Lange und breite Tabellen werden schnell unübersichtlich. Beim Betrachten der Werte verrutscht man oft mal in der Zeile. Damit das nicht passiert, formatieren Profis die Zeilen in wechselnden Farben, zum Beispiel abwechselnd in Weiß und Hellblau. Seit Excel 2007 muss man das nicht mehr per Hand erledigen. Excels Tabellenformatierung erledigt die Farbgebung automatisch.
Um Tabellen auf einen Schlag farbig und mit wechselnden Zeilenfarben zu formatieren, im Menüband „Start“ auf „Als Tabelle formatieren“ klicken und das Layout auswählen. Anschließend mit gedrückter Maustaste den gewünschten Bereich der Tabelle markieren und [Return] drücken. Fertig ist das Profi-Design.
Damit wichtige Mails nicht versehentlich im Spamfilter landen, gibt’s bei Outlook „Whitelists“ mit sicheren Absendern. Alle Mails von Absendern dieser Liste passieren ungeprüft den Spamfilter. Outlook kann die Weiße Liste sogar automatisch füllen.
Um die Whitelist nicht manuell um Adressen von Freunden und Bekannten erweitern zu müssen, lässt sich Outlook so einstellen, dass alle Empfänger von selbst verfassten E-Mails automatisch in der Liste der sicheren Absender landen. Dazu in Outlook 2007 den Befehl „Extras | Optionen | Einstellungen | Junk-Mail“ aufrufen bzw. bei Outlook 2010 in der linken Spalte auf den Ordner „Junk-Mail“ klicken, dann mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Junkmail klicken und den Befehl „Junk-E-Mail | Junk-E-Mail-Optionen“ aufrufen.
Im folgenden Dialogfenster das Register „Sicherer Absender“ öffnen, die Option „Personen, an die ich E-Mails schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen“ aktivieren und die Änderung mit OK bestätigen.
Wer eine schnelle Übersetzung braucht, kann mit Online-Übersetzern komplette Dokumente übersetzen lassen. Meist wird dazu der Text aus dem Word-Dokument kopiert und ins Formular des Onlineübersetzers eingefügt. Eigentlich überflüssig, da sich seit der Version 2003 Dokumente auch direkt aus Word heraus übersetzen lassen.
Und zwar so: Bei Word 2007 und 2010 auf „Überprüfen“ sowie „Recherchieren“ klicken oder bei Word 2003 den Befehl „Extras | Recherchieren“ aufrufen. Dann unten rechts auf „Rechercheoptionen“ klicken und über „Dienste hinzufügen“ die Adresse des Online-Übersetzers ergänzen. Für den Microsoft Translator lautet die Adresse zum Beispiel
Im Assistenten auf „Weiter“ und „Installieren“ klicken. Zum Übersetzen die gewünschte Textpassage markieren und mit gedrückter [Alt]-Taste auf die Markierung klicken. Per Klick auf den grünen Pfeil rechts neben „Gesamtes Dokument übersetzen“ wird der komplette Text von der gewählten Ursprungs- in die Zielsprache übersetzt.
In vielen Mails geht es um Termine wie Einladungen. Mit einem Trick lässt sich Outlook so konfigurieren, dass Empfänger sofort erkennen, ob der Termin bereits verstrichen ist. Die E-Mail wird einfach mit einem Verfallsdatum versehen. Ist der Termin abgelaufen, wird die Nachricht entsprechend gekennzeichnet.
Allerdings funktioniert’s nur, wenn beide Seiten (Absender und Empfänger) mit Outlook arbeiten. Um Mails mit einem Verfallsdatum zu versehen, im Nachrichtenfenster das Register „Optionen“ öffnen und im Menüband bei „Weitere Optionen“ auf den kleinen Pfeil klicken. Dann im Abschnitt „Übermittlungsoptionen“ die Option „Nachricht läuft ab nach“ aktivieren und das Ablaufdatum festlegen. Abgelaufene Nachrichten werden beim Empfänger (sofern Outlook zum Einsatz kommt) grau schattiert und durchgestrichen formatiert.
Dass Excel ein Zahlenkünstler ist, merkt man spätestens dann, wenn lange Text in die Tabelle sollen. Ist der Text zu lang für die Zelle, ragt er über die Zellbegrenzung hinaus. Zwei Tricks sorgen für eine vernünftige Darstellung.
Meist reicht es, mit dem Befehl „Ausrichtung“ aus dem „Start“-Menüband den Zeilenumbruch zu aktivieren und damit den Text so zu formatieren, dass er innerhalb der Zeile nach unten fließt. Was viele nicht wissen: zu langer Text lässt sich auch auf untereinander liegende Zellen verteilen. Hierzu die Zelle markieren und dann im „Start“-Menüband auf „Bearbeiten“ und das Symbol „Füllbereich“ (ein nach unten weisender Pfeil) klicken. Mit der Füllmethode „Blocksatz“ wird der Text auf die Zellen verteilt.
Aus E-Mails ergeben sich oft Termine. Werden Meetings zum Beispiel per E-Mail anberaumt, muss man den passenden Termin manuell in den Kalender eintragen. E-Mail-Anhänge und Mailtexte gehen dabei aber verloren. Es geht auch komfortabler.
Um aus einer E-Mail einen Termin zu machen und dabei den Mailtexte mit ins Terminfenster zu übernehmen, die Mail mit gedrückter linker Maustaste in die linke Spalte auf „Kalender“ ziehen. Outlook legt einen neuen Termin an und übernimmt den Nachrichtentext der Mail ins Notizfeld.
Soll die gesamte Mail inklusive Anhang übernommen werden, die Mail mit gedrückter rechter(!) Maustaste auf den Kalender ziehen und im Kontextmenü den Befehl „Hierhin kopieren als Termin mit Anlage“ aufrufen. Jetzt landet die komplette Mail im Notizfeld des Termins.
Wenn mehrere Personen mit dem Rechner arbeiten, können diese immer nachverfolgen, woran man zuletzt gearbeitet hat. Das Office- bzw. Datei-Menü listet brav die zuletzt geöffneten Dokumente auf. Wer das nicht möchte, kann den Dokumentverlauf abschalten.
Damit Office keine Dateien mehr in die Liste der zuletzt verwendeten Dokumente aufnimmt, bei Word 2007 auf den runden Office-Button oben links und dann auf die Schaltfläche „xyz-Optionen“ klicken, zum Beispiel „Excel-Optionen“. Ab Office 2010 reicht der Befehl „Datei | Optionen“.
Dann in den Bereich „Erweitert“ klicken und im Feld „Diese Anzahl zuletzt verwendeter Dokumente“ den Wert „0“ eintragen. Die Änderung mit OK bestätigen. Jetzt spielt es keine Rolle, welche und wie viele Dokumente man öffnet – die Liste der zuletzt verwendeten Dokumente bleibt leer.
Seit der Version 2007 gibt’s in Word den praktischen Navigationsbereich. Der verschafft bei großen Dokumenten nicht nur einen schnellen Überblick, sondern hilft auch bei der Suche. Das bietet mehr Möglichkeiten als immer nur zur nächsten oder vorherigen Fundstelle zu springen. Sehr nützlich ist die Gesamtübersicht aller Treffer.
Das clevere Suchen über den Navigationsbereich funktioniert folgendermaßen: Mit der Tastenkombination [Strg][F] wird die Suchfunktion gestartet und gleichzeitig am linken Rand der Navigationsbereich eingeblendet. Alternativ lässt er sich mit dem Befehl „Ansicht | Navigationsbereich“ aktivieren.
Dann ins Suchfeld den Suchbegriff eingeben und [Return] drücken. Wie gewohnt kann man jetzt mit den Pfeiltasten zu den Treffern springen. Viel angenehmer ist die Gesamtübersicht: wenn im Navigationsbereich die mittlere Registerkarte aktiviert wird, zeigt Word die Treffer in den Miniaturansichten der Seiten. Ist das Dokument mit Überschriften gegliedert verrät das erste Register, in welchen Kapiteln und Abschnitten der Suchbegriff vorkommt.
