14.01.2009 | Tipps
E-Mails werden meist im tristen Schwarz-Weiß-Einheitslook verschickt. Ganz schön langweilig. Wie wäre es mit ein wenig Abwechslung? Wer möchte, kann mit Windows Mail und Outlook Express Mails mit Hintergrundgrafiken und Wasserzeichen schmücken, etwa mit dem Firmenlogo oder dem eigenen Briefkopf.
Bei den kostenlosen Mailprogrammen Windows Mail und Outlook Express geht’s folgendermaßen: Im Mailfenster den Befehl „Format | Hintergrund | Bild“ aufrufen und im nächsten Fenster die gewünschten Grafikdatei auswählen. Mein Tipp: Am besten sehen Hintergrundbilder aus, wenn sie möglichst hell und „blass“ wirken – dann bleibt auch die Schrift gut lesbar. Mit einem Grafikprogramm lässt sich der Wasserzeichen-Effekt realisieren, indem mit dem Schieberegler „Helligkeit“ die Gesamthelligkeit auf rund 20 bis 30 Prozent reduziert wird.
Statt eines Hintergrundbildes eignet sich auch die Briefpapierfunktion für aufsehenerregende Mails. Hierzu in Windows Mail oder Outlook Express auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Neue Mail“ klicken und den Befehl „Briefpapier auswählen“ aufrufen. Im folgenden Fenster stehen rund ein Dutzend fertige Briefpapiervorlagen zur Auswahl.
14.01.2009 | Tipps
Wer Adressbücher in mehreren Mailprogrammen verwaltet, kommt schnell durcheinander. Ein Adressbuch bei Google Mail, eines in Outlook und ein weiteres in Mozilla Thunderbird – da ist das Chaos bereits vorprogrammiert. Wird eine neue Adresse ins Google-Verzeichnis eingetragen, fehlt es in der Outlook-Kontaktliste; geänderte Outlook-Kontakte stehen im Google-Adressbuch weiterhin mit veralteten Daten. Damit das nicht passiert, gibt es kostenlose Synchronisationsprogramme, die alle Adressbücher auf den gleichen Stand halten. Egal, wo was geändert wird.
Um das Google-Adressverzeichnis mit dem Gratis-Mailprogramm Thunderbird zu synchronisieren, empfiehlt sich das kostenlose Add-On „Zindus“ (https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/6095). Die Erweiterung synchronisiert auf Knopfdruck oder automatisch Namen, Telefonnummern und Mailadressen aus den persönlichen Adressbüchern.
Wer den gleichen Komfort für Outlook, Outlook Express und Windows Mail nutzen möchte, kann den Service des Social Networks „Plaxo“ verwenden. Hierzu auf https://www.plaxo.com ein kostenloses Konto einrichten. Im Plaxo-Kundenbereich die Google-Zugangsdaten eintragen und alle Adressen aus Googlemail importieren. Die Aufforderung zum Versenden von Einladungen kann mit einem Klick auf „Abbrechen“ und „Speichern“ übersprungen werden. Anschließend die Plaxo-Toolbar für Google (https://www.plaxo.com/downloads) installieren. Beim nächsten Outlook-Start müssen nur noch die Plaxo-Zugangsdaten eingetragen werden, um die importierten Google-Adressbücher mit dem Outlook-Kontaktverzeichnis zu synchronisieren.
01.12.2008 | Tipps
E-Mails gehen häufig an immer dieselben Personen, etwa an die Brettspielrunde, den Skat-Club, die Familie oder Mitarbeiter eines Projektteams. Jedes Mal aufs Neue die Adressen in das Empfängerfeld einzutragen oder aus dem Adressbuch zu fischen, ist nicht nur mühsam – es führt auch häufig dazu, dass jemand vergessen oder die Adresse falsch eingetippt wird.
Einfacher und sicherer geht’s mit einer Verteilerliste. Die muss nur einmal angelegt werden und speichert alle Empfänger unter einem Namen wie „Brettspielrunde“. Je nach Mailprogramm werden E-Mail-Verteiler folgendermaßen angelegt:
Outlook: Den Befehl „Extras | Adressbuch“ aufrufen und anschließend im Menü „Datei“ den Befehl „Neuer Eintrag“ wählen. Dann doppelt auf „Neue Verteilerliste“ klicken, einen passenden Namen eintragen – etwa „Brettspielrunde“ – und auf die Schaltfläche „Mitglieder auswählen“ klicken. Nacheinander doppelt auf die Adressbucheinträge klicken und mit OK bestätigen. Mit einem Klick auf „Speichern & Schließen“ ist die Verteilerliste einsatzbereit.
Outlook Express: Den Befehl „Extras | Adressbuch“ aufrufen und auf die Schaltfläche „Neu“ klicken. Hier den Befehl „Neue Gruppe“ auswählen, einen Namen für die Liste eingeben und auf „Mitglieder auswählen“ klicken. Per Doppelklick wandern die Empfänger aus dem Adressbuch in die Mitgliederliste. Sobald die Liste fertig ist, alle Fenster mit OK schließen.
Windows Mail: Nach Aufruf des Befehls „Extras | Windows-Kontakte“ auf die Schaltfläche „Neue Kontaktgruppe“ klicken, den Namen der Verteilerliste eintragen und auf „Zu Kontaktgruppe hinzufügen“ klicken. Im folgenden Fenster doppelt auf die Namen klicken, die in die Verteilerliste aufgenommen werden sollen. Abschließend die Dialogfenster mit OK schließen.
Um eine E-Mail an alle Empfänger der Verteilerleiste zu schicken, muss im Feld „An“ lediglich der Name der Liste – etwa „Brettspielrunde“ – eingetragen und auf „Namen überprüfen“ geklickt werden. Beim Klick auf „Senden“ geht die Mail automatisch an alle Empfänger der Liste.
24.11.2008 | Tipps
Die Gratis-Mailprogramme Outlook Express und Windows Mail sind von Hause aus so eingestellt, dass beim Antworten die E-Mail-Adresse des Empfängers automatisch und ohne Nachfrage ins Adressbuch übernommen wird. Viele Anwender möchten aber nicht ungefragt jede Adresse ins Adressbuch aufnehmen und schalten die Funktion mit dem Befehl „Extras | Optionen | Senden | Adresse beim Antworten in die Kontakte übernehmen“ ab. Manuell lassen sich Adressen trotzdem noch ins Kontaktregister aufnehmen.
Das geht ganz einfach: Im Programmfenster mit der rechten (!) Maustaste auf die Nachricht klicken und aus dem Kontextmenü den Befehl „Absender zu den Kontakten hinzufügen“ (Windows Mail) bzw. „Absender zum Adressbuch hinzufügen“ (Outlook Express) aufrufen. Ist die Mail bereits geöffnet, genügt ein Rechtsklick auf die Absenderadresse, um sie in die Adressliste aufzunehmen. Hier erscheint sogar ein Dialogfenster, in dem weitere Daten wie Name, Adresse und Telefonnummer ergänzt werden können.
21.11.2008 | Tipps
Googles Webseite ist normalerweise recht aufgeräumt: In der Mitte ein Eingabefeld für den Suchbegriff, darüber eine kleine Grafik als Logo (das zu bestimmten Anlässen schon mal variiert), dann noch eine Schaltfläche, um den eigentlich Suchauftrag loszuschicken – das war’s auch schon.
Dabei schlummern im Hintergrund jede Menge interessanter Funktionen und Extras, die aus der Suchmaschine einen Power-Suchdienst machen. So kann sich zum Beispiel jeder mit wenigen Hangriffen eine eigene Infozentrale zusammenstellen, eine individualisierte Google-Startseite mit personalisierten Grafiken, auf die eigenen Interessen zugeschnittenen Infobereichen und vielen wirklich nützlichen Zusatzdiensten, etwa Live-Börsenticker oder News-Übersichten.
iGoogle kann individuell konfiguriert werden
„iGoogle“ nennt sich der Service, angeblich einer der am schnellsten wachsenden Dienste bei Google. Nachvollziehbar, denn wer sowieso mehr oder weniger jede Anfrage über Google abwickelt, kann sich auch gleich sein eigenes Portal zusammenstellen und ist so informationstechnisch bestens versorgt. Ich nutze iGoogle schon lange – und bin begeistert. Um iGoogle zu nutzen, reicht ein Klick auf den (allerdings gut versteckten) „iGoogle“-Link in der rechten oberen Ecke des Google-Fensters.
Wer zum ersten Mal iGoogle startet, dem wird geholfen: Assistenten nehmen den Benutzer an die Hand, stellen einige Fragen, um die personalisierte iGoogle-Seite zusammenzustellen. Welche Hintergrundgrafik soll es sein? An welchen Nachrichten oder Themen ist man interessiert? Wo steht der PC? Sind diese Fragen beantwortet, erscheint das persönliche iGoogle-Portal. Es erscheint die Wettervorhersage für die eigene Stadt. Google wählt Nachrichten aus den unterschiedlichsten Quellen aus, stellt auf Wunsch eine Verbindung zu Google Calender her. Auch neu eingetroffene E-Mails in Outlook oder Outlook Express können auf der Webseite angezeigt werden.
Alle Elemente frei platzierbar
Doch die präsentierte iGoogle-Seite ist nur als Vorschlag zu verstehen. Jedes Element auf der Seite lässt sich beliebig verschieben: Einfach in den Rahmen klicken und bei gedrückter Maustaste an die Zielposition ziehen – fertig. Viele Benutzer wählen zum Beispiel ein individuelles Hintergrundbild aus. Es stehen mehrere Tausend Motive zur Auswahl. Einige Bilder sehen morgens anders aus als abends, wenn es dunkel wird. Andere ändern ihren Inhalt je nach Wetter: Wenn es regnet, dann auch im Hintergrundbild. Fällt Schnee, dann schneit es auch im Bild. Viele Benutzer lieben solche Spielereien und probieren mit großer Begeisterung die verschiedenen Hintergrundbilder aus.
Bunte Welt der Gadgets
Schier grenzenlos sind die Möglichkeiten der sogenannten „Gadgets“. Das sind vielseitige Miniprogramme oder Infofenster, die man in die iGoogle-Seite einklinken an, angeboten von Google und vielen Partnern. Egal ob Horoskop, Börsenkurse, Bahnfahrplan, Google-Maps-Suche, To-Do-Liste, Übersetzungshilfe, das tägliche Rezept oder das aktuelle Fernsehprogramm: Die Liste der angebotenen Funktionen scheint riesig und nimmt nahezu täglich zu.
Genauso einfach lässt sich praktisch jede Nachrichten- oder Infoquelle aus dem Netz auf der iGoogle-Seite hinzufügen. Einfach auf „Feed oder Gadget hinzufügen“ klicken, danach die Adresse des RSS-Feeds angeben (die genaue Adresse steht meist auf der Webseite, von der man die Informationen bezieht) und bestätigen. Ab sofort präsentiert iGoogle auch die Headlines des RSS-Feeds auf der Seite. Natürlich lässt sich auch einstellen, wie viele Headlines es sein sollen.
iGoogle auf allen Rechnern
Die iGoogle-Seite ist normalerweise an den PC gebunden, auf dem sie erstellt wurde. Es ist aber auch möglich, eine iGoogle-Seite zusammenzustellen, die auf jedem PC zu sehen ist: Dazu ein Google-Konto anlegen, sofern noch nicht geschehen, und bei Google anmelden. Ein Klick auf „Bitte melden Sie sich an, um Ihre Seite zu speichern“ reicht völlig. Dann erscheint die eigene iGoogle-Seite auf jedem PC, sobald man sich bei Google einloggt. Praktische Sache.
14.10.2008 | Tipps
Bei E-Mails geht der Trend geht zur Zweit- oder Dritt-Adresse. Eine für private Mails, eine für Geschäftsmails und eine für Gewinnspiele oder Newsletteranmeldungen. Und das Beste daran: Sobald im Mailprogramm für jede Adresse ein eigenes Konto eingerichtet ist, lassen sich neue Mails unter verschiedenen Absenderkennungen verschicken. Das funktioniert mit allen gängigen Mailprogrammen.
Um mit Outlook, Outlook Express, Windows Mail oder Thunderbird je nach Empfänger eine andere Absenderadresse zu verwenden, zunächst wie gewohnt eine neue E-Mail verfassen. Wichtig ist der Eintrag im Feld „Von“. Sind mehrere Mailkonten eingerichtet, erscheint rechts neben dem Feld ein nach unten gerichteter Pfeil. Ein Klick darauf öffnet eine Liste aller Absenderadressen. Jetzt nur noch die gewünschte Absenderkennung auswählen, und schon geht die Mail mit dem passenden Absender auf die Reise.
22.09.2008 | Tipps
Wer seinen Mails eine besondere Note verpassen möchte, kann sie bei Outlook Express und Windows Mail mit einer Hintergrundmusik versehen. Wie wäre es zum Beispiel mit einem kurzen Musikstück oder einem Soundeffekt? Sobald die Mail beim Empfänger geöffnet wird, spielt der Mail-Client die E-Mail-Musik automatisch einmal ab.
Um Mails mit Hintergrundmusik zu versehen, sind folgende Schritte notwendig: Im Mailfenster von Outlook Express oder Windows Mail den Befehl „Format | Hintergrund | Sound“ aufrufen und über die Schaltfläche „Durchsuchen“ die gewünschte Sounddatei aussuchen. Erlaubt sind die Dateiformate .wav, .snd, .au, .aif, .aifc, .aiff, .wma und .mp3. Im Feld „Wiederholungseinstellungen“ lässt sich der Hintergrundsound wahlweise mehrfach wiederholen oder fortlaufend wiedergeben. Empfehlenswert ist die Einstellung „Sound 1 mal wiedergeben“, damit der Empfänger nicht durch eine Endlosschleife genervt wird.
25.08.2008 | Tipps
Wer E-Mails löscht und auch den Ordner „Gelöschte Objekte“ leert, ist die Mails endgültig los – sollte man zumindest meinen. Bei Outlook Express, dem kleinen Bruder von Microsoft Outlook, ist das anders. Denn selbst wenn der digitale Papierkorb geleert wurde, sind die Nachrichten weiterhin auf dem Rechner sichtbar. Und das sogar für jedermann. Um Mails wirklich zu löschen, sind weitere Handgriffe notwendig.
Um bereits gelöschte Nachrichten sicher zu löschen, muss zuerst der Speicherort der Outlook-Express-Nachrichten ermittelt werden. Das geht ganz einfach über den Befehl „Extras | Optionen“. Im Register „Wartung“ blendet das Programm nach einem Klick auf „Speicherordner“ den Ordnernamen des Nachrichtenspeichers ein. Um den Namen in die Zwischenablage zu speichern, so oft die [Tab]-Taste drücken, bis der Name blau unterlegt ist. Mit der Tastenkombination [Strg]+[C] wird er anschließend in die Zwischenablage kopiert. Die Dialogfenster sowie Outlook Express schließen und mit der Tastenfolge [Windows-Taste]+[R] das Fenster „Ausführen“ aufrufen. Hier mit [Strg]+[V] den kopierten Ordnernamen einfügen und mit OK bestätigen.
Im Explorerfenster erscheint der Ordner des Outlook-Express-Nachrichtenspeichers. Und siehe da: Alle vermeintlich gelöschten E-Mails speichert Outlook Express noch einmal in der Datei „Gelöschte Objekte.dbx“. Zum endgültigen Löschen die Datei „Gelöschte Objekte.dbx“ markieren und mit der Tastenkombination [Umschalten]+[Entf] von der Festplatte entfernen. Erst jetzt sind die Mails tatsächlich verschwunden.
