Die Arbeit mit einem PC oder einem anderen technischen Geräte hat vor allem den Vorteil, dass Sie Zeit sparen. Das ist aber nur der erste Schritt: Wenn Sie noch mehr Zeit sparen wollen, dann bietet es sich an, Arbeitsschritte zu automatisieren. In Outlook gibt es dazu die so genannten QuickSteps. Wir zeigen Ihnen,. wie Sie diese optimal nutzen können.
Sie arbeiten mit mehreren Kollegen in einem Team und schreiben deswegen jeden Tag E-Mails an die gleichen paar Empfänger? Es kann mit der Zeit lästig werden, diese Kontakte immer wieder ins Empfänger-Feld einzugeben. Doch nicht nur das: Haben Sie mehrere Personen mit dem gleichen Vornamen in der Kontaktliste, landet eine eigentlich interne Nachricht schnell beim Falschen. Die Lösung? Outlook 2010 bietet Ihnen einen programmierbaren Knopf, mit dem Sie einen neuen E-Mail-Entwurf mit vordefinierten Empfängern öffnen können.
„Team-E-Mail“, so heißt diese Funktion. Sie steht im Outlook-Menüband bereit und wird sichtbar, wenn Sie zum „Start“-Tab schalten. Beim ersten Anklicken des „Team-E-Mail“-Knopfs werden Sie nach den gewünschten Empfängern befragt. Klicken Sie auf das Wort „An:“, dann können Sie die Team-Mitglieder bequem aus Ihrer Kontaktliste laden.
Klicken Sie jetzt noch auf „Optionen“. Wenn Sie nun in der Mitte des Fensters die „Optionen anzeigen“, lässt sich auch die Betreffzeile im Voraus ausfüllen oder ein Standardtext für die Nachricht hinterlegen. Schließlich alle Eingaben mit zweimaligem Klick auf „Speichern“ in Outlook hinterlegen.
