Dateien speichern Sie schon lange nicht mehr nur lokal auf der Festplatte. Mehr und mehr geht der Trend zu Cloud-Speichern wie OneDrive, Dropbox und anderen. Der Vorteil: Sie können Ihre Dateien nicht nur auf einem Rechner, sondern auf jedem, der eine Internetverbindung zur Verfügung hat. Inklusive Ihres Smartphones. Das ist aber noch nicht alles, denn Sie können Dateien auch für andere Anwender freigeben.
Zu Recht ist Dropbox eine der führenden Apps für Cloud-Synchronisierung. Dabei lässt sich Dropbox nicht nur am Windows-PC und Mac sowie mobil nutzen, sondern auch unter Linux. Bei Ubuntu zum Beispiel.
Zur Installation von Dropbox in Ubuntu wird die Datei /etc/apt/sources.list mit Admin-Rechten bearbeitet, um folgende Zeilen einzutragen:
# Dropbox update repo
deb https://linux.dropbox.com/ubuntu version main
Dabei das Wort „Version“ durch den Ubuntu-Codenamen ersetzen, etwa „xenial“.
Nach dem Speichern sudo apt update aufrufen, damit die Liste neu geladen wird. Jetzt noch den APT-Key hinzufügen und Dropbox installieren:
sudo apt-key adv –keyserver pgp.mit.edu –recv-keys 1C61A2656FB57B7E4DE0F4C1FC918B335044912E [Enter]
sudo apt install dropbox[Enter]
Große Dateien lassen sich über den Web-Dienst Google Mail nicht versenden. Bei Gmail gilt zum Senden von Anlagen ein Limit von 25 MB. Wer mehr Inhalte anhängen möchte, muss auf Cloud-Speicher zurückgreifen.
Besonders beliebt ist der Anbieter Dropbox mit seinen mehreren Gigabyte kostenlosem Speicher – je nach Paket und Anzahl eingeladener Freunde. Dieser Speicher lässt sich auch für eMail-Anlagen nutzen. Dann wird in der Nachricht nur noch ein Link mitgesendet.
Die einfache Einbindung der Dropbox in Gmail gelingt mit einer Chrome-Erweiterung, die Dropbox selbst entwickelt hat. Hier kann der Nutzer vor dem Einfügen eines Links in eine neue eMail auch Vorschauen der gewünschten Dateien einfügen – auch für Bilder.
Das Dropbox-Add-On für den Google Chrome-Browser lässt sich direkt aus dem Chrome Web Store herunterladen:
https://chrome.google.com/webstore/detail/dropbox-for-gmail/dpdmhfocilnekecfjgimjdeckachfbec?hl=de
Wer wichtige Daten in einem Cloud-Dienst wie Dropbox speichert, sollte vielleicht darüber nachdenken, diese Daten zusätzlich zu schützen. Zumindest dann, wenn der Account auf verschiedenen mobilen Geräten genutzt wird. Um zu verhindern, dass jeder, der das Handy in die Finger bekommt, Zugriff auf die Dropbox-Inhalte hat, kann ganz einfach ein Pincode festgelegt werden.
Wer ein Dokument mit Word verfasst – etwa eine Dokumentation mit Screenshots –, der muss solche Bilder gelegentlich auf den neuesten Stand bringen. Mit einem Trick können in Word-Dateien auch Bilder eingebaut werden, die sich selbst updaten.
Dazu wird das Bild im Internet bei Dropbox gehostet. Jetzt das gewünschte Dokument öffnen. Dann oben auf Einfügen, Schnellbausteine, Feld… klicken.
Hier das Feld InsertPicture auswählen, in den Eigenschaften den direkten Link zu dem im Internet gehosteten Bild eintragen. Bei Dropbox-Links dabei „www.dropbox.com“ mit „dl.dropboxusercontent.com“ ersetzen.
Auf der rechten Seite die Optionen Daten nicht im Dokument gespeichert, Größe horizontal anhand der Quelle ändern und Größe vertikal anhand der Quelle ändern markieren. Nach dem Einfügen lässt sich das Bild einfach bei Dropbox ersetzen und wird beim nächsten Öffnen der Word-Datei aktualisiert.
Zum einen sind Cloudspeicher-Dienste wie Dropbox eine tolle Möglichkeit, um wichtige Daten jederzeit auf all wicntigen Geräten abrufen zu können. Zum anderen fallen durch die Nutzung solcher Cloud-Dienste aber auch eine Menge Cache-Daten an, die Speicherplatz einnehmen und Ihr Gerät im Endeffekt langsamer machen können. Wie Sie den Chache Ihrer Dropbox sowohl auf dem iPhone, als auch auf Android Smartphones leeren, zeigen wir Ihnen hier.
Über die Dropbox-Cloud können Dateien und Dokumente sowie Bilder leicht mit Kollegen und Freunden geteilt werden. Am einfachsten funktioniert dies, indem mit Dropbox ein Link auf die entsprechende Datei erstellt wird. Das Problem: Hat man diesen Link einmal versendet und stellt dann fest, dass die falsche Datei hochgeladen wurde, wäre es am besten, wenn die Datei korrigiert werden könnte, ohne den Link ungültig zu machen.
Allerdings weigert sich die Dropbox, eine Datei anzunehmen, wenn sie mit dem gleichen Namen und der gleichen Erweiterungen am gleichen Ort gespeichert werden soll. Dies gilt allerdings nicht, wenn die Datei oder das Bild über den Sync-Client ersetzt wird. In diesem Fall wird das Dokument anstandslos und ohne weitere Rückfragen in die Dropbox hochgeladen – und bereits zuvor erstellte Links auf den Inhalt bleiben dabei erhalten.
Besonders sinnvoll ist dies ist zum Beispiel dann, wenn andere Dropbox-Nutzer bei einer freigegebenen Datei bereits Kommentare in der Randspalte hinterlegt haben. Wird der Link beibehalten, bleiben auch diese Kommentare erhalten und gehen nicht verloren, wie es bei einem neu erstellten Freigabe-Link der Fall wäre.
Sollen Dateien in der Dropbox nach einer Weile automatisch wieder verschwinden, lässt sich das mit Bordmitteln des Web-Dienstes allein nicht realisieren. Wer solche Dokumente im Snapchat-Stil hochladen will, nutzt dazu am besten einen Drittanbieter-Dienst.
Finesse ist eine Web-App, mit der sich ein Datum zum automatischen Löschen von Dateien aus dem Dropbox-Konto festlegen lässt:
