25.06.2010 | Tipps
Beim Drucken umfangreicher Dokumente geht eine Menge Papier drauf. Ein 100-seitiges Dokument kostet genau 100 Druckseiten. Wer Zeit und Papier sparen möchte, braucht mit einem Trick nur die Hälfte oder sogar nur ein Viertel des Papierstapels.
Trick Nummer 1: Auf jeder Druckseite zwei Dokumentseiten drucken. Das geht mit Word ganz einfach. Im Dialogfenster „Drucken“ unter „Seiten pro Blatt“ die Einstellung „2 Seiten“ wählen. Damit werden zum Beispiel zwei DIN-A4-Seiten ins (halb so große) DIN-A5-Format umgewandelt, um 90 Grad gedreht und im Doppel auf einer Seite ausgedruckt. Für das schnelle Überfliegen großer Dokumente ideal.
Wer noch mehr sparen möchte, verwendet zusätzlich den Duplexdruck, um Vorder- und Rückseite zu bedrucken. Das geht auch ohne Duplexdrucker. Hierzu bei Word 2007 im Druck-Dialogfenster das Kontrollkästchen „Manuell duplex“ ankreuzen, bei Word 2010 die Option „Beidseitiger manueller Druck“ aktivieren. Word druckt zuerst die Vorderseite, fordert zum Drehen des Papierstapels auf und bedruckt dann die Rückseite.
18.06.2010 | Tipps
In Rechnungen und ähnlichen Tabellen ist es wichtig, dass Dezimalzahlen am Komma ausgerichtet werden. Sind die Dezimalstellen bei allen Zahlen gleich, ist das kein Problem. Schwieriger wird’s, wenn die Zahlen unterschiedlich viele Stellen aufweisen. Mit einem Trick klappt’s trotzdem.
Um Dezimalzahlen mit verschieden langen Dezimalstellen am Komma auszurichten, eignet sich eine spezielle Tabulatorfunktion. Hierzu das Lineal einblenden, indem bei Word 2007 im Register „Ansicht“ die Option „Lineal“ angekreuzt oder bei Word XP/2003 der Menübefehl „Ansicht | Lineal“ aufgerufen wird.
Dann im Lineal doppelt auf die Position klicken, an der die Zahlen am Komma ausgerichtet werden sollen. Im Dialogfenster die Ausrichtung „Dezimal“ markieren und mit OK bestätigen. Im Lineal erscheint die Markierung als ein auf dem Kopf stehendes „T“ mit einem kleinen Punkt.
Zur Eingabe der Dezimalzahlen zuerst die Tabulator-Taste drücken (die Taste über der linken [Shift/Umschalten]-Taste) und dann die Kommazahl eingeben. Werden die nächsten Zeilen auf die gleiche Weise eingegeben, richtet Word die Werte am Komma aus.
14.06.2010 | Tipps
Um Urlaubsbilder oder andere Schnappschüsse an Freunde und Bekannte zu verschicken, verwenden viele Anwender die Textverarbeitung Word. Die Fotos werden einfach ins Dokument eingefügt und danach als einzelne Word-Datei verschickt. Der Clou: Die Fotos lassen sich mit folgendem Trick als separate JPG-Dateien speichern und als Diashow abspielen.
Folgende Schritte sind dazu notwendig: Zuerst im Explorer die Anzeige der Dateierweiterungen einblenden. Das geht mit dem Befehl „Organisieren | Ordner- und Suchoptionen“. Im Register „Ansicht“ das Häkchen bei „Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden“ entfernen und mit OK bestätigen.
Dann die Word-Datei mit der rechten Maustaste anklicken und die Kennung „.docx“ durch „.zip“ ersetzen; aus „Urlaubsfotos.docx“ wird zum Beispiel „Urlaubsfotos.zip“. Anschließend mit der rechten Maustaste auf die ZIP-Datei klicken und die Befehle „Alle extrahieren“ und „Extrahieren“ aufrufen. Im extrahierten Ordner „word\media“ liegen die eingebetteten Fotos als einzelne Bilddateien. Per Klick auf „Diashow“ werden sie in Vollbildgröße am Bildschirm präsentiert.
09.06.2010 | Tipps
Die Autokorrektur ist eigentlich dafür da, Buchstabendreher wie „dei“ oder „wsa“ automatisch in die richtige Form „die“ und „was“ zu bringen. Die Korrekturfunktion lässt sich mit einem Trick auch für andere Dinge missbrauchen. Etwa um Floskeln wie „Herzlichen Dank“ oder „Guten Tag“ über die Kürzel „hdk“ oder „gt“ schneller einzufügen.
So geht’s: In Word 2007 auf die Office-Schaltfläche und dann auf „Word-Optionen“ klicken. Die Kategorie „Dokumentprüfung“ wählen und auf die Schaltfläche „AutoKorrektur-Optionen“ klicken. Hier sollte die Option „Während der Eingabe ersetzen“ angekreuzt sein.
Jetzt ins Feld „Ersetzen“ die gewünschte Abkürzung eingeben, etwa „hdk“. Dann ins Feld „Durch“ die Langversion eintragen, im Beispiel „Herzlichen Dank“. Per Klick auf „Hinzufügen“ gehört das Kürzel zu den Begriffen, die Word während der Eingabe automatisch gegen die Langversion ersetzt.
05.06.2010 | Tipps
Excel und Word arbeiten Hand in Hand. Excel-Tabellen lassen sich zum Beispiel mit Word-Dokumenten verknüpfen. Mit einem Trick geht’s per Klick sogar direkt zur richtigen Textstelle im Word-Text.
Wird die Word-Datei wie gewohnt über den die Hyperlink-Funktion von Excel verknüpft, springt Excel nur an den Anfang der Textdatei. Um stattdessen bei einer bestimmten Textstelle zu landen, sind folgende Schritte notwendig:
1. Beide Dokumente – die Excel-Datei und das Word-Dokument – parallel öffnen.
2. In Word die Überschrift oder den Anfang des gewünschten Abschnitts markieren und mit [Strg][C] in die Zwischenablage kopieren.
3. Dann in Excel in die zu verknüpfende Zelle klicken und den Befehl „Bearbeiten | Als Hyperlink einfügen“ aufrufen. Bei Excel 2007 befindet sich der Befehl in der Leiste „Start“ im Abschnitt „Zwischenablage“.
Excel fügt den markierten Bereich als Link ein. Per Klick darauf startet Excel das Textprogramm, öffnet die richtige Datei und springt zur richtigen Textstelle.
03.06.2010 | Tipps
Wenn sich Word-Dokumente plötzlich nicht mehr öffnen lassen, ist man der Verzweiflung nahe. Besonders dann, wenn keine Sicherheitskopie existiert. Die gute Nachricht: Endgültig verloren sind die Texte nicht. Mit Datenretter-Tools lassen sich Texte aus beschädigten Word-Dateien retten.
Sehr gut ist die Shareware „Recovery Toolbox für Word“. Eine Testversion gibt’s auf der Webseite https://www.recoverytoolbox.com. Die Vollversion des Datenrestaurierers gibt’s zwar nicht kostenlos, doch 27 Dollar sind für gerettete Diplomarbeiten, Referate oder anderen wichtige Dokumente ein fairer Preis.
Die Datenrettung erfolgt per Assistent. Nach der Auswahl der beschädigten Dateien und einem Klick auf „Analyze“ zeigt das Programm eine Vorschau aller auslesbaren Texte – auch in der kostenlosen Testversion. Die Funktion „Start recovery“, mit der gerettete Texte als Datei gespeichert werden, ist nur in der kostenpflichtigen Vollversion (27 US-Dollar) verfügbar.
27.05.2010 | Tipps
Zum Löschen von Text kennt Word zwei Möglichkeiten: Die [Entf]-Taste löscht das Zeichen rechts, die Rückschrittaste (Backspace) das Zeichen links der Einfügemarke. Was viele nicht wissen: Die Rückschritttaste hat noch mehr Löschoptionen auf Lager.
Steht die Schreibmarke direkt hinter einem Wort, lässt sich mit der Tastenkombination [Strg][Rückschritt] das komplette Wort entfernen. Wenn die Schreibmarke mitten im Wort steht, wird damit von der Schreibmarkenposition an bis zum Wortanfang gelöscht. Die Tastenkombination [Strg][Entf] entfernt die Zeichen bis zum Wortende.
13.05.2010 | Tipps
Seit der Version 2007 kann Word Dokumente auch als PDF-Datei speichern. Allerdings stecken in einer Word-PDF zusätzliche Autoren- und Dateiinformationen. Mit folgendem Trick lassen sich PDF-Dokumente auch anonym speichern.
Um mit Word anonyme PDF-Dateien ohne persönliche Informationen zu erzeugen, im Office-Menü auf „Speichern unter “ zeigen und im Untermenü den Befehl „PDF oder XPS“ aufrufen. Im nächsten Fenster neben „Optimieren für“ die Option „Mindestgröße (nur Veröffentlichung)“ aktivieren und auf „Optionen“ klicken. Dann im Feld „Nicht druckbare Informationen einschließen“ alle Häkchen entfernen und auf OK klicken. Per Klick auf „Veröffentlichen“ erzeugt Word eine anonyme Minimal-PDF ohne überflüssigen Ballast.
10.05.2010 | Tipps
In Formularen oder Notizbereichen müssen oft Linien her, auf denen Leser später handschriftliche Ergänzungen eintragen können, etwa Name und Adresse oder Anmerkungen. Meist werden Linien mit der Tastenkombination [Shift/Umschalten][-] eingefügt. Für längere Linien gibt’s einen besseren Trick.
Unterstrich-Linien sind vor allem in Formularen wichtig, in denen später handschriftliche Ergänzungen eingetragen werden, etwa bei Adressfeldern wie:
Vorname: ________________
Nachname: _______________
E-Mail-Adresse: ____________
Wer sie mit der Tastenkombination [Shift/Umschalten][-] einfügt, muss selbst darauf achten, dass die Linien exakt gleich lang sind oder an derselben Stelle aufhören. Genauer und schneller geht’s mit folgendem Trick: Zuerst mit der Tastenkombination[Shift/Umschalten][Strg][U] den Unterstreichen-Modus aktivieren. Wird jetzt die Tabulator-Taste gedrückt, zieht Word automatisch eine Unterstrich-Linie bis zum nächsten Tabstopp. Noch einmal [Tab] verlängert die Linie zum nächsten Tabstopp.
06.05.2010 | Tipps
Wer mit Word arbeitet, kommt an Sonderzeichen kaum vorbei. Für die gängigsten Sonderzeichen gibt’s den Befehl „Einfügen | Symbol | Sonderzeichen“. Doch wie sieht’s mit exotischen Zeichen wie Pfeilen, Smileys, Wettersymbolen oder Sternchen aus? Für diese Aufgabe gibt es den kostenlosen Sonderzeichen-Assistenten.
Das Add-On für Word 2000 bis 2007 erweitert die Textverarbeitung um das neue Symbol „Sonderzeichen-Assistent“. Ein Klick darauf öffnet die Sonderzeichen-Auswahl. Hier eine der Sonderzeichen-Schriftarten wie „Nummern“, „Smilies“ oder „Wingdings“ auswählen, das gewünschte Zeichen anklicken und mit gedrückter Maustaste ins Dokument ziehen. Werden Sonderzeichen häufiger benötigt, die [Strg]-Taste gedrückt halten und darauf klicken, um es in die Liste „Meine Symbole“ aufzunehmen. Danach genügt ein Klick auf die Symbolschaltfläche, um das jeweilige Zeichen an der Cursorposition einzufügen.
Hier gibt’s den kostenlose Sonderzeichen-Assistenten für Word:
https://www.add-in-world.com/katalog/word-sonderzeichen/
Ein wichtiger Hinweis: Das Gratistool funktioniert nur, wenn Windows mit einem Benutzerkonto mit Administratorrechten benutzt wird. Das ist bei fast allen Rechnern automatisch der Fall. Nur wer explizit ein eingeschränktes Benutzerkonto verwendet, muss auf das Tool verzichten.
