Wenn Textausschnitte von A nach B übertragen werden sollen, verwendet man normalerweise die Zwischenablage – quasi als „Zwischenstation“, um sich die markierten Informationen kurzfristig zu merken. Wer ein zweites Mal etwas in die Zwischenablage kopiert, überschreibt den aktuellen Inhalt nicht, sondern ergänzt ihn um einen zweiten Eintrag. Oder einen dritten. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, blendet Microsoft Word in den Versionen 2003 und XP nach dem Kopieren eines Textabschnitts ein zusätzliches Fenster ein, in dem sich der aktuelle Inhalt der Zwischenablage einsehen lässt.
Vorteil: So hat der Benutzer Zugriff auf alle in der Zwischenablage hinterlegten Texte, Zahlen oder Bilder. Doch erfahrene Benutzer stört diese Einblendung oft. Darum lässt sich dieser automatische Service abschalten. Dazu im Menü „Bearbeiten“ die Funktion „Office-Zwischenablage“ auswählen. Danach „Optionen“ anklicken. Wer nun die ersten beiden Optionen „Office-Zwischenablage automatisch anzeigen“ sowie “ Office-Zwischenablage anzeigen, wenn STRG+C zweimal betätigt wurde“ deaktiviert, bekommt das zusätzliche Infofenster nicht mehr zu Gesicht. Zumindest nicht mehr automatisch. Über das Menü „Bearbeiten“ lässt sich die Ansicht der Zwischenablage bei Bedarf weiterhin jederzeit anzeigen.
