Eigene Dokumentvorlagen sind eine seht hilfreiche Ergänzung zu den bereits in den Office-Programmen mitgelieferten. Sie können Sie auf Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen und sparen bei wiederholt verwendeten Dokumenten eine Menge Zeit. Wenn Sie allerdings nicht alleine arbeiten, sondern mit mehreren Anwendern gleiche Vorlagen nutzen, dann kann die Verteilung zur Herausforderung werden. Dabei ist es gar nicht so schwer, Vorlagen in Office zentral bereitzustellen!
PowerPoint-Präsentationen sind wie Bonbons: In Maßen genossen schön, wenn es zu viel werden, dann bekommen Sie Sodbrennen. Heutzutage werden immer mehr Sachverhalte im Rahmen einer PowerPoint-Präsentation unter die Leute gebracht, und da bedarf es schon einiger Überlegungen, wenn Sie sich abheben wollen. Wir geben Ihnen dazu einige Tipps!
Wenn Sie eine E-Mail bekommen, dann ist es oft die selbe E-Mail, die Sie als schnelle Antwort verschicken wollen. Diese immer wieder neu zu schreiben und abzuschicken, ist viel zu viel Aufwand. Auch eine Textdatei vorzuhalten, die die Standard-Antworten enthält, macht wenig Sinn. Outlook 365 bietet im Standard die Möglichkeit, auf Standard-Vorlagen zuzugreifen und eigene anzulegen.
Über den Datei-Manager Nautilus lassen sich durch einen simplen Rechtsklick in einen beliebigen Ordner neue, leere Dateien anlegen. Fehlt die Option, kann sie mit wenigen Schritten wiederhergestellt werden.
Vor Ubuntu 17.10 enthielt Nautilus eine Option, mit der sich direkt über das Kontextmenü ein neues leeres Dokument im aktuellen Ordner anlegen ließ. Im Profil-Ordner des Benutzers findet sich ein Verzeichnis für Vorlagen (Templates). Dieser Ordner ist zunächst leer. Wer in diesem Ordner Dateien ablegt, kann sie über das Nautilus-Kontextmenü nutzen.
Auf die folgende Weise lässt sich diese Funktion auch in Ubuntu 17.10 und neuer integrieren:
Zunächst mit Druck auf [Strg]+[Alt]+[T] ein neues Terminal-Fenster öffnen.
Nun kann über den touch-Befehl ein neues, leeres Dokument als Vorlage erstellt werden: touch ~/Vorlagen/Leeres\ Dokument [Enter]
Falls der Name des Ordners nicht lokalisiert wurde, muss statt Vorlagen das Wort Templates eingetippt werden. Durch das obige Kommando wird eine neue Datei namens Leeres Dokument zum Ordner für Vorlagen hinzugefügt – und steht fortan über das Kontextmenü in Nautilus parat.
Die einen schreiben Rechnungen, die anderen verfassen Briefe. Doch das sind längst nicht die einzigen Möglichkeiten für Word. An welcher Art von Dokumenten man mit dem Programm auch arbeitet – viele bereits fertig integrierte Vorlagen erleichtern die Arbeit.
Die Word-Vorlagen sind schon seit dem Urgestein Word 97 integriert. In neueren Word-Versionen hat Microsoft die Liste der Templates sogar dynamisch gestaltet: Neben den bereits ab Werk mitgelieferten Designs hat man als Nutzer jetzt auch Zugriff auf eine riesige Auswahl an Online-Vorlagen. Die kann Microsoft Word bei Bedarf direkt über das Programm aus dem Internet herunterladen.
Die Liste der Vorlagen lässt sich in Word nach Klicks auf Datei, Neu einsehen. Hier blendet das Programm eine Liste mit Vorschau-Bildern für die angebotenen Vorlagen ein. Per Klick wird die Vorlage abgerufen und ein neues Dokument basierend darauf angelegt.
Tipp: Wer sich vorher einen Eindruck von der Vorlage verschaffen möchte, klickt mit der rechten Maustaste auf das Bild und ruft hier die Vorschau-Funktion auf.
Mit Microsoft Excel lassen sich nicht nur einfache Berechnungen und Daten-Tabellen bearbeiten, sondern auch komplexe Kalkulationen ausführen. Auch das Erstellen von Berichten ist kein Problem. Besser sehen die verarbeiteten Daten allerdings aus, wenn eine ansprechende Vorlage verwendet wurde. Hier bietet Microsoft Excel schon von Haus aus einiges an.
Eine Auswahl häufig genutzter Vorlagen für neue Excel-Tabellen bietet das Programm schon direkt nach dem Start an. Falls man bereits ein Dokument geöffnet hat und jetzt eine neue Tabelle erstellen möchte, genügen Klicks auf Datei, Neu. Hier erscheint die gleiche Ansicht wie beim Start des Programms.
Weitere Vorlagen für Excel-Arbeitsmappen können abgerufen werden, indem entweder ganz oben ein Suchbegriff eingetippt wird. Alternativ kann auch direkt unterhalb des Suchfelds auf einen der vorgeschlagenen Kategorie-Begriffe geklickt werden. Abschließend erscheinen passende Vorlagen, die Microsoft mit einem Blick von der Excel-Homepage herunterladen und im Programm als neue Tabelle öffnen kann.
Häufig verwendete Formate lassen sich in einem Dokument als Vorlage speichern. Sie erscheinen dann in der Liste der Formatvorlagen – allerdings nur im aktuellen Dokument. Soll der Stil auch in anderen Dokumenten nutzbar sein, lässt er sich auf Wunsch auch in der zugehörigen Word-Vorlage speichern.
Um diese Einstellung zu ändern, wird zunächst das betreffende Word-Dokument geöffnet.
Jetzt die Liste der Formatvorlagen am rechten Rand des Fensters einblenden.
Nun den Stil, der für andere Dateien verfügbar gemacht werden soll, mit der rechten Maustaste anklicken.
Im Kontextmenü kann er jetzt geändert werden.
Im folgenden Dialog lässt sich die Verfügbarkeit der Vorlage auf andere Dokumente ausweiten. Dazu das entsprechende Kästchen unten im Dialog mit einem Haken versehen.
In Word hat der Nutzer wie bei anderen Text-Programmen auch die Freiheit, so viele unterschiedliche Schriften, Farben und Stile zu nutzen, wie er möchte. Oft ist weniger aber mehr – und sieht auch ordentlicher aus. Wer schnell alle Passagen markieren will, denen ein bestimmtes Format zugewiesen ist, muss sie nicht alle manuell suchen.
Stattdessen kann der Word-Nutzer auf die automatische Such-Funktion für Format-Vorlagen zurückgreifen. Besonders einfach lässt sie sich mit den oben im Menü angezeigten Formaten nutzen:
Zuerst wird das betreffende Word-Dokumente geöffnet.
Jetzt oben mit der rechten Maustaste auf das Format klicken, dessen Vorkommen im gesamten Dokument aufgespürt werden sollen.
Nun den Eintrag Alle X Instanzen markieren aufrufen – fertig.
