Bestimmte Teile eines Dokuments sind bei Word zwar immer gleich, aber doch anders: Ein Datum beispielsweise steht immer an der selben Stelle im Dokument, hat aber abhängig vom aktuellen Tagesdatum einen anderen Wert. Es mach wenig Sinn, wenn Sie in Ihre Vorlage ein Dummy-Datum eintragen und das immer manuell verändern. Das geht deutlich eleganter!
Wer ein Dokument mit Word verfasst – etwa eine Dokumentation mit Screenshots –, der muss solche Bilder gelegentlich auf den neuesten Stand bringen. Mit einem Trick können in Word-Dateien auch Bilder eingebaut werden, die sich selbst updaten.
Dazu wird das Bild im Internet bei Dropbox gehostet. Jetzt das gewünschte Dokument öffnen. Dann oben auf Einfügen, Schnellbausteine, Feld… klicken.
Hier das Feld InsertPicture auswählen, in den Eigenschaften den direkten Link zu dem im Internet gehosteten Bild eintragen. Bei Dropbox-Links dabei „www.dropbox.com“ mit „dl.dropboxusercontent.com“ ersetzen.
Auf der rechten Seite die Optionen Daten nicht im Dokument gespeichert, Größe horizontal anhand der Quelle ändern und Größe vertikal anhand der Quelle ändern markieren. Nach dem Einfügen lässt sich das Bild einfach bei Dropbox ersetzen und wird beim nächsten Öffnen der Word-Datei aktualisiert.
Wird ein Word-Dokument gedruckt, ist es ärgerlich, wenn man zuvor vergessen hat, das Datum oder ein Inhaltsverzeichnis auf den neuesten Stand zu bringen. Damit kein Papier mehr durch veraltete Daten vergeudet werden muss, kann Word Felder beim Drucken selbsttätig aktualisieren.
Damit Inhalts-, Datums- und andere Felder, die in einem Word-Dokument enthalten sind, beim Start des Ausdrucks automatisch auf den neuesten Stand gebracht werden, aktiviert man eine Option in den Word-Einstellungen.
In Word 2016 für Windows dazu auf Datei, Optionen klicken. Hier die Rubrik Anzeige öffnen und den Haken bei Felder vor dem Drucken aktualisieren setzen. Die Änderung wird dann noch per Klick auf OK bestätigt.
Übrigens: Diese Option lässt sich auch am Mac einrichten.
Bei längeren Dokumenten macht es Sinn, zur leichteren Navigation ein Inhaltsverzeichnis zu integrieren. So lassen sich die einzelnen Kapitel mit nur einem Klick direkt erreichen. Dumm nur, wenn an dem Dokument gearbeitet wurde und das Verzeichnis beim Ausdrucken nicht mehr auf dem neuesten Stand ist. Das lässt sich vermeiden.
Das kann nicht mehr passieren, wenn man Word so einstellt, dass Felder (also auch Inhaltsverzeichnisse) vor dem Ausdrucken von Dokumenten immer erst aktualisiert werden.
In Microsoft Word für Mac klickt man dazu im Menü auf Word, Einstellungen. Dann zum Bereich Drucken wechseln. Hier unter der Überschrift Druckoptionen den Haken bei der Option Felder aktualisieren setzen.
Dynamische Inhalte lassen sich in einem Word-Dokument einfügen, indem Felder zum Einsatz kommen. So können Datums-Angaben oder Seiten-Zahlen automatisch aktualisiert werden. Das Problem: Felder sieht man nicht auf den ersten Blick.
Damit Felder in einem Word-Dokument besser erkennbar sind, kann die graue Schattierung, die beim Anklicken eines Felds erscheint, wahlweise auch dauerhaft sichtbar gemacht werden. So ist dann sofort sichtbar, ob ein Text aus einem Feld stammt oder ob es sich um einen statischen Text handelt, der nicht dynamisch aktualisiert wird.
Die Sichtbarkeit von Feldern lässt sich in der Windows-Version von Word 2016 verbessern, indem auf Datei, Optionen, Erweitert geklickt wird. Auf der rechten Seite dann die Überschrift Dokument-Inhalt anzeigen suchen und dort die Option für die Feld-Schattierung ändern auf Immer. Wirksam wird die Änderung, sobald sie mit OK bestätigt wird.
Text in einem Word-Dokument muss nicht statisch sein. Über Felder lassen sich Inhalte auch dynamisch ermitteln. Das können zum Beispiel das aktuelle Datum oder die Anzahl der Seiten in einem Dokument sein, die oben oder unten auf dem Papier stehen sollen. Wird ein Dokument gedruckt, sollten vorher die Felder auf den neuesten Stand gebracht werden.
Dazu gibt es in Word eine eigene Option. Sie sorgt dafür, dass das Programm vor dem Drucken alle enthaltenen Felder aktualisiert. So wird sie aktiviert:
In der Windows-Version klickt man auf Datei, Optionen, Anzeige und setzt dann unter der Überschrift Druck-Optionen einen Haken bei Felder vor dem Drucken aktualisieren. Die Änderung wird dann durch Klick auf OK übernommen.
Am Mac drückt man in Word entweder [Cmd]+[Komma] oder klickt auf Word, Einstellungen. Im Bereich Drucken dann bei Druck-Optionen die Einstellung Felder aktualisieren mit einem Haken versehen.
Werden in einem Word-Dokument Grafiken nicht direkt eingefügt, sondern über ein Feld verknüpft, können sie später nicht immer korrekt geladen werden. Ebenso sind auch andere Felder, etwa für ein automatisches Datum oder eine Seiten-Zahl, nicht immer richtig. Mit einem Trick lassen sich alle Felder einer Datei automatisch auf den neuesten Stand bringen.
Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
In Word-Dokumenten ist nicht alles Text, was wie Text aussieht. Hinter Spezialbereichen wie Inhaltsverzeichnis oder Index stecken Feldfunktionen, die sich dynamisch ändern. Sollen solche Bereiche über die Zwischenablage in andere Programme übernommen werden, kann es zu Problemen kommen. Hier hilft nur das Auflösen der Feldfunktionen.
Um Inhalte aus Feldfunktionen fehlerfrei zu kopieren, sollten Felder in normalen Text umgewandelt werden. Hierzu zum Beispiel das Inhaltsverzeichnis markieren und die Tastenkombination [Strg][Shift/Umschalten][F9] drücken. Die Feldfunktion wird aufgelöst und durch normalen Text ersetzt – der sich wie gewohnt über die Zwischenablage kopieren lässt. Um nach dem Kopieren wieder zur Feldfunktionen zurückzukehren, mit [Strg][Z] den letzten Befehl (das Auflösen der Feldfunktion) wieder rückgängig machen.
