Über die Zwischenablage und den Befehl „Einfügen | Objekt“ platzierte Excel-Tabellen werden automatisch mit der Originaltabelle verknüpft. Änderungen in Excel erscheinen automatisch in Word. Leider klappt das Kopieren-und-Einfügen nur bei kleinen Tabellen reibungslos. Ist die Tabelle zu groß, wird sie am Seitenende abgeschnitten. Mit einem Trick geht’s auch über mehrere Seiten.
Für mehr Übersicht werden große Tabellen oft auf mehrere Tabellenblätter verteilt. Doch auch hier ist es mit der Übersicht bald vorbei. Bei zehn oder mehr Blättern muss man sich erst mühsam durch die Registerkärtchen am unteren Fensterrand klicken. Einfacher geht’s per Rechtsklick.
Farben spielen bei der Tabellenkalkulation Excel eine große Rolle. Gerade bei großen Tabellen sorgen sie für mehr Übersicht. Bei Excel 2007 geht’s sogar über reine Farbspielereien hinaus. Sobald Farben zum Einsatz kommen, lassen sich die Tabellen nach Farbtönen sortieren.
Auf Fehler macht Excel sofort aufmerksam. In der jeweiligen Zelle erscheinen dann Fehlermeldungen wie „#DIV/0“ für Divisionen durch Null oder „#WERT“ für falsche Zellenwerte. Im Tabellenblatt sind die Meldungen recht nützlich – auf dem Ausdruck sind Fehler aber meist unerwünscht. Damit Tabellen praktisch fehlerfrei gedruckt werden, lassen sich die Fehlermeldungen beim Ausdruck ausblenden.
Auf typische Formelfehler wie die Division durch Null macht Excel sofort aufmerksam. Ein kleines grünes Häkchen macht auf den Fehler aufmerksam. Bei großen Tabellen, die sich über mehrere Seiten strecken, wird’s schon schwieriger mit der Fehlersuche. Um nicht jede Zelle manuell nach dem kleinen grünen Dreieck zu durchforsten, gibt es eine versteckte Funktion, die alle Fehler einer Tabelle anzeigt.
Beim Drucken von Tabellen sorgt Excel dafür, dass alles aufs Papier kommt. Größere Tabellen werden dabei auf mehrere Druckseiten verteilt. Wer nur einen kleinen Teil der Tabelle ausdrucken möchte, produziert damit eine Menge Altpapier. Das muss nicht sein. Um Papier zu sparen, lässt sich genau festlegen, was gedruckt werden soll – und was nicht.
Duplikate haben in einigen Tabellen nichts zu suchen. Mitunter schleichen sich aber doch doppelte Einträge ein. Und schon geht die Arbeit los. Denn bei umfangreichen Tabellen die doppelten Werte zu entdecken, gleicht der sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Schneller geht es mit dem Spezialfilter.
Bei großen Tabellen wie Umsatz- oder Ergebnislisten kommt es häufig auf die richtige Reihenfolge an. Wer hat den größten Umsatz generiert, wer war schnellster beim Marathonlauf? Diese Fragen lassen sich beantworten, indem die Tabelle richtig sortiert wird. Das geht ganz einfach mit dem AutoFilter von Excel. Damit lassen sich Tabellen schnell nach bestimmten Kriterien sortieren, ohne die Tabellenstruktur zu verändern.
Mit Zahlen und Formeln kommt die Microsoft Excel wunderbar zurecht. Texte bereiten der Tabellenkalkulation schon mal eher Probleme. Oft nehmen Überschriften zu viel Platz in den Tabellen ein. Die Folge: Die Tabellenspalten werden durch lange Überschriften unnötig in die Breite gezogen. Mit der richtigen Ausrichtungsformatierung lassen sich breite Spaltenüberschriften platzsparender darstellen. Die Tabelle wird dadurch schlanker und übersichtlicher.
Das Ausfüllen umfangreicher Excel-Tabellen kann eine Menge Zeit kosten, insbesondere wenn gleich mehrere Arbeitsblätter mit Daten gefüttert werden sollen. Sind die Arbeitsblätter gleich aufgebaut und beschriftet, lässt sich mit einem Trick die Arbeit erheblich erleichtern.
