KI soll uns ja vor allem helfen, die unnötigen, zeitraubenden Dinge schneller und effizienter hinzubekommen. Dazu gehört es zum Beispiel auch, sich umfangreiche Inhalte zusammenfassen zu lassen oder für Dokumente oder E-Mails schon einmal ein passendes Gerüst vorschreiben zu lassen.
Umfangreiche Dokumente lassen sich leichter durchblicken, wenn sie über einen Inhalts-Verzeichnis verfügen. Dies gilt nicht nur für Word-Dateien, sondern auch für Präsentationen in Microsoft PowerPoint. Allerdings lassen sich Inhalts-Verzeichnisse in PowerPoint 2010, 2013 und 2016 nur über einen Umweg einfügen.
Das liegt daran, dass Microsoft die Funktion für Inhalts-Verzeichnisse seit PowerPoint 2007 entfernt hat. Zunächst wird daher die gewünschte Präsentation geöffnet und dann über das Menü Ansicht zur Gliederungs-Ansicht umgeschaltet. Jetzt auf der linken Seite mit der rechten Maustaste klicken, um die Funktion Gliederung reduzieren, Alle Ebenen reduzieren auszuwählen.
Nachdem daraufhin alle Überschriften der einzelnen Folien ausgewählt wurden, werden diese zunächst kopiert. Dann eine neue Folie erstellen und die Überschriften hier wieder einfügen. Diese neue Folie hält dann ihrerseits eine Überschrift, etwa „Inhalt“. Dabei handelt es sich aber trotzdem um eine ganz normale Folie. Zum Schluss wird diese neue Folie mit den Daten zum Inhalt an die passende Stelle verschoben.
Am besten, Sie updaten Ihren XP-PC vor dem 8.4. mindestens auf Windows 7. Denn hier läuft der Support noch länger. Bevor Sie umsteigen, sollten Sie aber Ihre Product-Keys sichern. Denn sonst lassen sich Ihre Programme auf dem neuen PC nicht mehr installieren.
Zum Herausfinden von Systeminformationen, wie etwa Product Keys, eignet sich eine Freeware wie Belarc Advisor gut. Das Programm findet nicht nur für Sie die Produkt-Schlüssel von Windows und Office heraus, sondern auch von anderen beliebten Programmen, wie etwa Adobe, Nero, Corel und einigen Spielen. Der Scan braucht einige Minuten, weil auch weitere Infos über Windows und Updates ermittelt werden, die auf dem System installiert sind oder noch fehlen.
Zum Schluss exportieren Sie die Liste per Mausklick. So sind Sie gut gerüstet zum Übertragen Ihrer Programme auf den neuen PC.
Für Geschichten, Dossiers, Artikel und ähnlich umfangreiche Textdokumente wird oft eine kurze Zusammenfassung benötigt. Im Exzerpt werden in wenigen Worten die wichtigsten Gedanken auf den Punkt gebracht. Aus mehreren Tausend Worten eine knappe Zusammenfassung zu extrahieren, ist aber gar nicht so einfach. Wenn es schnell gehen soll, hilft das Dienstprogramm „Zusammenfassung“. Der kleine Helfer erledigt die Aufgabe erstaunlich gut.
Das Zusatzprogramm „Zusammenfassung“ funktioniert mit fast allen Textprogrammen, etwa mit Adobe InDesign oder TextEdit. Einfach den Text markieren, der verdichtet werden soll und im Programmmenü den Befehl „Dienste | Zusammenfassung“ aufrufen. Im nächsten Fenster über den Schieberegler bestimmen, wie umfangreich die Zusammenfassung werden soll, zum Beispiel 20% des Originaltextes. Der Auto-Zusammenfasser reduziert den Text wahlweise auf wichtige „Absätze“ oder extrahiert mit der Option „Sätze“ wichtige Aussagen innerhalb einzelner Sätze. Das Erstaunliche: Die Qualität der Zusammenfassung kann sich wirklich sehen lassen.
