Alles, was Sie immer wieder machen müssen, nervt. Automatisierung ist eine hilfreiche Methode, damit Sie sich Aufwand sparen können. Leider lassen sich nicht alle Tätigkeiten in Word automatisieren, manchmal gibt es aber Umwege, mit denen das doch geht. So beispielsweise das Einfügen eines Logos, das Sie immer wieder brauchen. Nutzen Sie dazu dafür einfach die AutoText-Funktion, auch wenn die eigentlich nicht dafür gedacht ist!
Wer viele gleichartige Dokumente verfasst, zum Beispiel Rechnungen, muss immer wieder das Gleiche tippen, nur mit unterschiedlichen Einzelwerten. Word kann einem da den Großteil der Arbeit abnehmen – und beim Eintippen von wenigen Buchstaben komplette Textvorlagen einfügen. Das geht viel schneller als Kopieren und Einfügen.
Mit der AutoKorrektur klappt das, indem zuerst der Text herausgesucht und markiert wird, den man immer wieder eintippen muss. Jetzt auf „Extras, AutoKorrektur…“ (Mac) oder auf „Datei, Optionen, Dokumentprüfung, AutoKorrektur-Optionen…“ (Windows) klicken.
Nun wird ins Textfeld „Ersetzen:“ ein Kurztext eingegeben, den man später eintippen will, um die Langversion abzurufen. Dabei sollte der Kurztext auf keinen Fall einem Wort entsprechen, das man sonst auch verwendet. Nennt man ihn etwa „Bitte“ und tippt einige Zeit ohne Nachdenken einen Satz mit dem Wort „Bitte“, könnte Word automatisch den langen Absatz mit der jammernden dringenden Bitte um Geld einfügen, ohne das man das wirklich will.
Nach dem Klick auf „Hinzufügen, Schließen“ öffnet man ein neues leeres Dokument und gibt dann das hinterlegte Kürzel ein – schon steht ein kompletter Brief, in dem man nur noch den Geldbetrag einsetzen muss.
Mit Textkürzeln lassen sich oft benötigte Text-Bausteine schneller in ein Word-Dokument einfügen. Manchmal allerdings funktionieren die gewohnten AutoText-Einträge plötzlich nicht mehr. Was läuft hier schief – und wie beheben Sie das Problem?
AutoText-Einträge werden von Microsoft Word in der Dokumentvorlage abgespeichert. Da die Textverarbeitung für die Rechtschreibprüfung und weitere Funktionen mehrere Sprachen unterstützt, speichert Word für jeden AutoText-Baustein auch die aktuelle Sprache ab.
Verwenden Sie in einem Text viele englische Wörter, kann es dann passieren, dass Word die aktuelle Textsprache von Deutsch auf Englisch umschaltet. In der Folge findet Word die hinterlegten Textbausteine nicht mehr. Des Rätsels Lösung ist denkbar einfach: Klicken Sie einfach in der Windows-Taskleiste rechts auf das Sprachkürzel, und stellen Sie manuell wieder Deutsch ein. Wiederholen Sie das dann mit der Word-Sprache, die Sie unten in der blauen Statusleiste per Klick auf den Namen der Sprache ändern. Dann funktionieren die Textkürzel auch wieder wie gewohnt.
Wenn Sie immer wieder die gleichen Phrasen verwenden, etwa Anreden oder Grußformeln, wissen Sie sicher den Zeitspar-Effekt von AutoText-Einträgen in Microsoft Word zu schätzen. Manchmal klappt die automatische Ersetzung allerdings nicht wie sonst. Woran kann das liegen? Und wie behebt man das Problem? (mehr …)
Wenn Sie in Dokumenten immer wieder die gleichen langen Begriffe verwenden, können Sie sich die Tipp-Arbeit einfacher machen. Denn die Microsoft-Textverarbeitung kann Ihnen Wörter und Ausdrücke zum automatischen Vervollständigen vorschlagen. Dann müssen Sie nur noch die ersten 4 Buchstaben eintippen. Möglich macht’s die AutoText-Funktion. (mehr …)
Jeder, der viele E-Mails schreibt, kennt es: Immer wieder nutzt man ähnliche Formulierungen für Anrede, Grußformel am Ende und so weiter. Wer iPhone oder iPad verwendet, um auch unterwegs zu korrespondieren, der kann es sich sparen, „Mit freundlichen Grüßen“ immer auszuschreiben. Aus Microsoft Word ist die Funktion als AutoText bekannt: Definieren Sie Textkürzel, die automatisch durch die vollständige Version ersetzt werden. Seit iOS 5 geht das.
Um eigene Kurzbefehle einzurichten, drücken Sie als Erstes auf den Home-Button. Tippen Sie anschließend auf „Einstellungen“, schalten zum Bereich „Allgemein, Tastatur“. Um einen neuen Textbaustein hinzuzufügen, tippen Sie auf „Kurzbefehl hinzufügen…“ und geben den Text (die Langversion) und das Kürzel dazu ein. Das Textkürzel sollte übrigens mindestens 2 Zeichen haben.
Nachdem Sie auf „Sichern“ getippt haben, wird der hinterlegte Ausdruck immer dann eingefügt – und als Rechtschreib-Vorschlag angeboten – wenn Sie die Abkürzung eingeben.
Bei der Rechtschreibprüfung nimmt Word auch AutoTexte unter die Lupe. Das ist meist lästig, da es sich bei AutoTexten oft um Eigennamen oder Fachausdrücke handelt und Word die Begriffe jedes Mal moniert. Mit einem Trick lassen sich AutoTexte von der Rechtschreibprüfung ausnehmen.
Das geht so: Den AutoText in ein leeres Dokument eingeben und markieren. Bei Word 2003 anschließend den Befehl „Extras | Sprache | Sprache festlegen“ aufrufen, die Option „Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen“ markieren und mit OK bestätigen. Dann den markierten Text mit „Einfügen | Autotext | Neu“ erneut in die Autotext-Liste aufnehmen.
Bei Word 2007 und 2010 den Befehl „Überprüfen | Sprache | Sprache für Korrekturhilfen festlegen“ aufrufen und dort „Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen“ markieren. Als neuer Autotext wird der so bearbeitete Text mit dem Befehl „Einfügen | Text | Schnellbausteine“ und „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“ aufgenommen.
Die Autotext-Funktion ist dafür bekannt, häufig benutzte Textpassagen oder Floskeln per Kürzel einzugeben. Das Ganze funktioniert auch mit Grafiken. So lässt sich zum Beispiel mit dem Kürzel „Sig“ die eigene Unterschrift unter Dokumente setzen.
Damit’s funktioniert, muss zuerst die Unterschrift eingescannt und als Grafikdatei auf dem Rechner gespeichert werden, etwa als „unterschrift.jpg“. Dann über den Befehl „Einfügen | Grafik“ die eingescannte Unterschrift in ein leeres Dokument einfügen. Die Unterschrift markieren und in Word 2007 oder 2010 im Menüband „Einfügen“ auf „Schnellbausteine“ sowie „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“ klicken. Dann das gewünschte Kürzel wie „sig“ eingeben und mit Ok bestätigen. Wird jetzt in neuen Dokumenten das Kürzel „sig“ eingegeben und die Taste [F3] gedrückt, tauscht Word das Kürzel gegen die eingescannte Unterschrift aus.
