Um Platz und Papier zu sparen, lassen sich bei der kostenlosen Textverarbeitung OpenOffice Writer mehrere Seiten verkleinert auf ein Blatt drucken. Werden zum Beispiel DIN-A4-Seiten auf das halb so große A5-Format verkleinert, braucht der Druckvorgang nur die Hälfte der Papiermenge.
Um zum Beispiel zwei Seiten im A5-Format nebeneinander zu drucken, den Befehl „Datei | Seitenansicht“ aufrufen. Dann in der Seitenansicht-Symbolleiste links neben der Option „Seitenansicht schließen“ auf das Symbol für „Druckoptionen Seitenansicht“ klicken. Hier das „Querformat“ auswählen und die Aufteilung „eine Zeile“ und „zwei Spalten“ festlegen.
Sind Präsentation mit vielen Diagramme, Fotos und Videos geschmückt, können PowerPoint-Dateien riesengroß werden. Wer Speicherplatz sparen und die Präsentation zum Beispiel per E-Mail verschicken muss, kann sie mit wenigen Schritten komprimieren.
Um mit PowerPoint 2010 die Dateigröße auf ein Minimum zu reduzieren, die Multimedia-Präsentation mit eingebundenen Videos öffnen. Dann auf „Datei“ und „Medien komprimieren“ klicken. Im Untermenü stehen verschiedene Komprimierungsstufen zur Auswahl. Bleibt die Präsentation auf dem Rechner, ist die „Präsentationsqualität“ ideal. Mit „Internetqualität“ wird die Präsentation für die Darstellung auf Webseiten optimiert. Am meisten Platz spart die „Geringe Qualität“, die allerdings auch für sichtbare Qualitätseinbußen sorgt.
Wichtig: Nach dem Komprimieren die Präsentation unter einem anderen Namen speichern, damit nicht versehentlich die Originaldatei überschrieben wird.
