Peinlicher geht es nicht: In einer Nachricht wird ein Name falsch geschrieben, ein unfeines Wort hat sich hineingeschlichen oder ein dummer Tippfehler. Wusstet ihr, dass ihr das bei WhatsApp und Signal auch nachträglich korrigieren könnt?
Oft ist es wichtig, dass das gesamte Team über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden gehalten wird. Sollen einige Dateien per eMail an die Kollegen verschickt werden, muss deswegen aber nicht jeder Empfänger alle Anlagen erhalten. Dies lässt sich über einen Umweg erzielen.
Microsoft Outlook bietet keine direkte Funktion an, über die die Anlagen einer Nachricht für CC-/BCC-Empfänger abgetrennt werden könnten. Das liegt aber nicht an Office, sondern ist eine Einschränkung durch das Protokoll zum Versenden von eMails (SMTP). Folgende Möglichkeiten gibt es jetzt:
Sie würden dann nur noch die Links zu diesen Dokumenten und Dateien in Ihrer E-Mail angeben. Die Personen, die es lesen müssen, können es bei Bedarf herunterladen.
Wer einen TV mit HDMI-Eingang hat, kann ihn gleichzeitig als zweiten Monitor für den Chrome-Browser nutzen. Das geht mit wenigen Schritten.
Dazu muss im Netzwerk ein Chromecast-Empfänger verfügbar sein. Anschließend am PC oder Mac den Chrome-Browser starten und dann oben rechts auf das Menü-Symbol klicken. Hier findet sich unter anderem der Eintrag Streamen…
Ein Klick auf diese Funktion öffnet einen Dialog, über den sich auswählen lässt, welche Inhalte gestreamt werden sollen – zur Auswahl stehen unter anderem der aktuelle Tab oder auf Wunsch auch gleich der komplette Desktop.
Über die Cloud lassen sich größere Dokumente einfacher an Empfänger senden als per eMail-Anlage. Das Problem: Stellt man solche Dateien in den eigenen Cloud-Speicher, belegen sie dort nur unnötig Platz.
Praktischer ist da ein Internet-Dienst, über den sich die Dateien hochladen und dann per Link an andere verschicken lassen – ohne Registrierung. Ein Beispiel für einen solchen Dienst ist WeTransfer, erreichbar unter www.wetransfer.com.
Über WeTransfer lassen sich Dateien mit bis zu 10 Gigabyte Größe problemlos versenden. Einzige Voraussetzung: Die AGB müssen akzeptiert werden, und man muss die eMail-Adresse des Empfängers kennen. Und natürlich kann der Upload besonders großer Dateien einige Zeit in Anspruch nehmen.
Muss man immer wieder ähnliche Dokumente erstellen, etwa Rechnungen oder Anschreiben, braucht man nicht wiederholt die gleichen Texte zu schreiben und zu formatieren. Diese Mühe kann man sich auch sparen, indem Office-Vorlagen genutzt werden.
Die Vorbereitung eines Dokuments als Vorlage ist leicht: Zuerst eine geeignete Datei auswählen, dann alle persönlichen Informationen des Empfängers entfernen und entweder leer lassen oder mit Platzhaltern versehen.
Jetzt wird die Datei in einem besonderen Verzeichnis gespeichert, dem so genannten Vorlagen-Ordner. Dazu in Word auf Datei, Als Vorlage sichern … (Mac) oder auf Datei, Speichern unter … (Windows) klicken und dann den Datei-Typ Word-Vorlage auswählen.
Ab sofort steht die Vorlage beim Erstellen neuer Dokumente zur Auswahl bereit.
Über die Weiterleitungs-Funktion kann der Inhalt einer empfangenen eMail an eine andere Person gesendet werden. Gelegentlich hat man aber sogar mehrere Nachrichten, die man gesammelt weitergeben möchte. Mit Outlook ist das sehr einfach möglich.
Mehrere eMails lassen sich mit nur drei Klicks gesammelt in eine neue Nachricht verpacken. Hier steht, was man dazu tun muss:
Schicke Designs für eMails, die gibt es nicht nur in Outlook. Auch Yahoo! Mail hat fertige Vorlagen. Das sind Layouts, ähnlich wie ein Brief-Papier. Damit lassen sich eMails verschönern.
Für diese Vorlagen stehen verschiedene Motive parat. So hat der Empfänger eine kleine Freude. Zunächst einen Browser öffnen. Dazu auf das passende Symbol unten am Monitor klicken. Nun die Adresse www.mail.yahoo.com eingeben. Dann mit eMail und Kennwort anmelden.
Jetzt eine neue eMail schreiben. Oben links ist der Button dafür zu sehen. Daneben sieht man ein Stift-Symbol. Dann mit der Eingabe des Textes anfangen. Unten erscheint nun ein kleines Blumen-Symbol. Darauf klicken und die gewünschte Vorlage auswählen. Sie wird dann sofort in die eMail übernommen.
Auf den meisten Android-Handys ist die Gmail-App für das Google-Postfach bereits ab Werk installiert. Auf den ersten Blick kann die Oberfläche der App allerdings etwas kompliziert erscheinen. Hier ein Überblick darüber, wie sich eMails schreiben, beantworten und verwalten lassen.
Nach dem Start der Gmail-App sowie der Einrichtung des Google-Kontos erscheint zunächst die Liste mit angekommenen Nachrichten. Zum Lesen einer eMail tippt man die jeweilige Zeile einfach an. Oben bei den Buttons lassen sich eMails auch archivieren, löschen und als gelesen oder ungelesen markieren. Eine neue eMail wird durch Antippen des runden Stift-Symbols in der unteren rechten Ecke verfasst.
In der Detail-Ansicht einer Nachricht stehen weitere Optionen bereit – etwa zur Markierung mit einem gelben Stern. Zum Antworten tippt man unten auf den Pfeil nach links. Sollen die Kopie-Empfänger die Antwort ebenfalls erhalten, wird stattdessen auf den doppelten Pfeil nach links getippt. Weiterleiten lässt sich eine Nachricht mit dem Pfeil nach rechts.
