.
Nun auf Datei, Exportieren klicken.
Dann das PDF-Format auswählen.
Hier bei den Optionen statt Standard die Option für kleinere Dokumente auswählen, fertig.
PDF-Dokumente direkt mit Word generieren, das geht mit Office 2013 und Office 2016. Wer die Adobe Creative Cloud installiert, bekommt sogar eine weitere Methode zum Generieren von PDFs: Adobe richtet dazu ein Add-On in Word ein. Werden damit PDFs erzeugt, landen die u. U. bei Adobe. Das muss nicht sein.
Damit Dokumente nicht mehr an die Adobe-Cloud gesendet und dort auf einem Server ins PDF-Format konvertiert werden, müssen die Einstellungen des Add-Ons angepasst werden. Das geht so:
Als Erstes Word aufrufen. Im Beispiel nutzen wir Word für Mac.
Jetzt oben im Menü zum Tab Acrobat umschalten.
Hier folgt ein Klick auf den Button Voreinstellungen.
Dort den Haken bei der Option Aufforderung zur Verwendung des Cloud-Dienstes entfernen.
Bei Google und Bing findet man fast alles. Nur wenn man eine bestimmte Datei braucht – etwa eine Geräte-Anleitung oder auch eine Abhandlung zu einem bestimmten Thema –, gestaltet sich die Suche schon schwieriger. Einfacher wird’s, wenn die Suche nur auf Dokumente beschränkt wird.
Dazu bieten die Such-Anbieter sogenannte Flags an. Dabei handelt es sich um Schalter, die hinter oder vor den zu suchenden Begriff mit in die Maske eingetippt werden. Sie wirken sich darauf aus, welche Ergebnisse Google, Bing und Co. zurückliefern.
Sucht der Anwender etwa nur nach Word-Dokumenten und PDFs über Elefanten, führt die Angabe des folgenden Begriffs zum Ziel, wobei „filetype“ das Flag ist, über das sich die Dokument-Typen für die Suche festlegen lassen:
Elefanten (filetype:doc OR filetype:docx OR filetype:pdf)
