Moderne Unternehmen – ob nun klein- oder mittelständisch – setzen heute Software ein, um ihre Aufgaben effektiv zu erledigen. Häufig kommen dabei ein CRM (Customer Relation Ship) und ERP (Enterprise Ressource Plannung) zum Einsatz. Beide Systeme kombiniert liefern besondes gute Ergebnisse – wenn die Software gut aufeinander abgestimmt ist.
Eine Integration des CRM-System in eine ERP-Software bringt viele Vorteile mit sich. Welche genau, das wollen wir an dieser Stelle einmal genauer kViele Unternehmen haben in der Vergangenheit auf Insellösungen gesetzt. So wurde beispielweiseweise eine Software speziell für die Lagerverwaltung, eine für das Rechnungswesen und wiederum eine andere Lösung für die Kundenverwaltung eingesetzt.
Mit einer ganzheitlichen ERP-Software werden alle diese „Inseln“ zusammengeführt. Das hat viele verschiedene Vorteile. Auf eben diese wollen wir im Verlauf näher zu sprechen kommen. Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software.
Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition
ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Dabei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang sämtliche Betriebsmittel, über die das Unternehmen verfügen kann, verstanden.
Also neben Werkzeugen, zu verarbeitenden Materialien, Maschinen und Fahrzeugen, werden auch finanzielle Mittel, Immobilien und das Personal als Ressourcen angesehen. Es gilt die Prozesse so zu gestalten, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Verschwendungen von Ressourcen im Betriebsablauf kommt. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass zu jedem Zeitpunkt jeder Prozess mit den richtigen Ressourcen versorgt ist.
Alle Daten auf einer zentralen Datenbank
Zu diesem Zweck setzen Unternehmen auf eine ERP-Software. Diese bildet sämtliche Prozesse des Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. So lassen sich diverse Prozesse zusammenführen, verschlanken und sogar automatisieren. Alle Abteilungen arbeiten fortan mitdenselben Daten.
Das führt zu schnellem und transparenterem Informationsfluss und beugt Fehlern vor. Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module übernimmt bestimmte Aufgaben eines unternehmerischen Bereichs. So finden sich Module zur Personalverwaltung, zur Lagerverwaltung, für die Produktion oder eben auch das Kundenbeziehungsmanagement an. Letzteres findet sich auch oft in Form einer Stand-Alone-Lösung als CRM-Software in Unternehmen an.
Was ist eine CRM-Software? – Eine Definition
CRM steht für das sogenannte Customer-Relationship-Management. Hierbei geht es um die Organisation aller Maßnahmen, die ein Unternehmen zur Bindung der Kunden unternimmt. Dazu werden auf einer zentralen Datenbank Kundenakten für alle Kunden angelegt. In diesen werden sämtliche Informationen und Kontaktpunkt zum einzelnen Kunden hinterlegt.
So ist für den Kundenservice beispielsweise direkt ersichtlich, welche offenen Rechnungen, Bestellungen oder Reklamationen anhängig sind. Bei Anfragen des Kunden kann so deutlich schneller und effizienter auf diese reagiert werden. Das spart Zeit und lässt die Kundenzufriedenheit weiterwachsen.
Marketing und Vertrieb werden verbessert
Doch auch das Marketing und der Vertrieb können von der Zentralisierung der Daten profitieren. Durch gezielte Auswertungen der Daten lassen sich wichtige Erkenntnisse zur eigenen Kundschaft gewinnen. So kann deutlich individueller geworben und vertreiben werden.
Werfen wir nun einen Blick auf die Vorteile einer integrierten CRM-Software in ein ERP-System. Denn dadurch ergeben sich ganz neue Möglichkeiten, die eine Stand-Alone-Lösung nicht abzudecken vermag.
Daten aus dem Lager im Vertrieb nutzen
In einer ERP-Software laufen sämtliche Daten aus allen Unternehmensbereichen zentral zusammen. So sind hier auch alle aktuellen Lagerbestände hinterlegt. So kann für jeden Artikel genau gesagt werden, wie viele noch verfügbar sind und wie schnell diese versendet werden können. Ein entscheidender Vorteil für den Vertrieb.
Kunden wissen also direkt bei der Bestellung, wann ein Artikel bei ihnen eintreffen wird. Dies ist heute ein wesentliches Entscheidungskriterium und sorgt für einen besseren Kundenservice. Auch Außendienstmitarbeiter können beim Kunden direkt Aussagen über die Verfügbarkeit von Waren treffen.
Weitere Kapazitäten prüfen
Gleiches gilt für freie Kapazitäten im Unternehmen Projektbasiert arbeitende Unternehmen können mit der ERP-Software genau planen, wann ein Projekt unter Berücksichtigung aller freien Kapazitäten umzusetzen ist. So kann der Vertrieb direkt beim Kunden verlässliche Aussagen über mögliche Deadlines geben.
Lieferungen in Echtzeit nachverfolgen
Ebenfalls verlangen immer mehr Kunden danach ihre bestellten Waren in Echtzeit verfolgen zu können. Durch die Anbindung des Logistikmoduls wird dies ermöglicht. Kunden können direkt mitverfolgen, wann ihre Waren voraussichtlich eintreffen und wie es um den jeweiligen Status bestellt ist.
