PDF-Dateien sind das Standardformat für Dokumente, die – möglichst – unverändert sein sollen und zur Abstimmung von mehreren Personen durch eine Unterschrift abgenommen werden sollen. Das geht auch unterwegs!
Oft bekommen Sie ein Dokument als PDF-Datei in einer E-Mail und sollen dieses unterschreiben. Das geht aber nicht so einfach, und so drucken Sie es aus, unterschreiben es mit einem Stift und scannen das Endergebnis wieder ein. Viel zu viel Aufwand, das können Sie mit in wenigen Schritten am Mac elektronisch erledigen.
Heutzutage erfolgt der größte Teil des Schriftverkehrs digital. Auf Papier verschickte Post gibt es nur noch selten. Ausnahmen sind Dokumente, Rechnungen oder Verträge, die eine Unterschrift erfordern. Ausdrucken, unterschreiben und zur Post bringen finden aber viele viel zu umständlich. Deshalb ist es gut zu wissen: Mac-Benutzer können ihre Unterschrift einfach digitalisieren und einem Dokument bei Bedarf hinzufügen.
Wer heutzutage digitale Dokumente ausdruckt, dann meist deswegen, weil sie eine Unterschrift erfordern. Dieser Grund ist jetzt ebenfalls passé: Am Mac kann jeder PDFs digital signieren – einfach mit dem Trackpad.
Dazu doppelklickt man zunächst auf das PDF-Dokument, das unterschrieben werden soll. Jetzt oben in der Symbolleiste auf den Aktenkoffer klicken, um die Werkzeugleiste anzuzeigen. Anschließend folgt ein Klick auf das Signaturfeld.
Falls nötig, schaltet man nun zum Tab „Trackpad“ und kann dann direkt mit dem Finger auf dem Trackpad unterschreiben. Alternativ dazu setzt man seine Unterschrift einmalig auf ein weißes Blatt Papier und hält dieses dann vor die Kamera. In Zukunft können Dokumente dann per Mausklick unterzeichnet werden.
Von welchem Absender eine E-Mail tatsächlich stammt, kann nicht immer nachvollzogen werden. Ist diese Nachricht echt oder gefälscht? Mehr Sicherheit gibt’s, wenn man die eigenen gesendeten E-Mails digital signiert.
Die digitale Signatur wirkt dabei wie eine Unterschrift und beweist: Ja, diese Nachricht wurde tatsächlich von der Person verschickt, die auf dem Absender steht. Um E-Mails digital zu signieren, braucht man ein S/MIME-Zertifikat. Das gibt’s kostenlos. Dazu mit dem Browser auf die folgende Webseite gehen:
Hier füllt man den Vor- und Nachnamen aus, stellt das richtige Land ein und hinterlegt die E-Mail-Adresse. Dann unten noch die AGB bestätigen und das Formular absenden. Dabei wird ein Sicherheitsschlüssel im Browser gespeichert. Nach wenigen Augenblicken bekommt man eine E-Mail, in der auf den Bestätigungsknopf geklickt wird. Dadurch wird das Zertifikat erzeugt und heruntergeladen. Jetzt noch im Downloads-Ordner auf die *.p7s-Datei doppelklicken, dann wird das E-Mail-Zertifikat importiert und ist einsatzbereit.
PDFs sind heute zuständig für Dokumente aller Art – von Rechnungen über Texte bis hin zu Verträgen. Um beispielsweise einen Vertrag im PDF-Format zu unterschreiben, müssen Sie ihn nicht unbedingt ausdrucken und anschließend wieder einscannen. Fügen Sie Ihre Unterschrift doch einfach digital ein! (mehr …)
Um Originaldateien von Verknüpfungen unterscheiden zu können, versieht Windows alle Verknüpfungen mit dem passen Zusatz „Verknüpfung“. Die Hilfestellung ist vor allem für Laien hilfreich. Profis können auf den Zusatz verzichten. Und ihn folgendermaßen deaktivieren.
Damit Windows bei Verknüpfungen keinen Hinweis mehr in den Titel schreibt, die Tastenkombination [Windows-Taste][R] drücken, den Befehl „regedit“ eingeben und auf OK klicken. In der linken Fensterhälfte den folgenden Ordner öffnen;
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer
Den Ordner „Explorer“ markieren und in der rechten Fensterhälfte doppelt auf den Eintrag „link“ klicken. Den Wert in
00 00 00 00
ändern und mit OK das Fenster wieder schließen. Sollte der Wert „link“ nicht existieren, muss er mit dem Befehl „Bearbeiten | Neu | Binärwert“ zuerst neu angelegt werden. Aktiv wird die Änderung ab dem nächsten Neustart oder der Neuanmeldung.
Ausführliche Signaturen gehören beim E-Mail-Verkehr zum guten Ton. Mitunter erscheinen neben den üblichen Adress- und Kontaktinformationen auch Fotos, Logos oder handschriftliche Unterschriften in der Signatur. Wer die eigene Signatur ebenfalls um Multimedia-Elemente erweitern möchte, muss nur folgendermaßen vorgehen.
Um zum Beispiel die eigene Unterschrift in die Signatur einzubauen, zuerst die Unterschrift möglichst groß auf ein weißes Blatt schreiben. Danach die Unterschrift scannen oder abfotografieren und als Grafikdatei speichern. Die Grafikdatei sollte maximal 400 KB groß sein.
Anschließend in Thunderbird den Befehl „Extras | Konten-Einstellungen“ aufrufen und im Bereich „Verfassen & Adressieren“ das Kontrollkästchen „Nachrichten im HTML-Format verfassen“ ankreuzen. Die Änderung mit OK bestätigen.
Jetzt auf „Verfassen“ klicken, ins leere Mailfenster die gewünschte Signatur eingeben und mit „Einfügen | Grafik“ die Grafikdatei mit der eingescannten Unterschrift einfügen. Den Befehl „Datei | Speichern als | Datei“ aufrufen, den Dateityp „HTML-Dateien“ auswählen und die Signaturmail speichern.
Dann den Befehl „Extras | Konteneinstellungen“ aufrufen und im Feld „Signaturtext“ das Kontrollkästchen „Stattdessen eine Datei als Signatur anhängen“ ankreuzen. Im letzten Schritt per Klick auf „Durchsuchen“ die zuvor gespeicherte Signaturmail auswählen – fertig ist die individuelle Signatur mit eigener Unterschrift.
