Lange Dokumente, zum Beispiel Manuskripte mit viel Text, sind echt unübersichtlich. Ständig muss man hin und her scrollen, um andere Abschnitte des Dokuments zu erreichen. Das Navigieren in der Datei wird einfacher, wenn man das geheime Inhaltsverzeichnis nutzt.
Damit ist die Navigationsleiste gemeint, die alle Überschriften des Dokuments als Liste anzeigt. Per Klick springt der Nutzer zu der entsprechenden Seite in der Datei. Diese Navigationsleiste erreicht man in Word 2013 und 2016 per Klick auf „Ansicht, Navigationsbereich“. Dann links zum zweiten Tab „Dokumentstruktur“ schalten.
Jetzt kann jede in dieser Liste geführte Überschrift einfach per Anklicken erreicht werden. Beim Weiterschreiben des Dokuments aktualisiert sich diese Navigationsliste übrigens automatisch.
Mit Windows 7 hat Microsoft das Durchsuchen von Ordnern verändert. Zum Nachteil. Wird im Hauptbereich des Explorers doppelt auf einen Ordner geklickt, öffnet sich zwar der Ordner – der Navigationsbereich in der linken Spalte bleibt jedoch unverändert. Da lässt sich mit wenigen Schritten ändern.
Damit der Windows-Explorer von Windows 7 wie bei den Vorgängern Vista und XP in der linken Spalte den Ordnerbaum automatisch anpasst, im Explorer den Befehl „Organisieren | Ordner- und Suchoptionen“ aufrufen, das Kontrollkästchen „Automatisch auf aktuellen Ordner erweitern“ ankreuzen und mit OK bestätigen. Sobald jetzt ein Ordner per Doppelklick geöffnet wird, passt Windows den Baum im linken Navigationsbereich automatisch an.
Seit der Version 2007 gibt’s in Word den praktischen Navigationsbereich. Der verschafft bei großen Dokumenten nicht nur einen schnellen Überblick, sondern hilft auch bei der Suche. Das bietet mehr Möglichkeiten als immer nur zur nächsten oder vorherigen Fundstelle zu springen. Sehr nützlich ist die Gesamtübersicht aller Treffer.
Das clevere Suchen über den Navigationsbereich funktioniert folgendermaßen: Mit der Tastenkombination [Strg][F] wird die Suchfunktion gestartet und gleichzeitig am linken Rand der Navigationsbereich eingeblendet. Alternativ lässt er sich mit dem Befehl „Ansicht | Navigationsbereich“ aktivieren.
Dann ins Suchfeld den Suchbegriff eingeben und [Return] drücken. Wie gewohnt kann man jetzt mit den Pfeiltasten zu den Treffern springen. Viel angenehmer ist die Gesamtübersicht: wenn im Navigationsbereich die mittlere Registerkarte aktiviert wird, zeigt Word die Treffer in den Miniaturansichten der Seiten. Ist das Dokument mit Überschriften gegliedert verrät das erste Register, in welchen Kapiteln und Abschnitten der Suchbegriff vorkommt.
Beim Adobe Reader gibt es sich schon lange: die Seitenleiste mit Miniaturansichten aller PDF-Seiten. Ideal für eine bessere Übersicht und den schnellen Wechsel zwischen den Seiten. Seit der Version 2007 gibt es die Seitenleiste auch bei der Textverarbeitung Word.
Um die Seitenleiste einzublenden, in Word das Menüband „Ansicht“ öffnen und dann bei Word 2007 im Abschnitt „Einblenden/Ausblenden“ die Option „Miniaturansichten“ aktivieren. In der linken Spalte erscheinen alle Seiten als verkleinerte Miniversion.
In der Version 2010 wurde die Seitenleiste erweitert. Sie ist jetzt im Menüband „Ansicht“ als „Navigationsbereich“ zu finden. In der Standardansicht zeigt der Navigationsbereich die Hauptüberschriften des Dokuments. Zu den Miniaturansichten geht’s per Klick auf die mittlere der drei kleinen Registerkarten innerhalb der Seitenleiste.
