29.12.2010 | Tipps
Sobald in Word die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert ist, bleiben alle vorgenommenen Korrekturen sichtbar. Selbst wenn die Korrekturfunktion ausgeschaltet wird, bleiben die markierten Textpassagen erhalten. Mit folgenden Schritten verschwinden die Korrekturen.
Um die Korrekturen lediglich auszublenden, im Menüband „Überprüfen“ auf „Markup anzeigen“ und dann auf „Einfügen und Löschen“ klicken. Die Korrekturmarkierungen sind damit aber nur versteckt und lassen sich mit dem gleichen Befehl wieder einblenden.
Damit die Korrekturmarken vollständig aus dem Dokument verschwinden, bei Word 2010 auf „Datei | Informationen | Auf Probleme prüfen | Dokument prüfen klicken“; bei Word 2007 auf die Office-Schaltfläche sowie „Vorbereiten | Dokument prüfen“ klicken. Im nächsten Fenster alles angekreuzt lassen und auf „Prüfen“ klicken. Dann rechts neben „Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen“ auf „Alle entfernen“ klicken.
04.12.2010 | Tipps
Im E-Mail-Postfach werden eingehende Mails nach Datum sortiert. Die neusten Mails stehen oben. Wer die gesamte Korrespondenz einer Unterhaltung verfolgen möchte, muss sich die jeweiligen Antworten und Gegenantworten aus dem Posteingang fischen. Es geht auch einfacher. Auf Wunsch werden alle zu einer Unterhaltung gehörenden Mails gruppiert und untereinander als Baum dargestellt.
Um in Outlook 2010 die Unterhaltungsansicht zu aktivieren, zum Menüband „Ansicht“ wechseln und das Kontrollkästchen „Als Unterhaltungen anzeigen“ ankreuzen. Im folgenden Fenster entscheiden, ob alle Ordner oder nur der Posteingang neu sortiert werden soll. Alle Mails, die zu einer Unterhaltung gehören, fasst Outlook zusammen – erkennbar am kleinen Pfeilsymbol vor dem Betreff. Ein Klick auf den Pfeil zeigt alle Nachrichten der Unterhaltung. Das funktioniert allerdings nur, solange beim Antworten die Betreffzeilen unverändert bleiben.
Übrigens: Wer die Unterhaltungsansicht nicht mag und die chronologische Auflistung beibehalten möchte, kann per Rechtsklick und den Befehl „Verwandtes suchen | Nachrichten dieser Unterhaltung“ einmalig alle Mails einer Unterhaltung auflisten.
27.10.2010 | Tipps
Der Umstieg von früheren Word-Versionen auf Word 2007 oder 2010 fällt nicht leicht. Word sieht komplett anders aus. Statt klassischer Menüs gibt es nur noch Menübänder mit riesigen Schaltflächen. Wer „alte“ Befehle sucht, findet auf der Webseite von Microsoft ein interaktives Referenzhandbuch, das zu allen alten die neuen Befehle zeigt.
Das interaktive Referenzhandbuch für Word-2007-Nutzer gibt es kostenlos auf der folgenden Webseite:
https://office.microsoft.com/de-de
Hier ins Suchfeld „word 2003 befehle“ eingeben und die Suche per Klick auf die Lupe starten. Auf den ersten Treffer „Interaktives Referenzhandbuch: Befehle in Word 2003 und 2007 im Vergleich“ klicken. Per Klick auf „Handbuch starten“ und „Start“ wird das Vergleichshandbuch geöffnet. Zunächst erscheint das Programmfenster von Word 2003. Hier den alten Befehl aufrufen, etwa „Extras | AutoZusammenfassung“. Anschließend zeigt das Handbuch die passenden Schritte in Word 2007.
Nutzer von Word 2007 rufen die Webseite https://office2010.microsoft.com/de-de auf und geben den Suchbegriff „Menü- und Symbolleistenbefehle Office 2010“ ein. Ein Klick auf „Position von Menü- und Symbolleistenbefehlen in Office 2010“ startet das interaktive Handbuch für Office 2010-Anwender.
26.10.2010 | Tipps
Der Wechsel des Dateiformats für Word-Dokumente bringt viele Word-Anwender zur Verzweiflung. Da Word 2007 und 2010 neue Dokumente standardmäßig im Format „.docx“ speichern, lassen sie sich mit älteren Word-Versionen nicht mehr öffnen. Damit Word-Dokumente dauerhaft kompatibel bleiben, sollte das .doc-Dateiformat als Standardformat eingestellt werden.
Das geht bei Word 2007 und 2010 folgendermaßen: Auf die runde Office-Schaltfläche (Word 2007) bzw. „Datei“ (Word 2010) und dann auf „Word-Optionen“ bzw. „Optionen“ klicken. In den Bereich „Speichern“ wechseln und im Feld „Dateien in diesem Format speichern“ den Eintrag „Word 97-2003-Dokument (*.doc)“ auswählen. Die Änderungen mit OK speichern. Ab sofort ist beim Speichern nicht mehr das Format .docx, sondern.doc voreingestellt.
11.10.2010 | Tipps
Wer nicht sofort auf die neueste Word-Version umsteigen möchte, kann mehrere Word-Versionen parallel installieren, etwa Word 2007 und Word 2010. Allerdings erscheint beim Start einer anderen Version immer der Installationsmanager und registriert das Programm minutenlang neu. Mit einem Trick lässt sich die nervige Neuregistrierung abschalten.
Damit Word den Versionswechsel ohne Neuregistrierung hinbekommt, die Tastenkombination [Windows-Taste][R] drücken, den Befehl „regedit“ eingeben und mit [Return] bestätigen. Im Registrierungseditor in den folgenden Ordner wechseln:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Word\Options
Die Versionsnummer gibt die jeweilige Word-Version an. „12.0“ steht für Word 2007, „11.0“ für Word 2003, „10.0“ für Word XP und „9.0“ für Word 2000.
Anschließend den Befehl „Bearbeiten | Neu | DWORD-Wert (32-Bit)“ aufrufen und den neuen Eintrag „Neuer Wert#1“ in „NoRereg“ umbenennen. Doppelt auf den neuen Eintrag „NoRereg“ klicken, den Wert „1“ eintragen und mit OK bestätigen. Den Schritt für alle Office-Einträge (etwa mit dem Schlüssel „11.0“ für Word 2003) wiederholen, mit denen weiterhin gearbeitet werden soll. Ab sofort geht der Wechsel zwischen den Word-Versionen ohne zeitraubende Neuregistrierung über die Bühne.
29.09.2010 | Tipps
Spätestens seit Office 2010 müssen PowerPoint-Präsentationen keine langweiligen Diashows sein. Wer Leben in die Präsentation bringen möchte, peppt sie mit Videos auf. Dank der Videowerkzeuge lassen sich die Filmchen sogar nachbearbeiten und mit Effekten versehen.
So gelangen bei PowerPoint 2010 Videos in die Präsentation: Eine neue Folie für das Video anlegen und auf „Einfügen | Video“ klicken. Im folgenden Fenster die Videodatei auswählen und mit „Einfügen“ bestätigen. Über die Anfasser an den Ecken lässt sich das Videofenster beliebig skalieren.
Per Klick auf den Film erscheint das Menüband „Videotools“ mit Werkzeugen zur Filmbearbeitung. Im Untermenü „Videoeffekte“ lässt sich das Video beispielsweise um Schatten, Spiegelungen, Leuchteffekte oder weiche Kanten ergänzen. Mit den Korrekturwerkzeugen werden falsch belichtete oder farblose Videos aufgepeppt. Soll in der Präsentation statt des ersten Videobilds ein anderes Vorschaubild erscheinen, auf „Posterrahmen“ klicken und die gewünschte Vorschaudatei auswählen. Zu lange Videos lassen sich per Rechtsklick und den Befehl „Video kürzen“ auf das richtige Format stutzen.
11.09.2010 | Tipps
Die Autotext-Funktion ist dafür bekannt, häufig benutzte Textpassagen oder Floskeln per Kürzel einzugeben. Das Ganze funktioniert auch mit Grafiken. So lässt sich zum Beispiel mit dem Kürzel „Sig“ die eigene Unterschrift unter Dokumente setzen.
Damit’s funktioniert, muss zuerst die Unterschrift eingescannt und als Grafikdatei auf dem Rechner gespeichert werden, etwa als „unterschrift.jpg“. Dann über den Befehl „Einfügen | Grafik“ die eingescannte Unterschrift in ein leeres Dokument einfügen. Die Unterschrift markieren und in Word 2007 oder 2010 im Menüband „Einfügen“ auf „Schnellbausteine“ sowie „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“ klicken. Dann das gewünschte Kürzel wie „sig“ eingeben und mit Ok bestätigen. Wird jetzt in neuen Dokumenten das Kürzel „sig“ eingegeben und die Taste [F3] gedrückt, tauscht Word das Kürzel gegen die eingescannte Unterschrift aus.
01.09.2010 | Tipps
Bei früheren Word-Versionen konnten Dokumente in den Optionen über das Register „Sicherheit“ verschlüsselt werden. Seit der Version 2007 gibt es den Bereich „Sicherheit“ nicht mehr. Verschlüsseln lassen sich Dokumente aber weiterhin.
Um bei Word 2007 Dokumente mit einem Kennwort zu verschlüsseln, auf die runde Office-Schaltfläche oben links klicken und den Befehl „Vorbereiten | Dokument verschlüsseln“ aufrufen. Bei Word 2010 geht’s über den Befehl „Datei | Informationen | Dokument schützen | Mit Kennwort verschlüsseln“. Im nächsten Fenster das gewünschte Kennwort eingeben und mit OK bestätigen. Anschließend das Kennwort wiederholen und erneut auf OK klicken. Ab dem nächsten Speichervorgang ist das Dokument verschlüsselt und lässt sich nur noch nach Eingabe des richtigen Passworts öffnen.
