Alles, was Sie immer wieder machen müssen, nervt. Automatisierung ist eine hilfreiche Methode, damit Sie sich Aufwand sparen können. Leider lassen sich nicht alle Tätigkeiten in Word automatisieren, manchmal gibt es aber Umwege, mit denen das doch geht. So beispielsweise das Einfügen eines Logos, das Sie immer wieder brauchen. Nutzen Sie dazu dafür einfach die AutoText-Funktion, auch wenn die eigentlich nicht dafür gedacht ist!
Word als Textverarbeitung kann nicht nur Briefe schreiben, sondern auch Dokumente für alle möglichen Anwendungen erstellen. Eine häufige Abwendung sind Listen aller Art. Diese haben eine besondere Eigenschaft, die Word auf den ersten Blick nicht liefert: Die Checkbox. Ob Einkaufsliste oder eine Sammlung von Aufgaben: sie möchten einzelne Elemente nach Erledigung abhaken. Mit zwei kleinen Schritten können Sie Word überzeugen, Sie hier zu unterstützen.
In Restaurants landen Kassenzettel auf einem Spieß, wenn sie nicht gebraucht werden. Eine ähnliche Funktion gibt’s auch in Word. Hier werden allerdings keine Bons aufgespießt, sondern Texte. Die lassen sich dann an anderer Stelle bequem in einem Rutsch einfügen.
Zuerst werden die gewünschten Inhalte „eingesammelt“. Dazu markiert man Passagen, die man in die Sammlung aufnehmen will, und drückt dann [Strg]+[F3]. Standardmäßig werden die markierten Inhalte dabei ausgeschnitten – mit [Strg]+[Z] lässt sich das aber wieder rückgängig machen. Der Text verbleibt dabei in der Sammlung.
Diesen Vorgang jetzt für weitere Texte wiederholen, die ebenfalls eingesammelt werden sollen. Ist die Sammlung vollständig, gibt man an der gewünschten Stelle im Word-Dokument einfach sammlung ein, sieht dann die Vorschau aller kopierten Inhalte und kann sie allesamt per Druck auf [Enter] in das Dokument einfügen – mit ihrer Formatierung.
Die Sammlung kann übrigens auch mit der Maus eingefügt werden: Dazu oben im Menü auf Einfügen und dann auf Schnellbausteine, AutoText, Sammlung klicken.
Eines der neuen Features in Windows 10 ist die neue Cloud-Zwischenablage. Die neue Zwischenablage-Funktion bietet eine Oberfläche, auf der sich Text und Bilder, die zuvor kopiert wurden, ansehen lassen. Außerdem können häufig verwendete Elemente angeheftet und Elemente in der Zwischenablage zwischen Geräten synchronisiert werden.
Die neue Zwischenablage ist standardmäßig nicht aktiviert. Sie finden die Funktion unter Einstellungen, System, Zwischenablage. Wenn Sie mehrere Windows 10-Geräte mit der Version 1809 oder höher verwenden, aktivieren Sie auch die Option Über Geräte hinweg synchronisieren. So können Sie kopierte Inhalte z.B. zwischen Ihrem Büro- und Heim-PC austauschen. Hier können Sie auch alles löschen, was in der Zwischenablage gespeichert ist, außer angeheftete Elemente.
Auch bei aktivierter Cloud-Zwischenablage lassen sich Elemente auf die gleiche Weise kopieren und einfügen. Um den Verlauf von Texten und Bildern, die Sie in der Zwischenablage gespeichert haben, anzuzeigen, drücken Sie [Win]+[V].
Sie können auch häufig verwendete Elemente in der Zwischenablage anheften, indem Sie das Reißzwecken-Symbol auswählen. Angepinnte Elemente bleiben dort, bis Sie sie selbst entfernen, indem Sie auf das jeweilige X-Symbol klicken. Die angehefteten Elemente werden auch mit Ihren anderen Geräten synchronisiert, wenn Sie die Option zur Cloud-Synchronisierung aktivieren.
Die Zwischenablage speichert Text und Bilder bis zu 4 MB. Sie können auch Dateinamen kopieren – die Dateien erscheinen aber nicht im Verlauf, wenn Sie eine Datei kopieren, um sie an einen anderen Ort zu verschieben.
Wenn Sie ein langes Dokument in Word lesen und wichtige Teile markieren, können Sie schnell und einfach den gesamten markierten Text finden, auswählen und kopieren, um ihn dann in ein anderes Word-Dokument einzufügen.
Um Text in einem Word-Dokument hervorzuheben, markieren Sie den gewünschten Text, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche mit dem Markierstift im Abschnitt Schrift auf der Registerkarte Start.
Sie können alle markierten Texte auf einmal auswählen, indem Sie das Such- und Ersetzungswerkzeug in Word verwenden. Drücken Sie dazu [Strg+[H]. Klicken Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf die Registerkarte Suchen. Klicken Sie dann auf Mehr. Klicken Sie anschließend auf Format und wählen Sie dann Hervorheben aus. Um den gesamten markierten Text im Dokument zu finden und auszuwählen, klicken Sie auf Suchen in und stellen Sie Hauptdokument ein. Word sagt Ihnen, wie viele markierte Elemente es gefunden hat. Drücken Sie [Esc] oder klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke des Dialogfelds, um es zu schließen. Alle Ihre markierten Textblöcke sind nun ausgewählt. Drücken Sie [Strg]+[C], um den ausgewählten Text zu kopieren.
Wir werden unseren Text in ein neues Word-Dokument einfügen. Gehen Sie zu Datei, Neu, Leeres Dokument, um ein neues Dokument zu erstellen. Drücken Sie dann [Strg]+[V], um den kopierten Text einzufügen. Jeder einzelne Textblock wird in eine neue Zeile eingefügt.
Sie müssen den kopierten Text nicht in ein anderes Word-Dokument einfügen. Sie können den Text in jedes andere Programm einfügen, das Text akzeptiert, einschließlich anderer Textverarbeitungsprogramme.
Im Word-Dokument können über die Form-Funktion Rechtecke und Linien eingefügt werden. Dazu ist aber immer ein wenig Augenmaß nötig. Saubere Trennlinien zwischen Absätzen lassen sich auch viel einfacher einfügen.
Wer in Word eine Linie zwischen zwei Absätzen einfügen möchte, geht wie folgt vor:
Klappt das Umwandeln der Striche in eine Linie nicht wie zuvor beschrieben, ist eine Einstellung in den AutoKorrektur-Optionen deaktiviert. Sie lässt sich per Klick auf Datei, Optionen, Dokument-Prüfung einschalten: Hier auf den Button AutoKorrektur-Optionen klicken und dann zum Tab AutoFormat während der Eingabe umschalten.
Schließlich wird im Bereich Während der Eingabe übernehmen die Option Rahmenlinien mit einem Haken versehen, bevor die Änderung per Klick auf OK angewendet werden kann.
Wer an wissenschaftlichen oder mathematischen Dokumenten arbeitet, braucht Formeln. Wenn Sie versuchen, eine Formel direkt in Word oder LibreOffice Writer zu setzen, fällt schnell auf, wie schwierig das ist. Einfacher geht’s mit einem extra dafür zugeschnittenen Add-On.
In neueren Versionen von Windows 10 werden nicht nur als Letztes kopierte Texte und Grafiken beibehalten, sondern ein ganzer Verlauf – sogar auf mehreren Geräten. Wer diese freigegebene Zwischenablage leeren will, kann dies mit wenigen Klicks tun.
In Windows 10 „Redstone 5“ lässt sich der Verlauf kopierter Inhalte wie folgt löschen:
Wer die erweiterte Zwischenablage ganz abstellen will, deaktiviert die Schalter weiter oben.
Bild-Quelle: Microsoft
