Word ist immer noch das verbreitetste Programm zur Textverarbeitung. Die meisten anderen Programme orientieren sich an seinen Funktionen und versuchen, möglichst Dokumente zwischen den Programmen austauschbar zu halten. Wenn Sie eine Datei nur als Information versenden, der Empfänger aber keine Bearbeitung durchführen muss, dann können Sie stattdessen das PDF-Format verwenden. Wenn Sie ein Word-Dokument versenden wollen, dann sollten Sie die folgenden Tipps beachten.

Word ist nicht gleich Word, und eine Word-kompatible Textverarbeitung auch nicht. Das merken Sie vor allem dann, wenn ein Dokument bestimmte Inhalte (wie Formatierungen, Schriftarten etc. mitbringt). Es kann schnell passieren, dass ein Dokument dann komplett unformatiert erscheint. Nur, weil eine Formatierung zwischen den Versionen der Textverarbeitung nicht übereinstimmt.

XML-Format vs. altes Format

Microsoft hat irgendwann eine Umstellung des Dokument-Formats der Office-Programme vorgenommen, zu erkennen an dem „x“ in der Erweiterung. Aus .DOC wurde beispielsweise .DOCX. Auch wenn die Formate kompatibel zueinander sind: Je komplexer die Datei, desto eher gibt es Probleme in der Darstellung in einer alten Word-Version. Wenn Sie häufiger mit Benutzern Dateien austauschen, die eine alte Word-Version nutzen, dann stellen Sie das Format gleich auf das ursprüngliche Format um. Dazu klicken Sie in Word auf Datei > Optionen > Speichern und wählen Sie als Format Word 97-2003-Dokument aus.

Besondere Schriftarten

Eine Textverarbeitung lebt vom Text, und der wiederum von der Schriftart, in der Sie ihn darstellen. Normalerweise sind die Schriftarten Teil von Windows. Sie können aber zusätzliche Schriftarten installieren. Diese sind dann nur auf Ihrem Rechner vorhanden. Der Rechner des Empfängers kann sie im Standard nicht darstellen. Word behilft sich dann damit, die nicht vorhandene Schriftwart durch eine allgemeine zu ersetzen. Das sieht oft nicht schön aus. Dieses Problem können Sie leicht vermeiden: Aktivieren Sie unter Datei > Optionen > Speichern unter Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten die Option Schriftarten in Datei einbetten. Damit wird die Datei zwar leicht größer, der Empfänger kann sie aber auch korrekt anzeigen lassen, wenn er die Schriftart nicht selber installiert hat.