Excel als reines Tabellen-Programm zu nutzen, ist nur ein ganz kleiner Teil der tatsächlichen Anwendung. Tatsächlich aber bietet die Tabellenkalkulation auch ohne die ganzen Formeln eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Ihnen die Darstellung von Daten erleichtert. Vor allem die Sortierung der Daten in der Tabelle ist ein mächtiges Werkzeug. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Tricks.
USB-Sticks können leicht verloren gehen und/oder gestohlen werden. Das bedeutet, dass alles auf Ihren USB-Sticks eine Art Verschlüsselung haben muss, um Diebe und Schnüffler abzuschrecken. Mit VeraCrypt lässt sich das schnell einrichten.
Schließen Sie zunächst Ihren USB-Stick an Ihren Computer an. Als nächstes laden Sie VeraCrypt herunter, installieren und öffnen es. Klicken Sie auf Volume erstellen. Wählen Sie die zweite Option zum Erstellen eines Volumes innerhalb einer Partition/eines Laufwerks. Wählen Sie nun Gerät auswählen. Geben Sie Ihr Administrator-Passwort ein und wählen Sie das Gerät aus, das Sie verschlüsseln möchten.
Sie werden dann gewarnt, dass durch die Verschlüsselung des Laufwerks alles gelöscht wird, was sich derzeit auf dem Laufwerk befindet. Wenn Sie also etwas Wichtiges dabeihaben, sichern Sie es zuerst, dann klicken Sie auf Ja.
Als nächstes kommen die Verschlüsselungsoptionen. Wenn Sie den Unterschied zwischen den einzelnen Verschlüsselungsprotokollen nicht kennen, entscheiden Sie sich für Standard-AES und den SHA-512-Hash-Algorithmus.
Nun zum wichtigsten Teil: Das Passwort. Erstellen Sie ein 25-30-stelliges Passwort, Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahlen, Symbole. Klicken Sie auf Passwort anzeigen, um sicherzustellen, dass Sie es richtig eingegeben haben.
Als nächstes generieren Sie starke Verschlüsselungscodes, indem Sie Ihre Maus zufällig durch das VeraCrypt-Fenster bewegen. Wenn der blaue Balken bis zum Ende geht, klicken Sie auf Formatund beobachten Sie, wie VeraCrypt die Arbeit erledigt.
Sie sehen nun, wie Ihr USB-Gerät formatiert wird und wie viel Zeit noch bis zum Ende bleibt. Dann ist es erledigt! Klicken Sie auf OK, um den Formatierungsassistenten zu beenden.
In Restaurants landen Kassenzettel auf einem Spieß, wenn sie nicht gebraucht werden. Eine ähnliche Funktion gibt’s auch in Word. Hier werden allerdings keine Bons aufgespießt, sondern Texte. Die lassen sich dann an anderer Stelle bequem in einem Rutsch einfügen.
Zuerst werden die gewünschten Inhalte „eingesammelt“. Dazu markiert man Passagen, die man in die Sammlung aufnehmen will, und drückt dann [Strg]+[F3]. Standardmäßig werden die markierten Inhalte dabei ausgeschnitten – mit [Strg]+[Z] lässt sich das aber wieder rückgängig machen. Der Text verbleibt dabei in der Sammlung.
Diesen Vorgang jetzt für weitere Texte wiederholen, die ebenfalls eingesammelt werden sollen. Ist die Sammlung vollständig, gibt man an der gewünschten Stelle im Word-Dokument einfach sammlung ein, sieht dann die Vorschau aller kopierten Inhalte und kann sie allesamt per Druck auf [Enter] in das Dokument einfügen – mit ihrer Formatierung.
Die Sammlung kann übrigens auch mit der Maus eingefügt werden: Dazu oben im Menü auf Einfügen und dann auf Schnellbausteine, AutoText, Sammlung klicken.
Um mehr als ein Element auszuwählen, etwa 2 verschiedene Absätze in Word, 4 Zellen in Excel, 3 Grafiken in PowerPoint oder 10 Dateien im Datei-Explorer, kann entweder [Umschalt] oder [Strg] genutzt werden. Die grundlegenden Schritte funktionieren in Microsoft Office, Windows Explorer und vielen anderen Windows-Programmen. Wir zeigen, wie das klappt.
Um einen zusammenhängenden Bereich auszuwählen, kommt die [Umschalt]-Taste zum Einsatz:
Um nicht zusammenhängende Elemente auszuwählen, wird [Strg] verwendet:
Zur Verwaltung von Datensätzen, die miteinander in einer bestimmten Beziehung stehen, eignet sich das Datenbank-Programm Access von Microsoft Office optimal. Allerdings lassen sich die Daten hier weniger gut auswerten als beispielsweise in Excel. Mit einem Trick lässt sich eine beliebige Access-Tabelle aber schnell nach Excel exportieren.
Der Export von Access-Datensätzen in das Tabellen-Programm Excel 2013 oder Excel 2016 klappt mit wenigen Schritten:
Als Erstes wird eine beliebige Access-Datenbank und darin die Tabelle geöffnet, deren Daten in Excel ausgewertet werden sollen.
Im nächsten Schritt oben im Menü die Registerkarte namens Externe Daten markieren.
Hier im Bereich Exportieren auf den Excel-Button klicken.
Daraufhin blendet Access den Assistenten zum Exportieren einer Excel-Tabelle ein. Neben dem Speicherort und Namen für die Excel-Datei wird hier auch festgelegt, ob das Datenbank-Programm die Daten inklusive der Formatierung und des Layouts exportieren darf oder ob ausschließlich die reinen Daten übernommen werden sollen.
Zu einer interessanten eMail gehört auch eine stilvolle Signatur. Hier sind der Name des Absenders sowie seine Kontakt-Informationen zu finden. Wir zeigen, wie sich mit Outlook eine passende Signatur erstellen lässt.
Zunächst erstellt man am besten eine Liste mit Daten, die in der Signatur auf jeden Fall vorkommen sollen. Das können etwa Name, Position, Telefon, Social-Media-Accounts, ein intelligenter Spruch oder auch die eigene Webseite sein.
Die Funktion zum Suchen und Ersetzen kennt jeder aus Microsoft Word. Tatsächlich funktioniert sie auch in Microsoft Excel – allerdings nur dann, wenn eine Tabelle nicht zu viele Zellen enthält. Doch selbst in diesem Fall lassen sich Zellen, die bestimmte Begriffe enthalten, wenigstens farblich markieren. So findet man sie schneller.
Die bedingte Formatierung lässt sich wie folgt einrichten:
Fügt man in Word, Excel oder auch PowerPoint Inhalt aus der Zwischenablage ein, erscheint ein sogenanntes Smart Tag. Darüber lässt sich bei Bedarf eine andere Variante des Einfügens aufrufen – etwa „Nur Text“ oder „Formatierung zusammenführen“. Wer diese Optionen zum Einfügen nicht mehr sehen möchte, kann die Funktion auch ganz abstellen.
Damit die Microsoft Office-Programme die Optionen zum Einfügen von Inhalten nicht mehr anzeigen, zeigen wir am Beispiel von Word 2016, was zu tun ist:
