Die Digitalisierung schreitet voran – aber auch im eigenen Leben? Wer seine privat, persönliche oder berufliche Buchhaltung zum Beispiel vereinfachen will, kann und sollte auf Digitalisierung setzeb. Konten und Buchhaltungssysteme lassen sich heute elegant verknüpfen – wenn man weiß, wie es geht.
In der heutigen Geschäftswelt muss alles schnell gehen. Da bleibt kaum Zeit für die Buchhaltung. Freiberufler und Unternehmer finden sich spätestens Ende des Jahres zwischen Stapel von Belegen wieder. Meist unsortiert, denn es ist eine Geduldsprobe, tagtäglich Geldbewegungen in die Buchführung einzuspielen.
Vielen ist dabei nicht bekannt, dass ein Bankkonto sogar in ein Buchhaltungssystem integriert werden kann, um sich Umsätze so vollautomatisch übertragen zu lassen.
Es gibt natürlich Möglichkeiten diese Prozesse durch Programme zu automatisieren. Sie sind heutzutage ausgereift und vielseitig nutzbar. Die Arbeit im Backoffice wird vereinfacht und als Unternehmer kann man sich auf die wesentliche Sache konzentrieren – und zwar sein eigenes Geschäft!
Verknüpfung von Buchhaltung und Firmenkonto
Man stelle sich folgendes vor: Jedes eingehende Honorar erkennt die Software sofort als Zahlungseingang und wird gleich danach eingespielt. Durch die künstliche Intelligenz in diesen Systemen habe ich ein Geschäftskonto, das perfekt mit der Buchhaltung zusammenspielt und direkt synchronisiert.
Warum sich das Leben mit Papier und einem Taschenrechner schwer machen, wenn es so einfach gehen kann?
Abschreibfehler lassen sich vermeiden – und man ist immer ausnahmslos auf dem letzten Stand der Dinge.
Moderne Programme sind heute weitgehend fehlerfrei und mühelos zu bedienen. Selbst Computerlaien können dies bewerkstelligen. Hierbei wird wirklich Geld und Zeit gespart. Eine Verbindung mit dem eigenen Firmenkonto ist ohne großen Aufwand einzurichten.
Was wird benötigt und auf was muss ich achten?
Zwingend erforderlich ist ein kompatibles Konto, das sich mehr oder weniger automatisch mit Software verbinden lässt. Das geht natürlich nur mit einem Online-Bankkonto. Darüber hinaus wird ein Buchhaltungssystem benötigt, das die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt.
Ein PC oder Laptop ist obligatorisch. Nutzer sollten sich vorab überlegen, welche Funktionen sie haben wollen. Automatisierte Buchungen von Fotos oder Scans sind überaus nützliche Tools, aber auch ein automatischer Belegabgleich kann wirklich hilfreich sein. Mit diesen Programmen ist das Verbinden mehrerer Geschäftskonten ein Kinderspiel.
Das Banking Unternehmen PENTA zeigt in seinem Blog beispielsweise sehr ausführlich, wie eine solche Verknüpfung von Konto und Software aussehen kann:
https://getpenta.com/de/blog/verbinde-fastbill-und-penta/
https://getpenta.com/de/blog/verbinde-sevdesk-und-penta/
Leider stellen nicht alle Firmen umfangreiche Anleitungen zur Verfügung. Es lohnt sich auch ein Blick in die FAQ der Buchhaltungssoftware.
Systeme einrichten
Als erstes muss die Bankverbindung im Programm angelegt und bezeichnet werden. Hier ist ebenso die Schnittstelle einzutragen. Genauer gesagt, muss das Firmenkonto für die Verwendung freigegeben werden, sodass der Zugriff auf die Daten erfolgen kann.
So lassen sich mühelos die Kontoauszüge einspielen und synchronisieren. Je nach Bank hat man dafür unterschiedliche Zeiträume zur Verfügung. Dabei sollte geprüft werden, wie weit das Startdatum zurückliegen darf. Nach diesen Schritten werden die Kontobewegungen synchronisiert. Ab hier bedeutet es kreative Freiheit, denn das Konto muss im Grunde fortan nicht mehr kontrolliert werden. Im Gegenteil: Nach der Registrierung und den damit-verbundenen ersten Schritten wird die Welt der Einnahmen und Ausgaben eine überschaubar-simple.
Selbstverständlich lässt sich das Konto ebenso simpel mit PayPal oder anderen Zahlungsanbieter verknüpfen. Hier ist erwähnenswert, dass dadurch nicht alles vollautomatisch erledigt wird. Buchungen werden vom System sortiert und im Regelfall muss der Benutzer sie lediglich bestätigen.
Wahl eines geeigneten Geschäftskontos
Nicht alle Konten sind mit einer derartigen Software kompatibel. Deshalb sollten Sie bei der Auswahl nicht allein darauf achten, ob Sie es mit einem Buchhaltungssystem verbinden können, oder nicht. Auch Punkte wie Kontogebühren, Kosten für Kredit- Debit- sowie EC-Karten oder andere Funktionalitäten sind ein wichtiges Kriterium um Ihnen das beste Erlebnis zu garantieren.
erade bei Onlinebanken und Fintechs sollte man sich mit der Auflistung der Kosten von Bargeldbehebungen oder Auszahlungen genauer auseinandersetzen. Vorrangig lohnt sich auch die Verfügbarkeit des Supports zu testen und die damit-verbundene Erreichbarkeit. Sollte es zu Rückfragen kommen ist ein aktiver Kundensupport mitunter sehr wichtig in der Zufriedenheit als Kunde. Deswegen sollte man sich vor dem Kauf genau überlegen, was benötigt wird und was wichtig ist.
Verschiedene Funktionen und Lösungen
Viele Dinge wie eine Gewinn- und Verlustrechnung können mit nur einem Klick berechnet werden. Aufstellungen über Anlage- sowie Umlaufvermögen werden in nur wenigen Sekunden dargestellt. Die Programme bieten dafür verschiedene Features an: Belege können digital (per Foto oder Scan) eingespielt und jederzeit abgerufen werden. Die neue Software ist intuitiv gestaltet und somit auch für Menschen geeignet, die sich mit Computern nicht so gut auskennen.
Start-Ups und junge Geschäftsleute stellen auf diese oftmals cloudbasierten Programme um. Der Prozess der Rechnungsführung wird ungemein erleichtert. Bei der Auswahl der Software ist die Implementierung des Kontos nicht das einzige Kriterium, sondern auch der Funktionsumfang spielt eine große Rolle. Ob man es auf mehreren Geräten parallel verwenden kann oder nicht, muss vor der Anschaffung überlegt werden. Ist es z.B. eine cloudbasierte Lösung, kann man Belege von überall und jedem PC aus einspielen – was sehr praktisch ist. Ob und wie Sie sich entscheiden, sollte aber definitiv in Ihren eigenen Händen liegen. Fest steht: Information definiert das Glück Ihrer Aktion und dabei wünschen wir Ihnen bereits jetzt definitiv viel Erfolg!
