Wer über eine bestimmte Zeit nicht auf E-Mails antworten kann oder will, sollte eine automatisierte Abwesenheitsnotiz hinterlassen. So weiß der Absender zumindest, dass die Mail zwar angekommen ist, aber erst ab derzeit nicht bearbeitet wird. In Google Mail (GMail) ist das besonders einfach.
Wer in Urlaub ist und Personen, die einem eMails senden, automatisch darüber informieren möchte, kann man dazu in Yahoo! Mail eine automatische Antwort einrichten. Die wird selbst dann gesendet, wenn der eigene PC gar nicht eingeschaltet ist.
In Yahoo! Mail lassen sich automatische Antworten wie folgt einrichten:
Mit dem Abwesenheits-Assistenten von Outlook wird eine Nachrichtenregel angelegt, mit der andere darüber benachrichtigt werden, wenn man nicht im Büro ist. Er wird aktiviert, indem man in Outlook auf „Extras, Außer Haus“ klickt. Das klappt aber nur für Exchange-Konten.
Die zugehörigen Einstellungen sind selbsterklärend. Man füllt einfach die automatische Antwort-Nachricht aus und wählt dann noch das Zeitfenster aus, während dem der Abwesenheitsagent aktiviert sein soll. Das ist praktischer, als die automatische Antwort manuell ein- und auszuschalten, weil man das sonst leicht vergisst.
Außerdem kann der Nutzer einstellen, ob die automatische Abwesenheits-Notiz an alle Leute gesendet werden soll oder nur an Kontakte, die in der gleichen Firma arbeiten. Das ist meist sinnvoller, denn wer viele Spam-Mails erhält, würde den Spammern sonst ebenfalls ungewollt antworten.
