Excel ist als Tabellenkalkulation ungeschlagen: Die Möglichkeiten, Daten zu erfassen, auszuwerten und zu visualisieren, nehmen von Version zu Version zu. Die Vielzahl der Möglichkeiten bringt aber auch ein Risiko mit sich. Excel-Tabellen werden schnell zu Tapeten, die voller Zahlenreihen sind. Das ist für eine Präsentation oder die eigene Übersicht eine Herausforderung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie hier Abhilfe schaffen!
Je mehr Informationen und Daten Sie in einer Tabelle darstellen wollen, desto öfter ändert sich deren Struktur. In den Berechnungen fällt Ihnen auf, das hier noch eine Spalte hin muss, da noch eine Zelle umformatiert werden muss und die ein oder andere Zeile dazukommen soll. Intuitiv machen Sie das Einfügen in Excel für jede Zeile und jede Spalte einzeln. Das muss nicht sein!
Mit Windows 10 können Sie App-Fenster auf beiden Seiten des Bildschirms einrasten lassen. Diese Funktion funktioniert unabhängig davon, ob Sie einen Bildschirm mittlerer Größe haben oder ob Sie einen ultrabreiten Bildschirm haben. Das einzige Problem ist, dass er unabhängig von der Bildschirmgröße standardmäßig nur in zwei Spalten aufgeteilt werden kann.
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Gitter für Ihren Monitor erstellen möchten, in das Sie dann Fenster einrasten können, können Sie eine kostenlose Anwendung namens WindowGrid verwenden.
Laden Sie WindowGrid herunter und entpacken Sie das Tool. Wenn Sie die EXE ausführen, fragt sie, ob Sie sie installieren oder die portable Version verwenden möchten. Die portable Version hat verständlicherweise weniger Funktionen, aber nichts Großes, was fehlt.
Bevor Sie WindowGrid verwenden können, müssen Sie es konfigurieren. Gehen Sie auf die Registerkarte der Einstellungen und erstellen Sie Ihr Raster. Die Dimensionen sind Spalten für Zeilen.
Richten Sie das gewünschte Raster ein und ändern Sie dann die Tastaturkürzel im rechten Eingabebereich. Die von Ihnen eingerichteten Tasten werden verwendet, wenn Sie mit der linken Maustaste auf ein Fenster klicken und es halten, also machen Sie sich keine Sorgen, dass sie andere Tastenkombinationen stören. Stellen Sie sicher, dass Sie auf den Speichern-Button klicken, sobald Sie alles eingerichtet haben.
Um ein Fenster einzufangen, klicken und halten Sie es mit der linken Maustaste an. Tippen Sie auf die dem Verschiebebefehl zugeordnete Tastenkombination und fangen Sie dann das Fenster an der gewünschten Stelle ein. Sie werden ein Raster auf dem Bildschirm sehen, das markiert, wo Sie das Fenster einrasten können, und das Fenster bleibt natürlich an der Spalte/Zeile hängen, in die Sie es verschieben.
Von Haus aus haben die Zeilen eines Dokuments in Word einen Abstand von „1“ – aber ohne Einheit. Das liegt daran, dass der Abstand von der Größe der Schrift abhängt: Je kleiner der Text, desto enger stehen die Zeilen beisammen. Wer in einer Word-Datei für mehr Lesbarkeit sorgen will, erhöht den Zeilenabstand.
Arbeiten, die etwa an der Universität abgegeben werden sollen, erfordern in der Regel einen doppelten Zeilenabstand. Dieser lässt sich für einen einzelnen Absatz, ein Dokument und als Standard für alle in Microsoft Word erstellten Dokumente festlegen.
In Word einen Absatz auswählen, für den der Zeilenabstand verdoppelt werden soll. Nun im Menü-Tab Start auf den Button mit Linien und Pfeilen klicken, die nach oben und unten zeigen. Dieser ist neben dem Füll-Werkzeug. Im sich öffnenden Menü die Option 2,0 auswählen, um den doppelten Zeilenabstand für diesen Absatz zu erhalten.
Um den Abstand zwischen den Zeilen global anzupassen, wird dasselbe Dropdown-Menü erneut geöffnet. Diesmal aber auf den untersten Eintrag klicken, um so die erweiterten Optionen für den Zeilenabstand aufzurufen. Hier dann bei Zeilenabstand Doppelt hinterlegen; schließlich den Button Als Standard festlegen betätigen und die Rückfrage entsprechend bestätigen.
Soll eine Excel-Tabelle zu Papier gebracht werden, ist es natürlich von Vorteil, wenn die zugehörigen Überschriften auch mit gedruckt werden. Man sollte meinen, Microsoft würde diese Option leicht auffindbar machen. Allerdings hat man sie dann doch ganz gut versteckt. Wir zeigen, wo Sie sie finden.
Ähnlich, wie sich die erste Zeile oder Spalte auf dem Bildschirm einfrieren lassen, sodass sie stets sichtbar sind, kann Excel auch die ersten Zeilen oder Spalten auf jeder Seite beim Ausdrucken mit ausgeben. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Alle Daten einer Excel-Tabelle können auch sortiert werden. Denn wenn ein bestimmter Eintrag gesucht wird, fällt dies in einer sortierten Tabelle viel leichter. Allerdings werden Daten meist nach Spalten sortiert. Was aber, wenn die Überschriften der Tabelle links in Spalte A stehen und die Daten dahinter?
Mit einem Trick können Daten auch in Zeilen sortiert werden. Dazu wird die betreffende Excel-Tabelle zunächst geöffnet; dann oben auf Daten, Sortieren klicken. In dem dann angezeigten Fenster neben den Tags auf Optionen klicken.
Hier lässt sich der Schalter Spalten sortieren aktivieren, dann mit Klick auf OK bestätigen. Jetzt bei Zeile die gewünschte Zeile festlegen, die sortiert werden soll. Darunter kann noch eingestellt werden, ob die Daten auf- oder absteigend angeordnet werden sollen.
Vereinfachen lässt sich diese Arbeit übrigens nicht – denn Sortieren in Zeilen funktioniert nicht mit den Tabellen-Filtern.
Wer einen Text zum Lesen am Bildschirm verfasst, sollte darauf achten, dass dieser kurz und bündig und gut lesbar ist. Wichtig ist auch: Je länger eine Zeile auf dem Bildschirm und auf dem Papier ist, desto größer sollte der Abstand der einzelnen Zeilen sein. Das erleichtert es dem Auge, den Zeilen von links nach rechts zu folgen.
In Microsoft Word können Nutzer den Zeilen-Abstand von Absätzen bequem über das Dialogfeld Absatz einstellen. Dieses Dialogfeld lässt sich aufrufen, indem zuerst die betreffenden Absätze markiert werden, um dann anschließend oben im Menü auf Format, Absatz zu klicken.
Noch einfacher kann der Zeilen-Abstand angepasst werden, in dem oben auf dem Menü-Tab Start die Klappe im Bereich für Tools geöffnet wird. Hier kann der Nutzer schnell eine Auswahl aus häufig benötigten Abständen treffen.
Wer mit dem Aufbau einer komplexen Tabelle in Microsoft Excel beschäftigt ist, muss oft Etliches daran umbauen, bis alles passt. Ein gutes Beispiel dafür ist das massenweise Einfügen von Zeilen oder Spalten. Das lässt sich einfacher erledigen als manuell Zeile für Zeile neu einzufügen.
Werden etwa drei existierende Zeilen ausgewählt, um dann Einfügen aufzurufen, erscheinen an gleicher Stelle drei neue, leere Zeilen auf einmal. Genauso funktioniert es auch mit dem Einfügen mehrerer Spalten.
