Der Posteingang von Outlook ist oft Ihr Freund, in manchen Situationen aber mahnende Stimme der noch offenen Arbeit. In einem überquellenden Posteingang gehen schnell wichtige Mails unter, weil sie zwischen all den Werbemails, Newslettern und Systembenachrichtigungen nicht genug auffallen. Sie können sich hier Unterstützung holen: Die automatischen Regeln von Outlook sorgen für Ordnung.
Unter Datei, Regeln und Benachrichtigungen verwalten können Sie sich die schon bestehenden Regeln ansehen und neue anlegen. Klicken Sie auf Neue Regel, dann können Sie aus verschiedenen Vorlagen auswählen, die Outlook schon im Standard an Bord hat.
Am häufigsten werden Sie Nachrichten von einem bestimmten Empfänger in einen Ordner verschieben. Beispielsweise die diversen Newsletter, die Sie abonniert haben, in einen Ordner im Posteingang, den Sie dann einfach „Newsletter“ nennen.
Ebenfalls ein häufig vorkommende Situation ist es, Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner zu verschieben. Dies erlaubt Ihnen, Mails mit einem Schlüsselwort zu versehen und direkt einordnen zu lassen.
Wenn Sie radikal mit einigen E-Mails umgehen wollen, dann können Sie natürlich auch den Papierkorb als Zielordner verwenden: Eine eingehende E-Mail, die die genannten Kriterien erfüllt, wird dann einfach gelöscht.
Wenn Sie keine passende Vorlage in Outlook finden, dann legen Sie unter Regel ohne Vorlage anlegen einfach eine neue Regel
Spezielle Benachrichtigungen für mehr Aufmerksamkeit
Sie können Regeln nicht nur für das Verschieben von E-Mails nutzen, sondern auch für besondere Benachrichtigungen, die von den Systembenachrichtigungen von Windows 10 abweichen. Sie können den Absender und den Sondertext festlegen, die Outlook als Benachrichtigung anzeigt.
Über eines sollten Sie sich allerdings im Klaren sein: die Filterung von E-Mails ist nur so gut, wie die Regel, die Sie einrichten. Sie sollten – vor allem am Anfang – regelmäßig die Ordner kontrollieren, in die Sie E-Mails durch eine Regel verschieben lassen. Damit können Sie sicherstellen, dass keine falsch einsortierten E-Mails Ihrer Aufmerksamkeit entgehen.
