Daten lesbar und strukturiert darzustellen ist keine leichte Aufgabe. Tabellen helfen da. Wenn Ihr Zellen in einer Tabelle noch einmal unterteilen wollt, dann geht das mit unserem Trick in Word mit wenig Aufwand und hat große Wirkung!
Sowohl in Excel als auch in Word lassen sich Tabellen mit eigenen Designs gestalten. Zum Beispiel wird die obere linke Ecke einer Tabelle gern schräg aufgeteilt, was Platz für die Beschriftung der Zeilen und der Spalten schafft. Dieses Design kann in Word mit wenigen Klicks nachgebildet werden.
Um in einer Word-Tabelle eine Zelle diagonal aufzuteilen, klickt man zuerst in die entsprechende Zelle. Jetzt oben auf Tabellentools: Design (Windows) oder Tabellenentwurf (Mac) klicken und dort die Option für Rahmen aufrufen. Hier stehen die diagonalen Striche für Tabellen nach rechts unten und rechts oben zur Verfügung.
Wer in die geteilte Zelle Daten schreiben will, verfasst zuerst den linken und den rechten Text, setzt sie dann auf Tief- und Hochgestellt und fügt dazwischen entsprechend viele Leerzeichen ein, um die Texte auseinander zu schieben.
Wer viel mit Tabellen arbeitet, weiß die Tastatur-Abkürzungen in Microsoft Excel zu schätzen. Auch das Auswählen von Zellen geht mit der Tastatur viel schneller. Bei Rechnungen und anderen Listen muss zum Beispiel oft eine ganze Zeile markiert werden.
Mit der Maus müsste man jetzt links auf die Nummerierung der jeweiligen Zeile klicken, die markiert werden soll. Schneller geht’s per Tastatur: Wer die Zeile auswählen möchte, in der gerade der Cursor steht, drückt einfach gleichzeitig auf [Umschalt]+[Leertaste].
Tipp: Damit dieses Tastatur-Kürzel funktioniert, darf sich Excel nicht gerade im Modus zur Bearbeitung der Zell-Inhalte oder Texte befinden.
Manchmal will man eine bestimmte Zelle mit auffälligem Text füllen. Eine Möglichkeit, das zu tun, besteht darin, den Text einfach mal diagonal, also schräg von einer Ecke in die andere, laufen zu lassen. Mit Excel ist das schnell so formatiert.
Am Beispiel von Excel 2016 für Mac zeigen wir, wie man vorgeht:
In großen Tabellen wimmelt es nur von Zahlen. Selbst welche Zelle gerade aktiv und markiert ist, lässt sich kaum erkennen. Damit die aktive Zelle besser erkennbar ist, lässt sie sich optisch vom Rest der Tabelle abheben.
Leider geht’s nicht mit Bordmitteln. Um die aktive Zelle hervorzuheben, muss das Add-On „RowLiner“ installiert werden. Nach der Installation gibt’s im Menü bzw. Menüband den neuen Eintrag „Add-Ins“. Mit dem Befehl „RowLiner Setup“ wird zuerst festgelegt, wie die Markierung aussehen soll. Aktiviert und deaktiviert wird die Markierungsfunktion mit dem Befehl „Add-Ins | RowLiner | Draw Lines“.
Achtung: Bei aktiviertem RowLiner ist die „Rückgängig“-Funktion nicht mehr verfügbar. Laut dem Autor des Plugins ist es technisch sonst nicht anders möglich, die Markierungen für die aktive Zelle umzusetzen.
Hier gibt’s den Zellmarkierer „RowLiner“:
https://www.cpearson.com/excel/rowliner.htm
In großen Tabellen wird häufig gescrollt, geblättert und am Mausrad gedreht, um zwischen den Tabellenbereichen zu wechseln. Wer mal eben ans andere Ende der Tabelle scrollt, muss viel Klicken, um wieder zur zuvor aktiven Zelle zu gelangen. Mit einem Trick geht’s schneller zurück.
Wer mit der Maus oder den Bildlaufleisten durch die Tabelle navigiert und einen anderen Zellenbereich einblendet, gelangt mit der Tastenkombination [Strg]+[Zurück] ([Zurück] ist dabei die Taste über der [Return/Eingabe]-Taste) wieder zur aktiven Zelle zurück – egal, wie weit sie entfernt ist. Das klappt allerdings nur, solange noch keine neue Zelle angeklickt wurde.
Mitunter gibt es Zahlen- oder Wertepaare, die auf einzelne Zellen verteilt werden sollen, etwa Zeitspannen wie „10:00-11:00“ oder Bundesliga-Paarungen wie „Bayern:Schalke“. Mit einem Trick lassen sich die Paarungen auf zwei Zellen verteilen.
Ein Beispiel: Die Bundesliga-Paarung „Bayern:Schalke“ soll in zwei Zellen aufgeteilt werden, so dass jeweils „Bayern“ und „Schalke“ in einer eigenen Zelle stehen. Das geht so: Die Zellen markieren, die aufgeteilt werden sollen. Dann in früheren Excel-Versionen den Befehl „Daten | Text in Spalten“ aufrufen; bei Excel 2007 und 2010 im Menüband „Daten“ im Bereich „Datentools“ auf „Text in Spalten“ klicken.
Im ersten Fenster des Assistenten „Getrennt“ auswählen und mit „Weiter“ bestätigen. Anschließend das Trennzeichen festlegen; im Beispiel die Option „Andere“ aktivieren und den Doppelpunkt eingeben. Auf „Weiter“ und dann auf das Icon neben „Zielbereich“ klicken. Den Bereich markieren, wo die aufgeteilte Variante eingefügt werden soll, mit [Return] bestätigen und auf „Fertig stellen“ klicken.
Mit der Summenformel ganze Zellbereiche zu summieren ist einfach. Im Formelfeld muss nur der Zellebereich angegeben werden; etwa „=SUMME(A1:A23)“ zum Addieren aller Zahlen von Zelle A1 bis A24. Doch was tun, wenn nur jede zweite, dritte oder vierte Zeile berücksichtigt werden soll? Statt die Zellen manuell zu markieren, bietet sich eine pfiffige Formel an, die die Aufgabe automatisch erledigt.
Das Summieren jeder x-ten Zeile funktioniert über Matrixformeln in Kombination mit weiteren Tabellenfunktionen. Ein Beispiel: In einer umfangreichen Tabelle soll jede dritte Zeile des Zellbereich A1 bis A24 summiert werden. Das funktioniert folgendermaßen: In die Zeile, in der das Ergebnis erscheinen soll, die folgende Formel eintragen:
=SUMME(WENN(REST(ZEILE(A1:A24);3)=0;A1:A24;0))
Der Parameter „3“ bestimmt, welche Zeilen addiert werden sollen – hier jede dritte Zeile.
Ganz wichtig: Nach der Eingabe muss die Formel mit der Tastenkombination [Strg]+[Umschalten/Shift]+[Eingabe/Return] abgeschlossen werden, damit Excel daraus eine Matrixformel macht – erkennbar an den zusätzlich einfügten geschweiften Klammern.
