01.03.2018 | Office
Fügt man in Word, Excel oder auch PowerPoint Inhalt aus der Zwischenablage ein, erscheint ein sogenanntes Smart Tag. Darüber lässt sich bei Bedarf eine andere Variante des Einfügens aufrufen – etwa „Nur Text“ oder „Formatierung zusammenführen“. Wer diese Optionen zum Einfügen nicht mehr sehen möchte, kann die Funktion auch ganz abstellen.
Damit die Microsoft Office-Programme die Optionen zum Einfügen von Inhalten nicht mehr anzeigen, zeigen wir am Beispiel von Word 2016, was zu tun ist:
- Zunächst wird Word gestartet, um dann auf Datei, Optionen zu klicken.
- Jetzt auf der linken Seite zum Bereich Erweitert wechseln und rechts weiter nach unten scrollen, bis der Abschnitt Ausschneiden, Kopieren und Einfügen sichtbar wird.
- Hier den Haken bei der Funktion Schaltfläche für Einfügeoptionen anzeigen, wenn Inhalt eingefügt wird entfernen.
- Zum Schluss werden die Änderungen noch per Klick auf OK bestätigt.
13.09.2019 | Office, Tipps
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung funktioniert wunderbar, wenn der Zugriff über den Webbrowser stattfindet. Greifen Sie aber mit einem Programm auf das Postfach zu, dann kann das Vorgehen von Programm zu Programm abweichen. In der Regel treffen Sie dabei aber nur auf zwei Möglichkeiten. Einmal eingerichtet, ist auch die Mail-Abfrage auf dem PC abgesichert.
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17.07.2019 | Android, iOS, Tipps
Ihr Smartphone ist der Immer-dabei-Fotoapparat. Mit den mittlerweile so hochwertigen Linsen können Sie tolle Bilder machen, und auf dem Gespräch speichern. So sicher das läuft, so sehr verlassen Sie sich auch darauf. Was aber, wenn Sie ein Bild versehentlich vom Gerät löschen? Installieren Sie OneDrive als App, und aktivieren Sie den automatischen Upload. Dann verlieren Sie kein Bild mehr.
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02.04.2019 | Tipps, Windows
Seit einigen Jahren hat Microsoft die Cloud als zentrale Komponente seiner Dienste erkannt und immer stärker in Windows 10 integriert. OneDrive ist sowohl für die Microsoft-Accounts kostenlos als auch als Leistung der Office 365-Abos. Nun bedarf der Zugriff auf das OneDrive aber einer Datenverbindung, ist also offline problematisch. Die angedachte Lösung: Die Dateien werden mit der Festplatte Ihres Rechners synchronisiert und sind dann offline verfügbar. Was aber, wenn Sie nicht genug Platz auf der Festplatte für alle Dateien haben?
Microsoft hatte die Möglichkeit der Platzhalter für OneDrive für einige Zeit auf Windows 10 installiert. Ab dem Herbst-Update 2018 ist diese wieder verfügbar.
Statt die Synchronisation komplett auszuschalten öffnen Sie die OneDrive-App, wechseln Sie in die Einstellungen und klicken Sie dann auf den Reiter Einstellungen.
Unter Dateien bei Bedarf aktivieren Sie nun Sparen Sie Platz… an. Windows 10 kopiert jetzt nicht die volle Datei des entsprechenden Kontos auf die Festplatte (und belegt damit deren Platz), sondern nur einen Platzhalter, der minimal Platz belegt. Erst, wenn Sie die Datei öffnen wollen, wird sie komplett aus der Cloud auf die Festplatte geladen.
06.05.2019 | Tipps, Windows
Microsoft hat auf dem mittlerweile schon langen Weg von Windows 10 relativ schnell eine deutliche Veränderung zu den älteren Versionen von Windows 10 vorgenommen: Konnten Sie früher noch die automatischen Updates ausschalten, so ist dies nur noch in geringem Maße möglich. Der Gedanke ist vom Grundsatz her nicht schlecht: Viele Probleme auf Windows-Geräten werden tatsächlich durch bereits behobene Fehler verursacht. Wenn Sie aber die entsprechenden Updates nicht installieren, dann werden diese Fehlerbehebungen aber eben nicht installiert. Immer, wenn ein großes Update naht (wie jetzt mit dem 19H1-Update Ende Mai), wächst aber der Wunsc h, abwarten zu können. Oft sind neue Windows-Versionen noch fehlerbehaftet, und warum in die selbe Falle tappen wie all die anderen Benutzer?
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die automatische Installation von Updates zu verzögern oder auszusetzen:
Aussetzen von Updates für 35 Tage
Unter Einstellungen > Update und Sicherheit > Windows Update > Erweiterte Optionen können Sie durch Einschalten von Updates aussetzen die Installation aller Updates (egal, ob Sicherheitsupdates, Funktions- oder Qualitäts-Updates) für 35 Tage komplett ausschalten. Danach schaltet Windows 10 diese wieder automatisch ein.
Verzögern von Funktions- und Qualitätsupdates
Die mittlerweile zweimal im Jahr angebotenen großen Updates (wie das Anniversary Update, das kommende 19H1 etc.) nennt Microsoft auch „Funktionsupdates“. Diese lassen sich bis zu 365 Tage verschieben. Unter Einstellungen > Update und Sicherheit > Windows Update > Erweiterte Optionen können Sie getrennt für Funktions- und Qualitätsupdates die Verzögerung angeben. Erst danach werden die Updates installiert, alle Sicherheitsupdates aber unbeeinflusst davon direkt.
02.01.2019 | Tipps
Office 365 hat schon lange das Anwendungsfeld der Firmensoftware verlassen. Die E-Mail ist eines der Standard-Kommunikationsmedien, und so gehen auch immer mehr Privatleute und Familien dazu über, Office 365 für die eigene Kommunikation zu nutzen. Nun sind hier durchaus auch Anwender im Spiel, die nicht ganz so sicherheitsaffin sind, wie der Administrator der Familie sich dies wünschen würde. Ist ein Gerät verloren oder das Passwort kompromittiert, dann ist schnelle Handlung nötig. Die Office 365-Administrationsoberfläche bietet schnelle Hilfe.
Anmelden kann sich hier nur ein Benutzer, der die Administrationsrechte in der Office 365-Installation hat, dazu finden Sie hier weitere Informationen.
Sperren der Anmeldung und automatische Abmeldung
Nach Anmeldung an Office 365 kann die Administrationsoberfläche mit einem Klick auf die Kachel mit den 9 Punkten unter Administrator in den Apps gestartet werden. Unter Benutzer bearbeiten kann der betroffene Benutzer markiert und dessen Anmeldung dann unter Anmeldestatus verhindert werden.
Schön dabei: Dies trifft nicht nur die Neuanmeldung an einem Microsoft-Dienst, sondern auch bereits anmeldete Sessions: Diese werden nach maximal 60 Minuten automatisch getrennt.
Die Freischaltung des Kontos kann später dann wieder nur durch den Administrator vorgenommen werden, der Weg ist der selbe wie oben beschrieben.
10.01.2019 | Office, Tipps
Skype for Business wird von Microsoft auf das virtuelle Abstellgleis geschoben und durch Microsoft Teams ersetzt. Was auf den ersten Blick als nur für Firmen interessante Lösung erscheint, hat für den Privatnutzer von Office 365, der mehrere Benutzer (beispielsweise die Familienmitglieder) verwaltet, durchaus interessant. Und ein neues Team ist schnell angelegt.
Verantwortlich für diese Aufgabe ist derjenige, der Administrationsrechte für die Office 365-Installation hat. Dieser kann über die App-Auswahl oben links auf Teams klicken und unter Einem Team beitreten oder ein Team erstellen den Prozess starten.
Der Teamname sollte schon sprechend sein, zusätzlich kann aber noch eine Beschreibung angegeben werden, die noch weitere Informationen zur Unterscheidung von unterschiedlichen Teams enthält.
Unter Datenschutz kann festgelegt werden, ob das neue Team noch erweitert werden kann und wer das darf: Im Standard ist diese Berechtigung auf den Teambesitzer (also Sie) eingeschränkt, auf Wunsch kann sie aber auch an jedes Mitglied der Organisation (im Besipiel der Familie) freigegeben werden.
Im nächsten Schritt können nun die Mitglieder des Teams aus der Organisation hinzugefügt werden.
Jedes Mitglied des neuen Teams bekommt nun automatisch eine E-Mail zugesendet, dass es einem Team hinzugefügt wurde und kann direkt mit der Arbeit loslegen.
03.04.2019 | Office, Tipps
Microsoft Forms ist als Teil von Office 365 eine schnelle und komfortable Möglichkeit, Umfragen zu erstellen und die Rückmeldungen strukturiert auszuwerten. Nachdem Sie die Umfrage an die gewünschten Teilnehmer verschickt haben, finden Sie unter https://forms.office.com unter Ihrer Umfrage immer die aktuell eingegangenen Ergebnisse. Die Auswertung ist einfach!
Klicken Sie auf die Umfrage, die Sie auswerten wollen, dann bekommen Sie eine grafische Übersicht angezeigt. Diese enthält die Zahl der Antworten, die bisher eingegangen sind, die durchschnittliche Antwortzeit und die Verteilung der Antworten pro Frage.
Die durchschnittliche Antwortzeit ist interessant, um die Qualität der Antworten abschätzen zu können: Viele Teilnehmer klicken einfach auf Antworten, um die Umfrage zu beenden. Damit wird die Antwortzeit kurz, die Verlässlichkeit der Angaben ist aber gering. Im Zweifel notieren Sie sich, wie lange Sie zum Ausfüllen der Umfrage gebraucht haben, und vergleichen Sie die Zeiten.
Um nun eine Auswertung im Detail vorzunehmen, klicken Sie auf In Excel öffnen. Excel öffnet sich nun und zeigt jede Antwort in einer separaten Zeile an.
Sie können nun alle Excel-Hilfsmittel wie Filter, Diagramme, Sortierungen etc. nutzen.
23.01.2019 | Tipps
Microsoft hat schon seit einiger Zeit angekündigt, Skype for Business und die zugehörigen Kommunikationsdienste auf Microsoft Teams umzustellen. Ziel ist es hier, die Unternehmen (und natürlich auch die Privatnutzer von Office 365) auf eine neue, einheitliche Infrastruktur zu bringen. Die Umstellung wird automatisch vorgenommen, Sie bekommen eine Info-E-Mail, wenn diese abgeschlossen ist.
Einen klaren Plan, wann wer mit der Umstellung dran ist, kann man zwar nicht erkennen. Berichten von Betroffenen nach aber sind Sie früher an der Reihe, wenn Sie bisher Skype for Business nicht oder nur selten genutzt haben. Das macht Sinn: Der Umstellungsaufwand ist geringer, Sie können sich bei Bedarf gleich an die zukünftige Oberfläche gewöhnen.
Keine Sorge: Sie sind nicht ohne Hilfestellung: Microsoft bietet hier eine umfangreiche Sammlung von Informationen und Schulungen an, mit denen Sie den Start mit Teams ohne großen Aufwand realisieren können.
20.12.2018 | Office, Tipps, Windows
Office 365 entfaltet das volle Potential erst dann, wenn man es in einer Gruppe von Anwendern unter zentraler Verwaltung benutzt. Das muss nicht immer eine Firma sein, sondern macht durchaus auch im Kleinverbund der Familie Sinn. Klassischerweise ist dann der das erste (Microsoft-) Konto, mit dem die Office 365-Installation eröffnet wird, der Administrator, der eine Vielzahl von Eirichtungen vornehmen kann. Es kann aber durchaus Sinn machen, auch andere Benutzer zu Administratoren zu machen.
Dazu muss sich unter Apps, Administrator ein Administrator anmelden, denn nur mit dessen Rechten sind die Benutzerrechte anpassbar.
Jeder Office 365-Benutzer kann (Teil-) Administrator sein
Nach Auswahl des Benutzers kann diesem dann unter Rollen zugewiesen werden, dass er normaler Benutzer, Globaler Administrator oder Benutzerdefinierter Administrator sein soll. Gerade die letzte Rolle ist in der praktischen Anwendung interessant: Statt einem Benutzer die Allmacht der Administrationsrolle zu geben (und damit im Extremfall die eigene Administrationsrolle zu riskieren, denn denn zweite globale Administrator kann diese natürlich auch entziehen) kann hier fein abgestuft werden. Beispielsweise kann nur die Rolle des Kennwortadministrators vergeben werden, der vergessene Kennwörter neu vergeben kann.
Auch die Rolle des Abrechnungsadministrators, die den Zahlungsfluss für die Office 365-Abonnements beinhaltet, ist als separate Rolle durchaus sinnvoll.
