Excel ist nicht nur ein Rechenkünstler, sondern eignet sich auch zum Pflegen von Tabellen oder Ausfüllen von Formularen. Wenn andere Benutzer eine Tabelle mit Daten bestücken sollen, empfiehlt es sich, die Tabelle mit ein paar Hinweisen und Erläuterungen anzureichern. Solche Hinweise müssen aber nicht in der Tabelle selbst eingetragen werden. Excel bietet eine spezielle Funktion für Hilfen und Erläuterungen an: Die hinterlegten Infotexte erscheinen automatisch, sobald der Benutzer die betreffende Zelle anwählt.
Um eine Zelle mit einem Hilfetext zu versehen, die Zelle markieren und im Menü „Daten“ die Funktion „Gültigkeit“ auswählen. Danach im Register „Eingabemeldung“ die Option „Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird“ aktivieren. In den beiden Eingabefeldern „Titel“ und „Eingabemeldung“ den gewünschten Hinweistext eingeben und mit „OK“ bestätigen. Der „Titel“ muss recht kurz ausfallen, wird dafür aber auch fett präsentiert. Die „Eingabemeldung“ kann länger ausfallen.
Steuert der Benutzer die Zelle später an, erscheinen die Erläuterungen auf dem Bildschirm.
