13.10.2018 | Office
Oft ist es wichtig, dass das gesamte Team über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden gehalten wird. Sollen einige Dateien per eMail an die Kollegen verschickt werden, muss deswegen aber nicht jeder Empfänger alle Anlagen erhalten. Dies lässt sich über einen Umweg erzielen.
Microsoft Outlook bietet keine direkte Funktion an, über die die Anlagen einer Nachricht für CC-/BCC-Empfänger abgetrennt werden könnten. Das liegt aber nicht an Office, sondern ist eine Einschränkung durch das Protokoll zum Versenden von eMails (SMTP). Folgende Möglichkeiten gibt es jetzt:
- Senden einer zweiten Kopie ohne Anhänge
Nachdem Sie Ihre ursprüngliche Nachricht mit Anlagen gesendet haben, gehen Sie in Ihren Ordner Gesendete Objekte und leiten Sie die Nachricht an die weiteren Empfänger weiter. Sie können nun die Anhänge entfernen und auch eine kleine Notiz schreiben, dass Sie sie ohne Anhänge weitergeleitet haben.
- Links zu den Anlagen senden
Idealer und einfacher wäre es, die Anhänge an einem (sicheren) Ort zu platzieren, zu dem der/die Haupt-Empfänger ebenfalls Zugang hat (haben). Dies kann eine Netzwerkfreigabe oder auch eine der vielen heute verfügbaren File-Sharing-Websites wie OneDrive oder Dropbox sein.
Sie würden dann nur noch die Links zu diesen Dokumenten und Dateien in Ihrer E-Mail angeben. Die Personen, die es lesen müssen, können es bei Bedarf herunterladen.
25.05.2018 | Windows
Selbst in Zeiten von Cloud-Speicher und dem gemeinsamen Arbeiten an Dateien werden immer noch viele Dateien per eMail versendet. Besonders schnell klappt das direkt über ein Ordner-Fenster des Datei-Explorers – über das Menü „Senden an“.
Dateien lassen sich als Anlage einer neuen eMail verschicken, indem sie mit der rechten Maustaste angeklickt werden. Im Menü dann auf Senden an, eMail-Empfänger klicken. Das Problem: Dieser Eintrag arbeitet nicht immer wie gewünscht.
In solchen Fällen gibt es noch zwei weitere Methoden, die gewünschte Datei an einen neuen eMail-Entwurf anzuhängen:
- Entweder man öffnet zunächst das Fenster zum Schreiben einer eMail und zieht die Datei dann bei gedrückter Maustaste in das Fenster.
- Oder man klickt im Menü statt auf Senden an auf Teilen, Mail.
25.05.2018 | Internet
Empfängt man eine eMail mit Anlage, wäre es schlecht, diese zu übersehen und dann wichtige Infos nicht zu kennen. Damit das nicht mehr passieren kann, werden Dokumente und Bilder im neuen Gmail-Design in den Mittelpunkt gerückt.
Hier geht es um die Web-Oberfläche von Gmail. Dort erscheinen eMails, die Anlagen haben, schon in der Übersicht der Nachrichten – mit den Namen der jeweiligen Anhänge. So erkennen Sie wichtige eMails auf den ersten Blick und können die Anlagen mit nur einem Klick öffnen.
Mit einem Trick können übrigens sofort alle Nachrichten aufgeliestet werden, die eine Anlage haben. Dazu einfach oben in die Suchleiste von Gmail den Begriff has:attachment eintippen und mit [Enter] bestätigen.
14.03.2018 | Office
Wer mit anderen zusammenarbeitet, muss oft Dateien per eMail verschicken. Über das Büroklammer-Symbol in Microsoft Outlook lassen sich zwar Dateien aus der Cloud und von der Festplatte anhängen. Nutzt man die Funktion sehr oft, dauert aber auch das zu lange.
Ungeachtet dessen, ob eine oder mehrere Dateien an eine eMail angehängt werden sollen – der Weg ist immer der gleiche. Wir zeigen, wie sich Anlagen am schnellsten an einen Outlook-Entwurf anfügen lassen:
- Zunächst sollte man wissen, wo auf der Festplatte sich die Elemente befinden, die angehängt werden sollen.
- Nun werden die Dateien, Bilder oder Dokumente markiert, sodass sie ausgewählt sind.
- Danach einfach bei gedrückter Maustaste in das Outlook-Fenster mit der begonnenen eMail ziehen.
Wichtig: Hier müssen die Anlagen im Bereich für den Inhalt fallen gelassen werden, nicht in einem der oberen Felder für Empfänger oder den Betreff.
Sofort hängt Outlook die Dateien an den Entwurf an, und er kann gesendet werden.
08.03.2018 | Internet
Große Dateien lassen sich über den Web-Dienst Google Mail nicht versenden. Bei Gmail gilt zum Senden von Anlagen ein Limit von 25 MB. Wer mehr Inhalte anhängen möchte, muss auf Cloud-Speicher zurückgreifen.
Besonders beliebt ist der Anbieter Dropbox mit seinen mehreren Gigabyte kostenlosem Speicher – je nach Paket und Anzahl eingeladener Freunde. Dieser Speicher lässt sich auch für eMail-Anlagen nutzen. Dann wird in der Nachricht nur noch ein Link mitgesendet.
Die einfache Einbindung der Dropbox in Gmail gelingt mit einer Chrome-Erweiterung, die Dropbox selbst entwickelt hat. Hier kann der Nutzer vor dem Einfügen eines Links in eine neue eMail auch Vorschauen der gewünschten Dateien einfügen – auch für Bilder.
Das Dropbox-Add-On für den Google Chrome-Browser lässt sich direkt aus dem Chrome Web Store herunterladen:
https://chrome.google.com/webstore/detail/dropbox-for-gmail/dpdmhfocilnekecfjgimjdeckachfbec?hl=de
31.12.2016 | Office
Rechnungen und andere wichtige Dokumente werden in einem Büro häufig per eMail an andere Leute gesendet. Anstelle eine neue Nachricht zu erstellen und dann die Datei manuell anzuhängen, lässt sich die Word-Datei auch mit einem einzigen Klick anfügen.
Word-Dokumente können mit einem Klick als eMail versendet werden. Der dazu nötige Button wird dazu oben in die Leiste für den schnellen Zugriff eingebaut. Das geht so:
- Oben links im Menü über den Beschriftungen der Tabs auf den Pfeil nach unten klicken.
- In der Liste den Eintrag Dokument senden mit einem Haken versehen.
Ab sofort kann das aktuelle Word-Dokument durch Klick auf das Umschlag-Symbol direkt an eine neue eMail angehängt werden.
19.03.2016 | Windows
Bei vielen eMail-Anbietern ist die Größe von Anlagen, die man an Nachrichten anhängen kann, begrenzt. Beispielsweise darf eine Anlage beim kostenlosen Web.de nicht größer als 20 MB sein. Wie man große eMail-Anlagen dennoch auf die Reise bringen kann, steht in diesem Tipp.
- Dateien verkleinern:
Werden große Dateien als *.zip-Archiv komprimiert, schrumpft die Dateigröße. Dazu öffnet man in Windows den Explorer, navigiert zum betreffenden Ordner und markiert die Elemente, die gesendet werden sollen, bei gedrückter [Strg]-Taste. Dann mit der rechten Maustaste klicken und im Kontextmenü die Funktion Senden an, ZIP-komprimierter Ordner auswählen. Beim Finder am Mac geht es ähnlich: Hier werden die Elemente mit der [Cmd]-Taste ausgewählt und per Rechtsklick, Komprimieren geschrumpft.
- Per Cloud versenden:
Besonders viel Platz lässt sich sparen, wenn die eMail nicht mit Anlage, sondern nur mit einem Link auf die Datei(en) versendet wird. Die eigentlichen Daten liegen dabei bei einem Cloud-Anbieter, z. B. Dropbox, iCloud (Maildrop) oder Google Drive.
24.11.2015 | Tipps
Gehören mehrere eMails zu einem gemeinsamen Thema, werden sie in Gmail untereinander als Unterhaltung angezeigt. Kommen viele Nachrichten zusammen, ist es mühsam, die Anlagen jeder eMail einzeln herunterzuladen. Mit einem Trick klappt das in einem Rutsch.
Dazu wird die Gmail-Unterhaltung zunächst geöffnet. Jetzt oben in der Symbolleiste auf den Klapp-Button „Mehr“ klicken. Hier findet sich unter anderem auch eine Option namens „Alle weiterleiten“. Damit kann man den gesamten Thread an sich selbst schicken.
Die weitergeleitete Nachricht dann öffnen und unten bei den Anlagen auf „Alle herunterladen“ klicken. Schon landet ein *.zip-Archiv mit allen Dateien aus den eMails auf der eigenen Festplatte. Je nach Größe kann der Download einige Augenblicke dauern.
