01.10.2011 | Tipps
Wer eine schnelle Übersetzung braucht, kann mit Online-Übersetzern komplette Dokumente übersetzen lassen. Meist wird dazu der Text aus dem Word-Dokument kopiert und ins Formular des Onlineübersetzers eingefügt. Eigentlich überflüssig, da sich seit der Version 2003 Dokumente auch direkt aus Word heraus übersetzen lassen.
Und zwar so: Bei Word 2007 und 2010 auf „Überprüfen“ sowie „Recherchieren“ klicken oder bei Word 2003 den Befehl „Extras | Recherchieren“ aufrufen. Dann unten rechts auf „Rechercheoptionen“ klicken und über „Dienste hinzufügen“ die Adresse des Online-Übersetzers ergänzen. Für den Microsoft Translator lautet die Adresse zum Beispiel
https://www.microsofttranslator.com/OfficeTrans/Register.asmx
Im Assistenten auf „Weiter“ und „Installieren“ klicken. Zum Übersetzen die gewünschte Textpassage markieren und mit gedrückter [Alt]-Taste auf die Markierung klicken. Per Klick auf den grünen Pfeil rechts neben „Gesamtes Dokument übersetzen“ wird der komplette Text von der gewählten Ursprungs- in die Zielsprache übersetzt.
05.09.2011 | Tipps
Sobald bei Word XP oder 2003 eine Jahreszahl eingegeben wird, macht Word daraus automatisch das aktuelle Datum. Warum, weiß nur Microsoft. Zum Glück lässt sich die überflüssige Auto-Funktion dauerhaft abschalten.
Die Ausfüllvorschläge für Jahreszahlen gab es nur in den ersten Versionen von Word XP und 2003. Mit den Updates und Service Packs hat Microsoft die Funktion wieder deaktiviert. Wer noch eine ältere, ungepatchte Word-Version installiert hat, kann die Vorschläge manuell abschalten. Dazu den Befehl “Extras | AutoKorrektur-Optionen” aufrufen und ins Register “AutoText” wechseln. Hier die Option “AutoAusfüllen-Vorschläge anzeigen” deaktivieren und das Fenster mit OK schließen.
29.07.2011 | Tipps
Aus E-Mails ergeben sich oft Termine. Werden Meetings zum Beispiel per E-Mail anberaumt, muss man den passenden Termin manuell in den Kalender eintragen. E-Mail-Anhänge und Mailtexte gehen dabei aber verloren. Es geht auch komfortabler.
Um aus einer E-Mail einen Termin zu machen und dabei den Mailtexte mit ins Terminfenster zu übernehmen, die Mail mit gedrückter linker Maustaste in die linke Spalte auf „Kalender“ ziehen. Outlook legt einen neuen Termin an und übernimmt den Nachrichtentext der Mail ins Notizfeld.
Soll die gesamte Mail inklusive Anhang übernommen werden, die Mail mit gedrückter rechter(!) Maustaste auf den Kalender ziehen und im Kontextmenü den Befehl „Hierhin kopieren als Termin mit Anlage“ aufrufen. Jetzt landet die komplette Mail im Notizfeld des Termins.
08.12.2010 | Tipps
Ein Inhaltsverzeichnis lässt sich in Word mit wenigen Mausklicks einbauen. Doch wie sieht’s aus, wenn das Dokument zwei Teilbereiche enthält, die jeweils ein eigenes Inhaltsverzeichnis benötigen. Auch dafür gibt es eine Lösung.
Um zum Bespiel getrennte Inhaltsverzeichnisse mit je zwei Überschriftebenen zu generieren, werden unterschiedliche, aber gleich formatierte Formatvorlagen verwendet. So funktioniert’s:
1. In die Gliederungsansicht wechseln („Ansicht | Gliederung“) und die Überschriften des ersten Teils zum Beispiel mit „Ebene 1“ und „Ebene 2“ und den zweiten Teil mit „Ebene 3“ und „Ebene 4“ versehen.
2. Den Befehl „Format | Formatvorlagen und Formatierung“ aufrufen und im Dokument einen mit „Überschrift 1“ gekennzeichneten Absatz markieren. Dann mit der rechten Maustaste in den Formatvorlagen auf „Überschrift 3“ klicken und den Befehl „Aktualisieren, um der Auswahl anzupassen“ aufrufen. Die Ebene 1 aus dem ersten Teil sieht jetzt genauso aus wie Ebene 3 aus dem zweiten Teil. Diesen Schritt für die zweite Ebene (Ebene 2 und Ebene 4) wiederholen.
3. Anschließend mit dem Befehl „Einfügen | Referenz | Index und Verzeichnisse“ das erste Verzeichnis einfügen. Im Dialogfenster unter „Inhaltsverzeichnis | Optionen“ die Zuordnung hinter „Überschrift 3“ und „Überschrift 4“ entfernen, damit nur die ersten beiden Ebenen für das erste Inhaltsverzeichnis übrig bleiben.
4. Dann mit „Einfügen | Referenz | Index und Verzeichnisse“ das zweite Inhaltsverzeichnis einfügen; hier jedoch unter „Optionen“ die „Gliederungsebenen“ deaktivieren. Dann in der Formatvorlagenliste die Zuordnung für „Überschrift 1“ sowie „Überschrift 2“ entfernen und neben „Überschrift 3“ eine „1“ und neben „Überschrift 4“ eine „2“ eintragen. Falls notwendig, die verwendete Formatvorlage auf „Verzeichnis 1“ bzw. „Verzeichnis 2“ ändern. Die Frage, ob das bestehende Inhaltsverzeichnis ersetzt werden soll mit „Nein“ beantworten.
02.11.2010 | Tipps
Mitunter erscheint beim Öffnen eines Dokuments die Fehlermeldung „Dieses Dokument konnte nicht registriert werden. Es können keine Verknüpfungen von anderen Dokumenten zu diesen hergestellt werden“. Meist lässt sich die Fehlermeldung zwar wegklicken, das Dokument aber nicht mehr öffnen. Schuld ist ein fehlerhaft konfigurierter Windows-Dienst.
Damit Word XP und 2003 Dokumente wieder fehlerfrei öffnen, sind folgende Schritte notwendig: Die Systemsteuerung von Windows öffnen und bei Windows XP in den Bereich „Verwaltung | Dienste“ wechseln; bei Windows 7 in den Bereich „System und Sicherheit | Verwaltung | Dienste“.
Die Fehlermeldung erscheint, wenn der Dienst „DCOM-Server-Prozessstart“ nicht gestartet ist. Sollte dies der Fall sein (der Eintrag in der Spalte „Status“ ist dann leer), doppelt auf „DCOM-Server-Prozessstart“ klicken und den „Starttyp“ auf „Automatisch“ setzen. Die Dialogfenster schließend und Windows neu starten. Die Fehlermeldung gehört damit der Vergangenheit an.
27.10.2010 | Tipps
Der Umstieg von früheren Word-Versionen auf Word 2007 oder 2010 fällt nicht leicht. Word sieht komplett anders aus. Statt klassischer Menüs gibt es nur noch Menübänder mit riesigen Schaltflächen. Wer „alte“ Befehle sucht, findet auf der Webseite von Microsoft ein interaktives Referenzhandbuch, das zu allen alten die neuen Befehle zeigt.
Das interaktive Referenzhandbuch für Word-2007-Nutzer gibt es kostenlos auf der folgenden Webseite:
https://office.microsoft.com/de-de
Hier ins Suchfeld „word 2003 befehle“ eingeben und die Suche per Klick auf die Lupe starten. Auf den ersten Treffer „Interaktives Referenzhandbuch: Befehle in Word 2003 und 2007 im Vergleich“ klicken. Per Klick auf „Handbuch starten“ und „Start“ wird das Vergleichshandbuch geöffnet. Zunächst erscheint das Programmfenster von Word 2003. Hier den alten Befehl aufrufen, etwa „Extras | AutoZusammenfassung“. Anschließend zeigt das Handbuch die passenden Schritte in Word 2007.
Nutzer von Word 2007 rufen die Webseite https://office2010.microsoft.com/de-de auf und geben den Suchbegriff „Menü- und Symbolleistenbefehle Office 2010“ ein. Ein Klick auf „Position von Menü- und Symbolleistenbefehlen in Office 2010“ startet das interaktive Handbuch für Office 2010-Anwender.
22.10.2010 | Tipps
Bei Office XP und 2003 gibt es wichtige und weniger wichtige Menübefehle. Wird ein Menü geöffnet, erscheinen zunächst nur die am häufigsten aufgerufenen Befehle. Wer alles sehen möchte, muss einige Sekunden warten oder auf den kleinen Pfeil am Ende des Menüs klicken. Mit einem Trick erscheinen sofort alle Menübefehle.
Damit Office 2003 ohne Pause sofort alle Menübefehle einblendet, in der Office-Anwendung den Befehl „Extras | Anpassen | Optionen“ aufrufen und auf „Menüs immer vollständig anzeigen“ klicken. Bei Office XP muss im gleichen Dialogfenster das Häkchen vor der Option „Menüs zeigen zuletzt verwendete Befehle zuerst an“ entfernt werden. Jetzt gibt’s beim Öffnen der Office-Menüs keine Wartezeit mehr, bis alle Befehle erscheinen.
23.02.2010 | Tipps
PowerPoint-Präsentationen werden gerne per E-Mail an Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner verschickt. Was Viele dabei vergessen: Geht die Datei ohne Kennwortschutz auf die Reise, kann jeder darin herumpfuschen und Zahlen manipulieren oder Folien löschen. Das lässt sich mit einfachen Mitteln verhindern.
Damit PowerPoint-Präsentation vom Empfänger zwar noch geöffnet und betrachtet, aber nicht verändert werden können, sollte die PowerPoint-Datei mit einem Kennwort gegen unbefugte Änderungen geschützt werden. Bis zur Version 2003 geht das im Dialogfenster „Extras | Sicherheitsoptionen“. Bei PowerPoint 2007 versteckt sich der Befehl im Dialogfenster „Datei | Speichern unter“. Hier auf die Schaltfläche „Tools“ klicken und den Befehl „Allgemeine Optionen“ aufrufen. Wird im folgenden Fenster das Feld „Kennwort zum Ändern“ ausgefüllt, kann die Datei betrachtet, aber nicht verändert werden.
