Zusammenarbeit mit Office ist toll: Je mehr Personen an einem Dokument arbeiten, desto besser ist potenziell der Inhalt. Allerdings kann es vorkommen, dass Sie eben nur die Inhalte, nicht aber die Formatierung verändern lassen wollen. Oder vielleicht gar keine Bearbeitung zulassen wollen. Verzichten Sie auf manuelle Anweisungen und schützen Sie das Dokument direkt in Word!

Dazu öffnen Sie das Dokument und klicken dann auf Datei > Informationen > Dokument schützen. In älteren Office-Versionen liegt die Funktion übrigens direkt unter Datei. Unter Zugriff einschränken können Sie nun festlegen, welche Berechtigungen der Anwender haben soll. Je vertraulicher die Einstellung, desto weniger können die Anwender mit dem Dokument machen. So können Sie zum Beispiel das Verändern oder das Drucken komplett verbieten.

Wenn Sie eine Bearbeitung zulassen möchten, aber das Dokument zumindest in der richtigen Formatierung halten wollen, dann klicken Sie unter Dokument schützen auf Bearbeitung einschränken. Ein Klick auf Formatierungen auf eine Auswahl von Formatvorlagen einschränken erlaubt es Ihnen, ganz fein auszuwählen, welche Formatierungen der Benutzer vornehmen darf.

Unter Bearbeitungseinschränkungen können Sie festlegen, ob er das Dokument komplett überarbeiten darf, nur Kommentare eingeben oder Formulare einschränken darf. Wollen Sie nichts davon, dann wählen Sie Keine Änderungen (schreibgeschützt).