Je mehr E-Mails Outlook speichert, desto größer und unhandlicher wird die Outlook-Datendatei. Da viele E-Mails heute umfangreiche Anhänge haben, sind schnell einige Hundert Megabyte oder gar Gigabyte Datenvolumen erreicht. Die Folge: Outlook startet langsamer, das Finden von Mails oder das Synchronisieren mit Geräten dauert zunehmend länger.
Es empfiehlt sich daher, den Mail-Ordner regelmäßig aufzuräumen und überflüssige Nachrichten zu löschen. Outlook ist beim Aufräumen gerne behilflich. E-Mails lassen sich auch archivieren. Die Mails landen dann in einer separaten Datei, die auf das Arbeitstempo von Outlook keinen Einfluss hat. Das Archivieren lässt sich jederzeit manuell in die Wege leiten, kann aber auch regelmäßig automatisch erfolgen.
Um E-Mails manuell zu archivieren, aus dem Menü „Datei“ den Befehl „Archivieren“ auswählen. Danach wählen, welche Ordner archiviert werden sollen, welche Archivdatei Outlook verwendet und vor allem, wie alt die zu archivierenden E-Mails sein sollen. Outlook legt die Archivdatei im gewünschten Ordner an. Aus der Datendatei werden die E-Mails danach gelöscht – das schafft Platz.
Bei Bedarf lässt sich Outlook so konfigurieren, dass alte E-Mails in regelmäßigen Abständen automatisch archiviert werden. Dazu die Funktion „Extras | Optionen“ aufrufen und hier den Reiter „Weitere“ aktivieren. Dort auf die Schaltfläche „AutoArchivierung“ klicken. Hier lässt sich genau einstellen, wann und wie Outlook archivieren soll.
Auf die archivierten E-Mails kann man natürlich jederzeit zurückgreifen: Dazu muss in der Ordnerstruktur lediglich der Archivordner ausgewählt werden.
