Oft werden neue Dokumente auf bereits vorhandenen Dateien basiert – Speichern unter einem neuen Namen, Löschen des gesamten Inhalts und schon hat man ein leeres Dokument, aber mit den Stilen des Basis-Dokuments. Stellt man später fest, dass gewisse Format-Vorlagen doch nicht benötigt werden, können diese leicht entfernt werden.
Erscheint ein bestimmtes Format direkt oben in der Word-Leiste auf dem Tab Start, kann es auch sofort dort ausgeblendet werden. Dazu genügt es, wenn mit der rechten Maustaste auf die kleine Vorschau des Formats geklickt wird. Im Menü dann Aus dem Formatvorlagen-Katalog entfernen auswählen – fertig!
Stil aus den Format-Vorlagen löschen
Ansonsten findet sich das Format, das aus dem Dokument gelöscht werden soll, in der Liste der Format-Vorlagen. Sie lässt sich in der Windows-Version von Word per Klick auf den kleinen Pfeil in der Menüleiste öffnen, rechts bei den Format-Vorlagen. Am Mac wird auf den Button Bereich Format-Vorlagen geklickt.
Jetzt in der Liste bei der Format-Vorlage, die entfernt werden soll, mit der rechten Maustaste oder ganz rechts auf den Pfeil nach unten klicken. Hier findet sich unter anderem auch ein Eintrag zum Löschen.
Von Haus aus haben die Zeilen eines Dokuments in Word einen Abstand von „1“ – aber ohne Einheit. Das liegt daran, dass der Abstand von der Größe der Schrift abhängt: Je kleiner der Text, desto enger stehen die Zeilen beisammen. Wer in einer Word-Datei für mehr Lesbarkeit sorgen will, erhöht den Zeilenabstand.
Arbeiten, die etwa an der Universität abgegeben werden sollen, erfordern in der Regel einen doppelten Zeilenabstand. Dieser lässt sich für einen einzelnen Absatz, ein Dokument und als Standard für alle in Microsoft Word erstellten Dokumente festlegen.
Zeilenabstand pro Absatz
In Word einen Absatz auswählen, für den der Zeilenabstand verdoppelt werden soll. Nun im Menü-Tab Start auf den Button mit Linien und Pfeilen klicken, die nach oben und unten zeigen. Dieser ist neben dem Füll-Werkzeug. Im sich öffnenden Menü die Option 2,0 auswählen, um den doppelten Zeilenabstand für diesen Absatz zu erhalten.
Um den Abstand zwischen den Zeilen global anzupassen, wird dasselbe Dropdown-Menü erneut geöffnet. Diesmal aber auf den untersten Eintrag klicken, um so die erweiterten Optionen für den Zeilenabstand aufzurufen. Hier dann bei Zeilenabstand Doppelt hinterlegen; schließlich den Button Als Standard festlegen betätigen und die Rückfrage entsprechend bestätigen.
Im Word-Dokument können über die Form-Funktion Rechtecke und Linien eingefügt werden. Dazu ist aber immer ein wenig Augenmaß nötig. Saubere Trennlinien zwischen Absätzen lassen sich auch viel einfacher einfügen.
Wer in Word eine Linie zwischen zwei Absätzen einfügen möchte, geht wie folgt vor:
Zunächst Word starten und das betreffende Dokument öffnen.
Jetzt den Cursor an die Stelle setzen, wo die Linie eingefügt werden soll.
Nun über die Tastatur drei Bindestriche eintippen.
Sobald jetzt auf [Enter] gedrückt wird, wandelt das Programm die eingegebenen Striche in eine saubere und völlig gerade Linie um.
In den AutoKorrektur-Optionen nachsehen
Klappt das Umwandeln der Striche in eine Linie nicht wie zuvor beschrieben, ist eine Einstellung in den AutoKorrektur-Optionen deaktiviert. Sie lässt sich per Klick auf Datei, Optionen, Dokument-Prüfung einschalten: Hier auf den Button AutoKorrektur-Optionen klicken und dann zum Tab AutoFormat während der Eingabe umschalten.
Schließlich wird im Bereich Während der Eingabe übernehmen die Option Rahmenlinien mit einem Haken versehen, bevor die Änderung per Klick auf OK angewendet werden kann.
Wer zwei Monitore hat, kann mehr Arbeitsfläche für Fenster und Programme nutzen. Arbeitet man etwa an einer Word-Datei, bei der sich verschiedene Abschnitte aufeinander beziehen, kann man unterschiedliche Stellen des Dokuments in separaten Fenstern anzeigen.
Um für ein Word-Dokument zwei Fenster gleichzeitig zu öffnen, geht man in Word für Windows wie folgt vor:
Zunächst wird das betreffende Dokument geöffnet, etwa per Doppelklick auf den Dateinamen im Explorer.
Jetzt oben im Menü auf den Tab Ansicht klicken.
Hier findet sich im Bereich Fenster ein Button namens Neues Fenster.
Ein Klick darauf genügt, und schon zeigt Word für dasselbe Dokument ein zweites Fenster an. Erkennbar ist das an der „2“ im Titel des Fensters. Auf die gleiche Weise können übrigens noch weitere Fenster geöffnet werden, wenn nötig.
Tipp: Bei Word für Mac geht das ähnlich – hier wird nur im Menü nicht auf Ansicht geklickt, sondern auf Fenster.
Professionell gestaltete Word-Dokumente basieren immer auf sorgfältig eingesetzten Format-Vorlagen. Diese Vorlagen legen fest, welche Schriften, Größen, Farben und sonstigen Stile für eine bestimmte Art von Text eingesetzt werden. Besonders schnell lässt sich eine Format-Vorlage anwenden, wenn sie direkt oben ins Menü integriert wird.
Klickt man oben in Word auf den Menü-Tab Start, erscheint im rechten Bereich der Leiste eine Übersicht mit besonders häufig genutzten Vorlagen. Welche Formate hier zur Auswahl stehen sollen, kann man auch selbst konfigurieren.
Soll eine neu erstellte Format-Vorlage in dieser Liste der Schnell-Format-Vorlagen angeboten werden, aktiviert man die entsprechende Option:
Dazu rechts im Menü den Bereich für Format-Vorlagen aufrufen. Jetzt auf den kleinen Pfeil neben der betreffenden Vorlage klicken, um diese zu bearbeiten. Hier die Option Zur Liste der Schnell-Format-Vorlagen hinzufügen aktivieren und mit OK bestätigen – fertig.
Auf dem Bildschirm sieht man das Word-Dokument noch mit allen Bildern – doch wenige Sekunden später, auf dem Papier, fehlen die Grafiken plötzlich. Gut, dass sich das Problem mit wenigen Klicks lösen lässt.
Fehlende Bilder beim Ausdrucken können zwei Ursachen haben. Erstens kann es sein, dass in Microsoft Word eine Option falsch gesetzt ist. Sehen wir also nach, ob die Einstellungen korrekt sind. Dazu in Word als Erstes auf Datei, Optionen klicken. Jetzt links zum Bereich Anzeige wechseln. Hier die Haken bei In Word erstellte Zeichnungen drucken und Hintergrundfarben und Bilder drucken setzen.
Erscheinen die Bilder beim nächsten Ausdrucken der Datei immer noch nicht, kann man die Datei auch zunächst in ein anderes Format umwandeln. Dies klappt mit Klicks auf Datei, Speichern unter, wobei dann der Dateityp Word 97-2003-Dokument (*.doc) ausgewählt wird. Nun sollte sich das Dokument inklusive der enthaltenen Grafiken drucken lassen. Später kann man das Dokument auch wieder im neueren Format speichern.
Wer an einem Referat oder einem Vortrag arbeitet, muss seine Angaben auf Quellen stützen. Word vereinfacht die Recherche im Internet wesentlich und hilft bei der Suche nach Themen und dem Einfügen zuverlässiger Quellen und Inhalte.
Hier die nötigen Schritte, um als Nutzer eines Office-Abos die Recherche zu nutzen:
Zunächst oben im Menü auf Referenzen und dann auf Recherche klicken.
Nun rechts nach einem Thema suchen und mit [Enter] bestätigen.
In den Ergebnissen präsentiert Word jetzt eine Liste mit Quellen, die sich für das Dokument nutzen lassen.
Beim genaueren Erkunden eines Resultats lässt sich entweder nur der Text oder aber der Text unter Angabe der Quelle im Internet einfügen. Dazu dienen jeweils die Funktionen Hinzufügen sowie Hinzufügen und Zitieren. Sie erscheinen, sobald eine Passage im jeweiligen Ergebnis markiert wird.
Nach dem Einfügen von Text und wahlweise auch Bildern fordert Word zur Aktualisierung des Literatur-Verzeichnisses auf. Das geht automatisch und erfordert nur einen Klick auf den Aktualisieren-Button.
Wenn mehrere Kollegen gemeinsam an einem Word-Dokument arbeiten, klappt das besonders einfach über die Office 365-Cloud (OneDrive). Hat einer der anderen Änderungen an einem Dokument vorgenommen, kann Word auf Wunsch eine Mitteilung anzeigen.
In der Word Mobile-App lassen sich Benachrichtigungen für Änderungen an geteilten Office-Dokumenten mit wenigen Schritten aktivieren. So gehen Sie dazu vor:
Zunächst wird die Word-App gestartet – etwa am Surface-Tablet. Dabei darauf achten, dass es sich um Word Mobile handelt und nicht um die Desktop-Version von Word.
Nun tippt man auf Datei, Einstellungen.
Rechts wird eine Leiste eingeblendet, in der die Rubrik Benachrichtigungen geöffnet wird.
Hier den Schalter bei der Option für Benachrichtigungen aktivieren.
Ab sofort blendet Word einen Hinweis ein, sobald an einem freigegebenen Dokument in der Microsoft-Cloud etwas geändert wird.
