Text-Dateien sind für alle möglichen Dinge nützlich: zum Festhalten einer kurzen Notiz, zum Speichern von Informationen oder auch zum Führen eines Protokolls oder Journals – das sind nur einige der Dinge, die sich mit Text-Dateien gut erledigen lassen. In Windows lässt sich eine neue Text-Datei mit wenigen Schritten direkt in dem Ordner anlegen, in dem sie gebraucht wird.
Microsoft bietet eine Möglichkeit, eine neue, leere Text-Datei über das Rechtsklick-Menü im Datei-Explorer zu erstellen. Dazu geht man wie folgt vor:
Als Erstes den Datei-Explorer öffnen und zu dem Ordner navigieren, in dem die Text-Datei erstellt werden soll.
Nun mit der rechten Maustaste in den Ordner klicken, sodass ein Menü erscheint.
Hier folgen Klicks auf Neu, Textdokument.
Die Textdatei erhält einen Standardnamen, Neues Textdokument.txt. Gleichzeitig wird dieser Vorgabe-Dateiname ist hervorgehoben.
Jetzt einen neuen Namen für die Datei eingeben und mit [Enter] bestätigen. Wem der Standard-Name vorerst ausreicht, weil er keine Rolle spielt, kann auch einfach direkt auf [Enter] drücken.
Je besser man eMails sortiert, desto leichter findet man sie. Ordner sind ein gutes Mittel zum Sortieren. Auch in Web-Diensten wie Outlook.com kann man Ordner anlegen.
Ähnlich wie bei PowerPoint bestehen auch Impress-Präsentationen aus einzelnen Folien. Wird eine neue Folie gebraucht, fügt man sie hinzu. Es gibt zwei Varianten zum Einfügen einer neuen Folie.
Mit einer Tasten-Kombination kann Impress leider nicht aufwarten (es sei denn, man richtet in den Tastatur-Optionen ein Tastenkürzel ein). Folgende zwei Wege führen zum Ziel:
Oben im Menü auf Einfügen, Folie klicken.
Oder im Folienbereich auf der linken Seite des Impress-Fensters mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle klicken und im Kontextmenü die Funktion Neue Folie aufrufen.
Übrigens: Die Reihenfolge der Folien lässt sich mithilfe der Miniaturen am linken Rand durch Ziehen und Ablegen per Maus ändern.
In AppleiOS und Google Android kann man Ordner anlegen, indem man eine Datei auf eine andere zieht. In Windows ist das normalerweise nicht vorgesehen. Mit einem kostenlosen Tool lässt sich das nachrüsten.
Mit Smart Folders kann man einen neuen Ordner anlegen, indem man mit der Maus eine oder mehrere Dateien auf eine weitere Datei zieht. Wenn zum Beispiel 4 Dateien auf dem Desktop liegen, die in einen neuen Ordner verschoben werden sollen, zieht man drei der Dateien auf die vierte, und das Werkzeug legt einen neuen Ordner an, in dem die Dateien landen.
Beim ersten Programmstart klickt man dazu auf die Schaltfläche „Install“, das war’s. Das Werkzeug funktioniert mit allen Windows-Versionen ab Windows XP, sowohl in der 32- als auch in 64-Bit-Version.
Seit Windows 7 ist die Suchfunktion des Betriebssystems richtig gut geworden. Dateien, Programme, Favoriten und E-Mails lassen sich über das Suchfeld des Startmenüs blitzschnell finden. Mitunter fehlen im Suchindex aber einige Dateien oder E-Mails. In solchen Fällen empfiehlt es sich, den Suchindex komplett neu aufzubauen.
Windows kann so schnell suchen, da alle Dateien und E-Mails in einen riesigen Suchindex aufgenommen werden. Bei der Suche muss Windows nur noch im Such-Katalog nachschlagen. Gefunden wird aber nur, was korrekt in den Katalog aufgenommen wurde. Fehlen Dateien, kann man mit folgenden Schritten noch einmal vor vorne beginnen und den Suchindex von Grund auf neu aufbauen: Das Startmenü öffnen und auf „Systemsteuerung“ klicken. Ins Suchfeld oben rechts den Begriff „Suche“ eingeben und auf „Indizierungsoptionen“ sowie „Erweitert“ klicken. Per Klick auf „Neu erstellen“ und OK wird der alte Suchindex gelöscht und ein neuer Katalog aufgebaut. Das kann je nach Datenmenge mehrere Stunden dauern.
Wer Daten verstecken und schützen möchte, kann sie auf eine separate Partition speichern und diese verschlüsseln. Allerdings ist dazu die teure Ultimate-Version von Windows 7 erforderlich. Besitzer der Home- und Professional-Variante können Daten auf einer virtuellen Festplatte verstecken.
Um eine virtuelle Festplatte zu erzeugen, im Startmenü mit der rechten Maustaste auf „Computer“ und dann auf „Verwalten“ klicken. Im nächsten Fenster in den Bereich „Datenträgerverwaltung“ wechseln und den Befehl „Aktion | Virtuelle Festplatt erstellen“ aufrufen. Dann Name und Speicherort der virtuellen Festplatte angegeben, die gewünschte Größe festlegen und mit OK bestätigen. Dann in der Datenträgerverwaltung mit der rechten Maustaste auf die neue Festplatte klicken und den Befehl „Datenträgerinitialisierung“ aufrufen. Im Assistenten mit „Neues einfaches Volume“ die Erstellung des virtuellen Datenträgers abschließen.
Die virtuelle Festplatte erscheint daraufhin im Windows-Explorer mit einem eigenen Laufwerksbuchstaben. Dateien lassen sich darauf wie auf jeder normalen Festplatte speichern. Das Besondere an der virtuellen Festplatte: sie lässt sich mit wenigen Klicks verstecken. Hierzu im Fenster „Datenträgerverwaltung“ mit der rechten Maustaste auf das virtuelle Laufwerk klicken und den Befehl „Virtuelle Festplatte trennen“ aufrufen. Mit dem Befehl „Aktion | Virtuelle Festplatte anfügen“ wird sie wieder sichtbar gemacht.
Fürs schnelle Arbeiten mit dem Mac verwenden Profis statt der Maus lieber Tastaturkurzbefehle. Leider gibt’s die Shortcuts nur für die wichtigsten Mac-Befehle. Wer auch exotische und selten genutzte Kommandos per Tastatur aufrufen möchte, kann eigene Kurzbefehle einrichten.
Das geht folgendermaßen: Aufs Apfelsymbol und dann auf „Systemeinstellungen“ klicken. Dann in den Bereich „Tastatur“ wechseln und auf „Tastaturkurzbefehle“ klicken. Im folgenden Fenster sind alle derzeit eingerichteten Shortcuts aufgeführt. Per Klick auf das Pluszeichen (+) lassen sich eigene Tastenkombinationen definieren. Im nächsten Fenster muss nur das gewünschte Programme sowie der exakte Name des Menübefehls eingegeben werden. Dann ins Feld „Tastaturkurzbefehl“ klicken, auf der Tastatur die Tastenkombination drücken und mit „Hinzufügen“ bestätigen. Fertig ist der eigene Shortcut.
Schicke Tabellen anzulegen ist mit Word 2007 ein Klacks. Ein Klick auf die Schnelltabellen genügt, um sofort farbige und optimal gestaltete Tabellen einzufügen. Sollten die mitgelieferten Layouts nicht reichen, lassen sich mit wenigen Handgriffen eigene Schnelltabellen anlegen und in den Tabellenkatalog aufnehmen.
So geht’s: Zuerst die Tabelle so gestalten, wie sie später als Vorlage in der Tabellenliste erscheinen soll. Dann die gesamte Tabelle markieren, indem der Mauszeiger darüber positioniert und auf das Kreuzsymbol oben links geklickt wird. Dann in der Multifunktionsleiste „Einfügen“ den Befehl „Tabellen | Schnelltabellen | Auswahl im Schnelltabellenkatalog speichern“ aufrufen.
Aufgepasst beim Speicherort im Feld „Speichern in“: Damit die Tabelle in allen Vorlagen und Dokumenten verfügbar ist, sollte hier der Speicherort „BuildingBlocks.dotx“ eingestellt sein.
