Sie haben unendlich viel zu tun, die Arbeitstage können gar nicht lang genug sein? Trotzdem haben Sie am Ende eines Tages das Gefühl, dass Sie gar nicht wissen, wo die Zeit hingeflossen ist? Das liegt vermutlich vor allem daran, dass Sie viele kleine Themen haben, die parallel zueinander abgearbeitet werden wollen. Sie können sich aber Übersicht verschaffen!
Für Freiberufler ist es wichtig, die Arbeitszeit pro Projekt minutengenau festzuhalten. Zusatzsoftware ist dazu nicht nötig. Denn im Mailprogramm Outlook ist ein sehr gutes Zeiterfassungssystem versteckt.
So funktioniert die Zeiterfassung mit Outlook: Den Ordner „Kontakte“ öffnen und mit der rechten Maustaste auf den Kunden klicken, für dessen Projekt die Arbeitszeit festgehalten werden soll. Im Kontextmenü den Befehl „Neuer Journaleintrag für Kontakt“ aufrufen; bei Outlook 2007 geht’s über den Befehl „Erstellen | Neuer Journaleintrag für Kontakt“. Im nächsten Fenster eine Beschreibung des Projekts sowie der jeweiligen Arbeit eingeben.
Sobald am Projekt gearbeitet wird, reicht ein Klick auf die Schaltfläche „Zeitmessung starten“. Outlook hält die Arbeitszeit minutengenau fest. Mit „Zeitmessung anhalten“ wird die Aufzeichnung gestoppt. Die bislang gestoppte Zeit steht im Feld „Dauer“.
Zur Rechnungsstellung doppelt auf den Kontakt klicken. Im Register „Aktivitäten“ (bzw. bei Outlook 2007 über die gleichnamige Schaltfläche) zeigt Outlook alle dokumentierten Aktivitäten zu diesem Kontakt. Um nur die Zeiterfassungs-Journaleinträge zu sehen im Feld „Anzeigen“ nur die „Journaleinträge“ anzeigen lassen.
