Nicht jeder braucht die eMails, die man selbst verschickt hat. Und bei Web-Diensten wie Gmail werden alle gesendeten Nachrichten sowieso archiviert. Bei Bedarf kann die Speicher-Funktion für gesendete eMails in Microsoft Outlook daher auch abgestellt werden.
In Outlook 2016 klickt man dazu auf Datei, Optionen. Hier den Bereich eMail markieren. Auf der rechten Seite erscheinen dann jede Menge Einstellungen zum Ändern. Dort den Bereich suchen, der mit Nachrichten speichern überschrieben ist.
Drei Optionen steuern, ob und wie Outlook gesendete eMails archiviert. Erstens kann das Programm Elemente, die nicht innerhalb der folgenden Anzahl von Minuten gesendet wurden, automatisch speichern. Das ist etwa für Entwürfe nützlich.
Zweitens kann festgelegt werden, ob Outlook weitergeleitete Mails speichern soll. Denn die Weiterleitung ist eine zweite Kopie der Original-Nachricht, die sich ja schon im Posteingang befindet.
Drittens lässt sich die Speicherung aller gesendeten eMails komplett verhindern, indem die Option Nachrichten-Kopien im Ordner „Gesendete Elemente“ speichern abgestellt wird.
Haben Sie auch schon einmal verwundert festgestellt, dass halbfertige E-Mails sich gesendet haben, obwohl Sie noch nicht auf den Senden-Knopf geklickt hatten? Wenn Sie Outlook verwenden, lässt sich das ungewollte Absenden von Mails verhindern.
Des Rätsels Lösung liegt in der [Eingabetaste] begründet. Damit fügt man ja normalerweise eine neue Zeile im Nachrichten-Text ein. Wer aber versehentlich die Tastenkombination [Strg] + [Eingabetaste] nutzt, der sendet den aktuell offenen Entwurf direkt ab – so, als ob Sie auf „Senden“ geklickt hätten.
Damit das nicht passiert, lässt sich das Tastenkürzel auch abstellen. Klicken Sie im Outlook-Hauptfenster auf „Datei, Optionen“. Wechseln Sie anschließend zum Bereich „E-Mail“. Auf der rechten Seite scrollen Sie dann nach unten, bis Sie den Abschnitt „Nachrichten senden“ sehen. Hier entfernen Sie das Häkchen bei „STRG+EINGABE sendet eine Nachricht“. Nach einem Klick auf „OK“ werden Nachrichten nicht mehr versehentlich voreilig abgesendet.
Wer kein IMAP-Postfach nutzt, hat es beim Archivieren von gesendeten Mails schwer: Sie finden sie nämlich nur im Smartphone oder auf dem Tablet, im Ordner „Gesendet“ Ihrer Mail-App. Mit diesem Trick archivieren Sie mobil gesendete Nachrichten ebenfalls.
Dazu brauchen Sie kein IMAP-Postfach. Stattdessen nutzen Sie einfach die Bcc-Funktion der Mail-App. Bei manchen Mailprogrammen heißt das Feld auch „Blindkopie“. Tragen Sie zukünftig bei jeder E-Mail, die Sie von Ihrem Mobilgerät senden, Ihre eigene E-Mail-Adresse ins Bcc-Feld ein. So erhalten Sie immer eine Kopie von dem, was Sie schreiben, in Ihrem Posteingang.
Anschließend holen Sie einfach am PC Ihre Mails ab und finden darunter auch die Nachricht, die Sie von Ihrem Handy oder Tablet weggeschickt haben. So lässt sie sich bequem archivieren.
Oft ist es interessant, mehr über eine Mail im Posteingang zu erfahren als nur die Mail-Adresse des Absenders, den Betreff oder das Sendedatum. In Wirklichkeit werden auch mehr Infos übertragen. So zum Beispiel die IP-Adresse des Absenders, und sogar der Name seines Computers – wenn er eine Mail-App wie Thunderbird oder Outlook benutzt hat. (mehr …)
Mitunter erscheint beim Verschicken von Nachrichten die Fehlermeldung, dass die E-Mail nicht in den Ordner „Gesendet“ kopiert werden konnte. Der Versand selbst funktioniert reibungslos. Betroffen sind vor allem IMAP-Konten. Lösen lässt sich das Problem ganz einfach.
Beim Verschicken über das IMAP-Protokoll müssen die verschickten Nachrichten oft auch in den IMAP-Ordner „Sent“ verschoben werden – was mitunter nicht reibungslos funktioniert. Um den Fehler zu beheben, muss der „Gesendet/Sent“-Ordner noch einmal manuell zugewiesen werden. Hierzu den Befehl „Extras | Konten-Einstellungen“ öffnen, auf „Kopien & Ordner“ klicken und die Option „Eine Kopie speichern unter“ aktivieren. Hier die Option „Anderer Ordner“ auswählen, das Mail-Konto wählen und darunter „Posteingang | Gesendet“ oder einen anderen Ordner des Kontos bzw. einen lokalen Ordner aussuchen. Die Einstellung mit OK bestätigen.
Sollte der Fehler immer noch auftreten, im obigen Konfigurationsfenster auf „Server-Einstellungen | Erweitert“ klicken und im Feld „Maximale Anzahl der aufrechterhaltenen Serververbindungen“ den Wert in „1“ ändern. Auf diese Weise können keine Kollisionen durch gleichzeitige Serverzugriffe auftreten. Nachteil: es wird nur noch ein IMAP-Ordner überwacht.
