Oft brauchen Sie die Struktur eines Dokumentes immer wieder, nur die Inhalte ändern sich. Es macht wenig Sinn, dann ein Masterdokument irgendwo abzulegen und immer wieder unter einem anderen Namen abspeichern. Das vergessen Sie schnell und überschreiben dann ein noch benötigtes Dokument. Word bietet dafür die so genannten Dokumentvorlagen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese optimal nutzen.
Mit Office 2007 hatte Microsoft die voreingestellte Schrift auf Calibri 11 Punkt gesetzt. Für viele ist das zu klein, und einige wollen sicher auch eine andere Schriftart nutzen. Beides lässt sich in den Word-Einstellungen auf die Schnelle ändern.
Dazu startet man als Erstes Word 2013 oder 2016 und drückt dann die Tastenkombination [Strg]+[D]. Damit öffnet sich das Dialogfeld „Schriftart“. Hier kann nicht nur die Schriftart geändert werden, sondern auch die gewünschte Größe – und sogar die Standardfarbe.
Anschließend wird unten in der Ecke auf die Schaltfläche „Als Standard“ geklickt. Nach einer Rückfrage schreibt das Programm die Änderung des Standards in die Dokumentvorlage Normal.dotm, die als Basis für alle künftig angelegten Word-Dokumente dient.
Diese Schrift-Änderung wirkt sich übrigens immer nur auf die aktuell genutzte Office-Anwendung aus. Man muss das also für Word, Excel, PowerPoint und so weiter immer getrennt einstellen.
Dank Formatvorlagen lassen sich Dokumente ansprechend formatieren. Überschriften, Absätze und Tabellen sehen sofort perfekt aus. Meist erfolgt die Auswahl der Vorlagen über die Multifunktionsleiste „Start“ und die Schaltflächen im Bereich „Formatvorlagen“. Viel schneller geht’s, wenn die Vorlagen griffbereit neben dem Dokument liegen.
Je nach Bildschirmbreite sind in der Multifunktionsleiste „Start“ nur drei bis neun Vorlagen direkt per Schaltfläche erreichbar. Die „versteckten“ Vorlagen erscheinen erst per Klick auf den nach unten weisenden Pfeil. Wer es bequemer mag, sollte unten rechts im Bereich „Formatvorlagen“ auf den schrägen Pfeil klicken. Damit erscheint rechts neben dem Dokument die komplette Liste der Formatvorlagen.
Ist ganz unten die Option „Vorschau anzeigen“ angekreuzt, ist sofort erkennbar, wie die einzelnen Formate im Dokument aussehen. Über den Link „Optionen“ lässt sich festlegen, welche Vorlagen in der Sidebar erscheinen, etwa nur die empfohlenen oder zurzeit verwendeten Vorlagen.
