Termine planen: Ein Graus, je mehr Teilnehmer ihr unter einen Hut bekommen müsst. es gibt verschiedene Anbieter von Tools, die hier helfen können. Mit Calendly ist ein weiterer hinzugekommen, der durch seinen Komfort zu überzeugen weiß.
Termine abzustimmen, ist immer eine Herausforderung. Viele Anwender verwenden externe Dienste wie Doodle, dabei kann auch Microsoft Office dabei helfen. Sogar mit deutlich mehr Komfort als externe Tools!
Termine an riesige Teilnehmerkreise: Da explodiert schnell Eure Inbox, wenn alle Zu- oder Absagen. Das könnt Ihr verhindern. Und trotzdem noch nachvollziehen, wie welcher Teilnehmer reagiert hat.
Ihr organisiert eine Besprechung, und plötzlich tauchen alle möglichen anderen Teilnehmer auf, die Ihr nicht eingeladen habt. Das könnt Ihr unterbinden!
Gemeinsame Termine in Outlook zu vereinbaren ist leicht, vor allem bei freigegebenen Kalendern. Wenn man sie übereinander legt!
Termine in Outlook zu verwalten hat eine Menge an Vorteilen: Sie müssen nicht lange telefonieren, sondern können in den Kalendern Ihrer Kollegen sehen, wann diese Zeit haben. Auch wenn sich der Termin verschieben sollte, dann haben Sie schnell alle Teilnehmer informiert und einen neuen eingestellt. Microsoft legt allerdings fest, zu welchen Stunden am Tag Sie arbeiten. Damit sehen Sie teilweise frühe und späte Termine gar nicht erst. Das lässt sich lösen!
Termine zu organisieren ist kein Vergnügen: Je mehr Teilnehmer dafür nötig sind, desto schwieriger wird es. Vor allem kostet es Sie Unmengen an Zeit, weil Sie immer wieder bei verschiedenen Teilnehmern nachfragen müssen, manuell E-Mails verschicken müssen und vieles mehr. Das ist unnötiger Aufwand, denn mit Doodle gibt es einen Dienst (inklusive App), der das für Sie übernimmt.
Die Taktung, der wir uns heutzutage unterwerfen, ist Wahnsinn. Termin reiht sich an Termin, es bleibt kaum Zeit, einmal Luft zu holen. Das wird noch gefördert dadurch, dass Termine nicht unbedingt immer an den gleichen Orten stattfinden, sondern Sie auch noch Wegezeiten einkalkulieren müssen. Von einem Raum zum anderen, oder sogar an einen anderen Ort. Planen Sie Puffer ein!
