Jeder Mail-Anbieter hat mittlerweile einen eigenen Filter für SPAM-E-Mails. Auf Grund verschiedener Regeln werden E-Mails, die als unerwünschte Werbung erkannt werden, dort eingeordnet. Nun ist nicht jede Regel perfekt und fehlerfrei, insofern kann es durchaus passieren, dass „echte“ E-Mails dort landen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie selbst das Heft in die Hand nehmen und die Erkennung verbessern können.
Ihr Postfach lernt, und die Erkenntnisse, welche E-Mails Sie als SPAM ansehen, werden auf den Server übertragen. Damit werden E-Mails schon vorab in die entsprechenden Ordner geschoben. Auf dem Smartphone kommt also genau so viel oder so wenig an wie auf dem PC. Trotzdem bieten die meisten mobilen E-Mails Apps die Möglichkeit, SPAM zu melden.
Der Junk-E-Mail-Filter und die automatische Sortierung von „unwichtigen“ E-Mails in das Clutter-Verzeichnis bei Outlook und Office 365 ist ein hilfreicher Automatismus, der Ihnen eine Menge an Arbeit sparen kann. Allerdings nur dann, wenn er richtig funktioniert. Es kommt immer wieder vor, dass so genannte „False Positives“, also E-Mails, dee fälschlicherweise als SPAM identifiziert wurden, auftreten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese von ihrer Markierung als unerwünschte Post befreien können.
Um eine einzelne E-Mail zu kennzeichnen, dass sie wider der Einschätzung von Outlook doch erwünscht ist, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an, dann auf Junk-E-Mail und auf Absender nie sperren.
Wenn Sie gleich allen Absendern der zugehörigen Mail-Domäne (zum Beispiel schieb.de) Vertrauen schenken, dann können Sie auf Domäne des Absenders (@example.com) nie sperren.
Wichtig zu wissen: Damit wandern die E-Mails zwar nicht mehr in den Junk-E-Mail-Ordner. Wenn Sie diese aber öfter ungeöffnet löschen oder ein einen Ordner verschieben, dann kann es durchaus sein, dass diese im Clutter landen!
Wenn Sie E-Mails als Kommunikationsmedium nutzen, dann nutzen Sie sicherlich verschiedene Methoden, um sich auf die wirklich wichtigen Mails konzentrieren zu können. Dazu gehört ganz vorne die Nutzung der Junk-E-Mail- und Clutter-Ordner, die die Mail-Spreu vom Weizen trennen. Nach unterschiedlichen Regeln werden „echte“ von Werbungs-E-Mails getrennt. Das ist aber noch nicht alles: Auch bei den tatsächlich an Sie gerichteten E-Mails sind einige wichtiger, andere weniger. Sowohl die Windows 10-interne Mail-App als auch Outlook unterstützen das.
Microsoft Outlook bringt ein breites Instrumentarium an Filtermechanismen mit, die automatisiert versuchen, die Spreu im Weizen Ihrer E-Mails zu trennen. Der Ordner Junk Email enthält alle als SPAM qualifizierten E-Mails. Allerdings kann es durchaus sein, dass die automatischen Filterregeln zu streng oder zu weich sind und dadurch entweder Mails Ihrer Aufmerksamkeit entgehen oder doch noch zu viele unerwünschte Mails im Posteingang landen. Das muss nicht sein!
Klicken Sie der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail und dann auf Junk-E-Mail, Junk-E-Mail-Optionen.
In mehreren Reitern bietet Outlook verschiedene Filtermechanismen: Unter Optionen können Sie einstellen, wie streng Outlook Mails als SPAM identifiziert: Von geringer Strenge (nur explizit als unerwünscht festgelegt Absender werden verschoben) bis hin zu der genauen Festlegung der Empfänger/Absender, die in den Posteingang gelassen werden können Sie frei wählen. Es macht Sinn, mit den Einstellungen zu experimentieren und das Ergebnis zu kontrollieren!
Sie können sichere Absender definieren, deren E-Mails immer in den Posteingang gelangen, Absender immer blockieren und sogar Mails aus bestimmten Ländern blockieren (beispielsweise alle Emails mit der Kennung .ru für Russland).
Wer auf eine wichtige eMail wartet, will sichergehen, dass sie nicht aus Versehen im Spam-Ordner landet. Bei Gmail zum Beispiel kann das leicht passieren. Denn standardmäßig zeigt der eMail-Dienst von Google den Junk-Ordner gar nicht auf der linken Seite an.
Mit einem Trick lässt sich dafür sorgen, dass der Spam-Ordner stets im Blickfeld bleibt, wenn über die Web-Oberfläche auf Gmail zugegriffen wird. Und so geht’s im Einzelnen:
Fertig! Ab sofort blendet Google den Spam-Ordner immer links auf der Gmail-Oberfläche ein.
SPAM ist eine der Plagen der Neuzeit: Ohne geeignete Software und Dienste ist es kaum noch möglich, die wichtigen E-Mails von den unwichtigen Werbe- und Phishing E-Mails zu trennen. Der Aufbau einer eigenen Liste unerwünschter (oder erwünschter) Absender ist eine mühsame Angelegenheit, zumal es keine wirklichen Anbieter dieser Listen gibt: Dienste, die Mails gegen eigene Absenderlisten abgleichen, lassen sich gut bezahlen. Zumindest im Freundes- und Bekanntenkreis können Sie aber mit einem kleinen Trick Ihre SPAM-Adresslisten austauschen!
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Klicken Sie der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail und dann auf Junk-E-Mail, Junk-E-Mail-Optionen. Je nach der Liste, die Sie bekommen haben oder weitergeben möchten, klicken Sie auf Sichere Absender oder Blockierte Absender (letzteres ist hier die sinnvollere Wahl, denn SPAMmer treffen die meisten Anwender gleichermaßen, während jeder Anwender unterschiedliche „sichere“ Absender haben wird).
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Klicken Sie nun auf Exportieren, um Ihre Liste der Absender in eine Textdatei exportieren zu können. diese Datei können Sie per E-Mail oder auf einem USB-Stick an Bekannte weitergeben, wenn Sie das möchten. Wenn Sie eine Liste bekommen haben, die Sie importieren wollen, dann klicken Sie auf Importieren.
Die Zahl der E-Mails, die am Tag im Posteingang ankommen, nimmt stetig zu. Keine Frage, viele davon sind SPAM und damit nicht interessant. Neben unerwünschten Werbemails aber kommt durchaus die eine oder andere Nachricht von einem neuen Absender an, die wichtig ist und deren Absender man speichern möchte. Es ist nicht nötig, dies manuell zu machen, Outlook bietet eine schnelle Möglichkeit, einen neuen Kontakt direkt aus der E-Mail heraus anlegen zu lassen.
Wichtig ist, dass die E-Mail nicht im Clutter oder in den Junk-Emails steckt, weil Outlook in diesem Fall viele Funktionen per se deaktiviert. Wie Sie eine E-Mail von dort in den Posteingang bekommen, lesen Sie hier.
Zum Anlegen des Kontaktes klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Absenderadresse der E-Mail. Im sich öffnenden Menü klicken Sie dann auf Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.
Outlook öffnet nun einen neuen Kontakt und trägt die aus der E-Mail zu identifizierenden Felder wie den Namen und die E-Mail-Adresse bereits ein.
Wenn Sie noch weitere Informationen zum Absender haben, tragen Sie diese ein und speichern Sie den Kontakt dann ab.
Clutter ist die intelligente Version des Junk Email-Ordners, die durch/mit Office 365 eingeführt wurde. Der große Unterschied: Clutter lernt hinzu und bewertet eingehende E-Mails nach ihrer Wichtigkeit für den Benutzer. Eine Mail mit einem bestimmten Titel oder Absender, die regelmässig ungeöffnet gelöscht wird, kann dem Anwender nicht wichtig sein. Je länger Clutter aktiv genutzt wird, desto genauer wird die Erkennung, und für den Anwender verringert sich die Mailflut und damit die Zahl der Ablenkungen während der Arbeit am PC (oder mit dem Smartphone in der Freizeit). Der Aufwand, in regelmässigen Abständen den Clutter-Ordner zu kontrollieren, ist vergleichsweise gering, da die Erkennung wirklich hervorragend funktioniert.
Was aber, wenn plötzlich wieder alle – also auch die unerwünschten – Mails in den Posteingang kommen?
Im Outlook am PC oder am mobilen Gerät lässt sich Clutter nicht aktivieren? Hier muss das Office 365 Webfrontend her: nach Anmeldung unter https://outlook.office365.com führt ein Klick auf das Zahnrad und dann auf „E-Mail“ unter „Ihre App-Einstellungen“ in den Einrichtungsbildschirm. Dort findet sich unter „E-Mail“, „Automatische Verarbeitung“, „Clutter“ der entsprechende Einrichtungsdialog.
Ist Clutter nicht aktiv, dann fehlt der Haken neben „Als Clutter identifizierte Elemente aussortieren“. Wird dieser gesetzt, dann ist Clutter wieder aktiv und steuert die unerwünschten E-Mails aus.
Keine Art der Kommunikation ist frei von Spam. Da macht auch iMessage, das Chat-Netzwerk von Apple, keine Ausnahme. Klar, man kann Nachrichten von Unbekannten filtern. Sie kommen aber trotzdem weiter an. Unerwünschte Absender lassen sich melden und blocken.
Dazu wird am iPhone zunächst die Nachrichten-App gestartet. Dann zum Tab Unbekannte Absender wechseln – damit dieser Tab sichtbar ist, muss die zugehörige Filter-Funktion in den Einstellungen aktiviert sein.
Auf diesem Tab jetzt die Spam-Nachricht antippen. Unterhalb der Nachricht erscheint ein Link zum Melden. Ein Tipp auf diesen Link blendet ein Menü ein, in dem sich die Funktion zum Löschen und Melden als Spam versteckt. Auf die gleiche Weise dann mit allen anderen Müll-Nachrichten verfahren.
